Wieso antwortet sie fast nie auf Emails, sondern ruft an?
Ich habe ab und zu mit einer unserer Buchhalterin zu tun, da ich im Büro arbeite.
Wenn ich eine Frage an sie habe oder einen komplizierten Fall, fasse ich das alles in einer Mail zusammen. Ist für mich so am einfachsten, so sind alle Infos auf einen Blick, ich vergesse nichts und sie kann sich Zeit mit der Antwort nehmen bzw. dies in Ruhe anschauen. Und dann erwarte ich eigentlich auch eine schriftliche Rückmeldung und keinen Anruf.
Sehr oft ruft sie einfach nur an und erklärt dann alles… da denke ich mir immer wieso? Ich hätte viel lieber eine schriftliche Antwort damit ich, falls jemand mal wegen Fall so und so etwas fragt ich einen schriftlichen Beweis von der Buchhaltung selbst habe, anstatt nur sagen zu können „hat die Buchhaltung so am Telefon gesagt“ ohne wirklichen Beweis.
Oder falls ich es falsch am Telefon verstanden habe, dann ist es immer feiner was Schriftliches zu haben. Denn ich kann oft das gesagte am Telefon nicht genau so weiter erklären wie sie. Da hätte ich lieber alles in einer Mail. Und oft weiß man ja nach einer Zeit gar nicht mehr was sie genau alles gesagt hat. Oder wenn ich wieder so einen Fall habe muss ich sie nicht fragen sondern kann in den Emails nachgucken. Ich kann mich an das letzte Telefonat nach Wochen nicht mehr erinnern.
Wieso tut sie das? Ich mache immer alles per Mail. Da es für mich und andere einfach feiner ist.
10 Antworten
Eine Mail zu schreiben dauert einfach viel länger als ein Telefonat. Gerade Leute, die sehr viel zu tun haben, rufen dann lieber an, um etwas zu klären.
Mach dir am besten Notizen während des Telefonats und scheu dich nicht, einfach auch nochmal anzurufen, wenn du im Nachhinein feststellst, etwas nicht ganz verstanden zu haben.
Es wäre eben nur nach deinem Empfinden einfacher.
Und dass du Beweise brauchst, finde ich ehrlich gesagt auch etwas merkwürdig. Du kannst ja immer sagen, dass das die Auskünfte sind, die du erhalten hast, und mit denen du arbeitest. Da ist es nicht nötig, jemandem persönlich einen Fehler unbedingt nachzuweisen. Das ist ist nicht besonders kollegial und wirft am Ende auch kein gutes Licht auf dich.
Eine Mail zu schreiben dauert einfach viel länger als ein Telefonat.
Meistens brauche ich länger die Leute an die Strippe zu kriegen als die E-Mail zu tippen. Du redest wohl von Adler-Suchsystem-Leuten. Nur wenn ich viele Nachfragen habe oder es um eine Termin-Vereinbarung geht, wo's kein gescheites Reservierungssystem gibt, rufe ich kann.
notting
Was macht dein Arbeitsumfeld denn überhaupt, wenn es nicht immer wieder mal in Besprechungen, woanders im Gebäude etc. ist?!
notting
Meine Erfahrung: je komplexer eine Erklärung in einer Mail ist, desto weniger wird sie vom Gegenüber auch richtig verstanden. Viele Menschen haben einfach massive Probleme mit dem verstehenden Lesen bzw. haben offenbar keine Lust darauf, komplexere Gedankengänge in schriftlicher Form nachzuvollziehen. Im direkten Gespräch bekommt man viel besser mit, ob die Person gedanklich noch bei einem oder schon ausgestiegen ist.
Zudem ist man bei komplexeren Fragestellungen telefonisch einfach schneller. Auch du wärst schneller mit deiner Frage, wenn du diese nicht erst aufwendig in einer Mail formulieren würdest!
Dass es offenbar sehr wichtig in deinem Job zu sein scheint, alles schriftlich beweisen zu können, spricht für eine unterirdische Fehlerkultur. Wahrscheinlich der Klassiker - nach Schuldigen suchen, anstatt Probleme zu lösen und daraus zu lernen, richtig?
Wenn es für dich so wichtig ist, es schriftlich dokumentiert zu haben, wäre es eine Option, dass du nach dem Telefonat das Besprochene noch mal zusammenfast, an die Buchhalterin schickst und sie bittest, zu bestätigen, dass du alles richtig verstanden hast. Keine Mehrarbeit für sie, aber dennoch die Sicherheit für dich. Und, sofern die Buchhaltung extern in einem Steuerbüro gemacht wird, auch billiger für das Unternehmen, denn Steuerbüros werden nach investierter Zeit bezahlt, da kostet eine komplexere Mail schnell richtig Geld...
Du hast es ja gesagt. Damit es keinen schriftlichen Nachweis gibt.
Ich hab eine ganze Menge Kollegen, von denen kommt auf Mails grundsätzlich ein Anruf. Ich brech den Vortrag meist einfach ab und sag "schriftlich, ich brauch was für die Unterlagen, dass die Sache mit Euch geklärt ist."
Ansonsten ist die magische Antwort etwas ganz altes: Ein Aktenvermerk, der bereits während des Gespräches geschrieben wird.
Ich mache immer alles per Mail. Da es für mich und andere einfach feiner ist.
Offensichtlich ist es nicht für jeden "feiner".
Warum bittest du die Dame nicht höflich um eine schriftliche Antwort?
Telefonieren geht für sie wohl einfach schneller. Wenn es Rückfragen gibt, werden sie direkt gestellt, und sie kann ggf. die weitere Bearbeitung "live" begleiten.
Wenn es nur ums Wiederholen geht: keiner verbietet dir, Notizen zu machen und dir aufzuschreiben, was sie dir sagt...
Geht mir auch so, dass ich länger brauche um gesprochene Zusammenhänge richtig zu verstehen. Bzw. Nachfragen fallen mir auch nicht sofort ein. Ähnl. wenn ich angerufen werde zu einem Thema, mit dem ich mich nicht so oft beschäftige, wo es aber viele Feinheiten gibt. Bei einer E-Mail kann ich die alle besser sammeln. Normalerweise habe ich eine E-Mail schneller getippt als die Leute ans Telefon zu bekommen. Vermutl. sind die Telefon-Laberer eher Adler-Suchsystem-Leute... Nur wenn ich recht schnell recht viele Nachfragen aufgrund der E-Mail habe oder es kein gescheites Termin-Vereinbarungssystem gibt, dann rufe ich an.
notting
Aber das ist voll unnötig finde ich. Hätte ich einfach gleich alles in einer Email wäre es viel einfach. Hätte dann auch Beweise falls jemand mal sagt das stimmt nicht.