Wie könnte ich mein Bestellsystem am Arbeitsplatz besser organisieren?
In unserer Elektroabteilung werden die für die Arbeit nötigen Werkzeuge, Elektro- und Zubehörteile bei verschiedenen Versandhäusern angefordert. Bisher bin ich mit einem Bestellzettel, auf den ich immer alles was ich brauche aufgeschrieben habe, zurechtgekommen. Mittlerweile ist die Auftragslage unserer Firma derart in die Höhe geschnellt, dass dringenst eine Umstrukturierung erforderlich ist. Langfristig betrachtet wird es wohl mit einem Arbeitsplatzrechner mit einer geeigneten Software vonstatten gehen. Aber bis das mal funzt !! :))
Was mache ich bis dahin kurz- und mittelfristig ?
Ich suche nach einer guten Möglichkeit, wie ich die Bestellungen innerhalb von Bestellmappen am Arbeitsplatz besser in den Griff bekommen kann.
Wieviele Mappen sind nötig, damit man eine möglichst transparente Übersicht über zu Bestellendes, Bestelltes und gelieferte Ware haben kann ? Wie gliedere ich was in den Mappen ? Reicht eventuell auch eine Mappe ? In welcher Größe ? Din-A-4 oder Din-A-5 ?
Welcher Nutzer kennt dieses Problem und hat vielleicht einige gute inspirierende Ideen zu diesem Thema ?
Freu mich über jede Antwort - egal wie hilfreich oder nicht hilfreich sie auch sein mag ! :)
LG Timeoscillator
3 Antworten
Da ich früher selbst in der Beschaffung gearbeitet habe, kenne ich das Problem ein wenig, auch wenn ich Softwareunterstützung hatte.
Ohne Kenntnis der genauen Situation vor Ort ist es schwierig, konkrete Empfehlungen zu geben. Vermutlich würde ich es so organisieren:
- Einen Ordner (eine Mappe) für das, was zu bestellen ist. Wenn es einige größere Lieferanten gibt, kann man mehrere Ordner (Mappen) anlegen: Lieferant A, B, C etc., plus eine(n) für den Rest).
- Alles was bestellt wurde, verschiebst Du in einen weiteren (oder mehrere) Ordner bzw. Mappen. So stellst Du sicher, dass Du nichts doppelt bestellst.
- Wenn die Ware eintrifft, entnimmst Du der Lieferung den Lieferschein und gleichst ihn mit den Bestellungen ab. Den entsprechenden Beleg entnimmst Du der Mappe (dem Ordner) aus 2. und hakst alles Gelieferte ab. Wenn noch etwas fehlt: Zurück in den Ordner (die Mappe), sonst übersiehst Du möglicherweise fehlende Lieferungen! Ist die Bestellung komplett geliefert worden, legst Du den Lieferschein, zusammen mit den Bestellunterlagen, in einen 3. Ordner (das sollte jetzt keine Mappe sein, das gibt unnötiges Durcheinander), möglichst alphabetisch nach Lieferanten sortiert, eventuell separate Ordner für größere Lieferanten, bei denen Ihr viel bestellt.
Ich hoffe, ich konnte Dir Anregungen geben :o)
Klasse Antwort ! Vor allem 2. gefällt mir besonders, da dies in unserer Firma häufig ein besonderes Handicap bedeutete :))
Ich seh schon: Ohne mehrere Mappen wird es sicher nicht funktionieren können...
abiisserlbürokratischebedenkenhab :) LG "Time"
Nun ich würde mir vielleicht mal gedanken machen...... Wieviele Abteilungen ich habe bzw. wieviele Arbeitsplätze ich habe wo teile welcher art auch immer benötigt werden.
Vielleicht Die Prozesse so Optimieren das an den jeweiligen Arbeitsplätzen immer eine bestimmte Serie hergestellt wird und mir dazu überlegen welche teile / hilfsmittel werden für die jeweilige serie benötigt.
Wenn man dies erstmal hat würde ich jeweils schichtleiter oder maschinenführer mit checklisten ausstatten die dann auf anweisung mindestens vor jedem Schichtwechsel kontrolliert werden..... da könnten ja dann die einzelnen teile gelistet sein und schichtleiter oder so kontrolliert diese listen und schreibt anzahl an teilen rein (Tabellenmäßig) eventuell noch raum lassen für besondere bemerkungen falls man spezielle sachen brauch, Packmaterial o.ä
dann bei jedem schichtwechsel werden die listen ans büro gereicht oder eben an den einkäufer wie auch immer du bisher organisiert bist.
Man weiss ja ungefähr wie lange braucht es bis entsprechendes teil geliefert ist und wieviele teile man benötigt usw. und mit einer checkliste die dir den überblick gibt was ist noch da an material kannst du zeitig erkennen wann du engpass hast.
Diese listen würde ich via Klemmbretter oder so an den jeweiligen arbeitsolätzen an die etsprechenden leiter ausgeben und eben die anweisung das zu jeder schicht zu kontrollieren.
Über kurz oder lang wirst du aber vermutlich nicht um Pc`s oder eine entsprechende logistik herum kommen.
lg
Danke auch Dir für Deine sehr auf das Problem eingehende Antwort... DH !!. Wenn Du meinen Kommentar zu einer anderen Antwort hier liest wirst Du wahrscheinlich in ein Gelächter ausbrechen bezüglich der bestehenden Strukturen in unserer Firma :D
Und ergänzend dazu wäre noch zu erwähnen, das bei uns nur ganz wenig feste Mitarbeiter sind. Die meisten sind Hiwis, welche zu den unterschiedlichsten Zeiten da sind. Von Schichtleiter und Maschinenführer träumen wir nachts :))
Ein elektronsiches Warenmangement funzt nur, wenn jede Entnahme erfasst und einen Bestand bis zu einer Mindesmenge verringert und darunter einen Bestellalarm auslöst. Meint: Jedes Teil listen, codieren, scannen, ... :-(
Einfacher und wesentlich kostengünstiger wäre, für jeden Lieferanten eine Liste aller denkbaren Bestellpositionen anzufertigen, man verpflichtet die verbrauchenden Mitarbeiter, bei einer Mindestreserve erwartbar erforderliche Bestellmengen zwischen zwei Bestellterminen einzutragen und faxt die direkt an den Lieferanten. Oder verpflichtet den Vorarbeite/Meister dazu bzw. sieht als Verantwortlicher selbst regelmäßig nach den Verbräuchen.
Hier sind Klemmbretter für jeden Lieferanten mit Bestellisten an den Regalen deutlich zielführender als Mappen im Büro.
G imager761
Danke für Deine wirklich sehr engagierte Antwort ! :)
Was Du beschreibst ist aber für unsere Firma alles noch zu sehr Zukunftsmusik. Dazu kommt, dass wir nicht gerade optimal organisiert sind - eigentlich noch überhaupt nicht :)) Erst letztes Jahr ist die Firma, in der ich arbeite, in ein neues (viel größeres) Gebäude gezogen und die Firma selber wurde erst nach dem Millenium gegründet. Die zu bestellenden Teile sind häufig auftragsbezogen, was das Ganze erschwert. Ständig zu bestellende Sachen sind bei uns z.B. Verzinktes mechanisches Kleinmaterial, Din-Stecker- und Buchsen, Reihenklemmen, Schrumpfschlauch in sämtlichen Größen, Kabelbinder, dann jede Menge unterschiedliche Leitungen, PVC-Rohre, Hutschienen, C-Schienen, Kabelhalterungen, Relais, Sicherungen und und und...Aufgrund der erwähnt angestiegenen Auftragslage ist das Zeugs immer auch sehr schnell wieder weg :)