Wie regelmäßig automatisierst du Prozesse im Büro?
Und mit welchen Tools oder Programmiersprachen machst du das?
4 Antworten
Hey,
Das Automatisieren von Büroprozessen passiert mittlerweile ziemlich regelmäßig vor allem, wenn sich zeigt, dass bestimmte Aufgaben wiederkehrend, fehleranfällig oder einfach zeitaufwendig sind. Die Häufigkeit hängt natürlich vom Job ab, aber in vielen Büros ist es sinnvoll, kleine Automatisierungen laufend einzuführen, sobald sich ein Muster abzeichnet.
Typische Tools und Programmiersprachen dafür sind:
- Excel mit VBA: Klassiker für kleinere Automatisierungen, z. B. Datenaufbereitung oder Reporting.
- Power Automate (Microsoft 365): Für Workflows wie E-Mail-Aktionen, Genehmigungsprozesse, Datentransfers.
- Zapier / Make (ehemals Integromat): Super einfach für die Verknüpfung von Webanwendungen, z. B. automatisch E-Mails aus Formularen generieren.
- Python: Sehr mächtig bei komplexeren Aufgaben wie Datenanalysen, PDF-Bearbeitung oder Web-Scraping.
- RPA-Tools wie UiPath oder Automation Anywhere: Für größere Unternehmen, wenn viele manuelle Klick-Prozesse automatisiert werden sollen.
Ich dachte erst, dass dein Beitrag von der KI geschrieben ist, aber dann würde wahrscheinlich Python als Erstes stehen. Ansonsten liest es sich schon wie von KI geschrieben ;)
Mit Skriptsprachen wie Bash, Powershell. Komplexeres mit Java oder direkt auf der Datenbank mit Triggern und PLSQL.
Zu wenig Info, bitte OP ergänzen. Eigentlich solltest du fast auf den Stift klicken und dich zu Office-Software verschieben lassen.
Zuerst sollte man schauen, ob es für die Aufgabe gute fertige Tools gibt bzw. eine Software mit verschiedenen Funktionen, wo die einzelnen Tools dann gut zusammenarbeiten. Als z. B. das die Personalabteilung die Daten des neuen Kollegen einpflegt und dadurch autom. dieser Kollege einen IT-Account mit den nötigen Rechten, Einladungen zu Sicherheitsunterweisungen etc. bekommt.
Das ist aber eine Sache, wo von oberster Stelle angetriggert werden muss, weil man alle Geschäftsprozesse exakt kennen muss und man dafür sehr viele Berater-Stunden braucht. Wenn man das nicht hat: Jede Firma funktioniert etwas anders. Z. B. SAP von der Stange ohne Anpassungen geht sehr sicher schief. Insb. wenn's keine Firma ist, die quasi "nur" 1x was entwickelt und das Produkt dann in höheren Stückzahlen verkauft.
Für alltägl. Kleinkram gibt's z. B. Power-Automate, was bei MS 365 drin ist. Aber eben aufpassen, dass man nicht o.g. fertige Tools quasi nachprogrammiert, auch wenn man meint, eine einfachere Version reicht uns und das ist so schnell zusammengeklickt. Weil bei Power-Automate muss man an die eigentl. immer komplexe Fehlerbehandlung und ggf. selbst an Backup, Datenschutz, etc. denken.
notting
Wieso schreibst du Python bzw. dass es eine Text-Programmiersprache sein soll nicht gleich ins OP?! Bitte dringend ergänzen! So war meine Antwort IMHO eher Zeitverschwendung :-(
Und hast du schon auf den Stift geklickt bzw. verschieben lassen, jetzt halt nach Programmierung?
Man kann wohl auch irgendwie was mit Python in Power Automate machen.
Oder: Es gibt wohl auch bei Pythen Möglichkeiten Word-Dokumente zu erzeugen. Evtl. kriegst du es hin, dass z. B. Pythen deine E-Mails liest und autom. Dinge tut.
notting
Ich hab in meinem Job im letzten Jahr erst mal die Personalverwaltung der 200 Mitarbeitenden von einer ursprünglich nicht mal mit Auto-Filtern versehenen Exceltabelle und Papierakten in eine richtige HR-Software mit Mitarbeiterzugängen überführt. In dieser Software habe ich zudem diverse Dokumente so als Vorlagen eingebaut, dass sie automatisch mit den hinterlegten Daten aus der Personalakte befüllt werden. Zudem habe ich dort Auswertungen angelegt, die auch den Führungskräften jederzeit in der entsprechend aktualisierten Form automatisch zur Verfügung stehen. Ach ja, alles übrigens so nebenher, neben dem eigentlichen Job als die einzige Mitarbeiterin im HR bei diesem Arbeitgeber mit diesen 200 Mitarbeitenden...
ich bin ja auch ein Excel-Fan, aber ich verstehe echt nicht wie man solche Daten als Unternehmen in eine Exceltabelle führen kann. Erlebe ich im Rahmen meiner Tätigkeit aber auch immer wieder. Ich warne jedes mal ausdrücklich davor, aber ich fürchte bei den meisten ändert sich da nicht viel. Excel kann halt jeder einfach bedienen.... kein Kommentar.
Excel ist das Schweizer Taschenmesser unter den Anwendungen im beruflichen Bereich. Man kann damit echt verdammt viel machen und kommt meist auch sehr lang gut damit zurecht. Ich mag Excel grundsätzlich auch für sehr vieles sehr gern und nutze es auch nach wie vor intensiv im beruflichen Alltag!
Das Problem ist nur, dass man eben auch den Punkt erkennen muss, an dem Excel nicht mehr ausreicht. Und am besten eben schon eine Weile, bevor man diesen wirklich erreicht hat! Genau das misslingt dann eben doch oft. Aber dann steht man da, mit dem gewachsenen "Excel-System". Und das dann umzubauen, die Daten von dort in spezialisierte Software zu bekommen, das ist dann echt ein hartes Stück Arbeit und kostet wahnsinnig viel Mühe und Zeit...
Ich den dennoch sehr froh, dass wir diesen Schritt jetzt gegangen sind! Aber heftig war's halt wirklich, muss ich nicht noch mal haben ;).
Das klingt echt cool. Bei meinen Aufgaben mache ich das im Prinzip auch immer, wenn ich die gleiche Aufgabe ständig machen muss und es immer exakt das Gleiche ist. Bei mir im Unternehmen wird unglaublich viel händisch gemacht, wo man sich manchmal echt fragt, ob sie schon im aktuellen Jahrhundert angekommen sind.
Wobei ich zu Hause viel mehr Automatisierung laufen habe als im Job. Ich würde hier zu Hause nie auf die Idee kommen, irgendwas großartig in die Tastatur einzutippen; wozu gibt es denn Sprache zu Text? Anschließend lasse ich eine automatisierte Rechtschreibkontrolle darüber laufen (Kombination aus AutoHotKey und der OpenAI API).
Und genau das setzt man im Unternehmen eben nicht ein, weil das tatsächlich eine offene Tür für Datenleaks ist.
Klar, bei mir zu Hause läuft auch noch viel mehr digital. Und würde es nur um meinen Arbeitsbereich gehen, wäre auch der schon viel weiter digitalisiert und automatisiert.
Aber im Kontext einer großen Organisation muss man eben wesentlich mehr beachten und bedenken - und nicht zuletzt auch andere Menschen mit sehr unterschiedlich ausgeprägten Fähigkeiten und auch Möglichkeiten in ihrem Arbeitsalltag dabei mitnehmen! Nur mal so als Beispiel: unsere Mitarbeitenden sind zu gut 2/3 Menschen, die in Kitas tagsüber damit beschäftigt sind, Kinder zu betreuen. Von denen kann ich zum Beispiel nicht verlangen, dass sie ständig irgendwo an einen Rechner gehen und dort irgendwas digital lesen, ausfüllen oder bearbeiten. Das muss ich bei all meinen Prozessen immer mitdenken und beachten!
Wobei ich zu Hause viel mehr Automatisierung laufen habe als im Job. Ich würde hier zu Hause nie auf die Idee kommen, irgendwas großartig in die Tastatur einzutippen; wozu gibt es denn Sprache zu Text?
Wäre aber auch fürs Büro gänzlich ungeeignet oder willst du das alle nur noch mit ihren PCs quatschen viel Spaß bei der Dauerbeschallung und bei aller Automatisierung hilft manchmal ein wenig Nachdenken wahre wunder zu vollbringen, indem man seine Prozesse strukturiert zusammen fügt. Nur hat man die Schnittstelle oft selber nicht mehr in der Hand, da die beim vorgesetzten oder noch eine ebene höher ist.
Ginge nur mit Einzelbüros und lokaler KI.
Also, ich finde Python-Programmierung viel besser als ewig etwas zusammenzuklicken. Power Automate ist mir im Vergleich zu Python zu kompliziert.