Dürfen Schulden hier eingezogen werden?

Der Sachverhalt:

Ich arbeite für die Firma Z in der Buchhaltung. Leider ist mir der Fehler unterlaufen das ich der Firma X zu viel auszahlte. Ich korrigierte meine Buchung. Daraus ergab sich ein offenes Saldo. Die Firma X sah es nicht ein die Summe zurück zu zahlen und lies dies bis heute offen.
Nun entstand eine erneute Zusammenarbeit zwischen Firma X und Firma Z.
Bei der Bezahlung der ersten Rechnung behielt ich das offene Saldo ein. Sodass Firma X nun den ersten Abschlag abzüglich der Schulden bezahlt wurden. Das ging auch nur, weil die Rechnung nun hoch ausfiel.

Das sieht Firma X nicht ein und will nun die Arbeiten einstellen.
Der Bauleiter von Firma Z sagt, es handle sich hierbei um zwei verschiedene Projekte. Es dürften keine Schulden von der Firma von dem jetzigen Abschlag abgezogen werden, da es sich hierbei um einen Werkvertrag handele. Zudem hätte er Angst, das nun sein Projekt durch diese Aktion nicht fertig werde.

Die Situation wurde sehr vereinfacht beschrieben, aber nennt im Grunde die wichtigsten Aspekte.

Was rät ihr mir in der Situation zu machen ?
Ich lief der Firma seit dem Jahr 2022 hinterher die Überzahlung zurück zu überweisen und war heilfroh, dass das Konto nun auf 0,00€ aufgeht.

Wie ist es umsatzsteuerlich. Kann ich Schulden vom einem neuen Projekt einbehalten, obwohl es sich hierbei um einen Werkvertrag handele ?

Wie soll ich schlichten, ohne in die Semantik der Vorwürfe zu entgleiten ?

Danke für konstruktive Antworten!

Finanzen, Buchhaltung, Bau, Bilanzbuchhalter, Finanzamt, IHK, Steuerrecht

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