Wie kann ich in einer Email so fragen?
Ich muss bei der Arbeit eine Vorgesetzte, die ich persönlich noch nicht kenne, anschreiben, ob ich bei ihr ein paar Ordner abholen kann. Mein anderer Kollege hat mich auf sie "verwiesen" aber ich weiß nicht ob die Vorgesetzte schon mitbekommen hat, dass ich das abholen möchte. Wie kann ich ihr in der Email höflich schreiben "wie sie bestimmt wissen möchte ich die Ordner abholen" und "Herr Müller hat mir gesagt ich soll sie anschreiben"?
Natürlich in höflicher Form. Sie kennt mich auch noch nicht, soll ich mich am Anfang der Mail vorstellen?
4 Antworten
Sehr geehrte Frau Daisy Duck, ich bin Gisela Gans, die neue Auszubildende in der Buchhaltung (oder was auch immer deine Stellenbezeichung und dein Wirkungsort ist). Ich benötigte für die Ausfertigung der Nichtigkeitserkärungen (oder was auch immer du mit den Ordnern machen sollst) die Ordner Nummer 7, 11 und 28 (oder wie auch immer die Ordner benannt sind). Unser Herr Donald Duck informierte mich, dass diese Ordner bei Ihnen gelagert (bzw. in Gebrauch) sind. Wäre es möglich, diese Ordner bei Ihnen für einen Zeitraum von 27 Wochen zu entleihen (oder zur Vernichtung abzuholen). Wann wäre Ihnen die Abholung recht?.
mit freundlichen Grüßen
Gisela Gans
Ich sag, doch, der Text von Michi ist besser als Meiner (und ausreichend formell)
Ähm, warum gehst du denn nicht einfach hin, klopfst an ihre Tür und fragst, ob du die Ordner bekommen kannst? Naja, wie dem auch sei, ein Formulierungsvorschlag:
Sehr geehrte Frau XY,
Herr Meier hat mich an Sie verwiesen. Ich benötige die Ordner A, B und C. Wann würde es Ihnen passen, dass ich die Ordner abholen komme?
Mit freundlichen Grüßen
Danke. Die Ordner stehen wo anders und sie ist oft nicht da. "Verwiesen" klingt aber etwas harsch finde ich.
Na, dann schreib's halt selber besser ;). Oder am besten gar nicht, sondern hingehen, klopfen, fragen, sofern es keinen SEHR guten Grund für eine Mail stattdessen gibt! Bedenke: Mails lesen bindet in Summe sehr viel Zeit, die insbesondere Führungskräfte nicht haben. Somit sollten sie kurz und knapp auf dem Punkt bringen, worum es geht. Und auch nur dann verwendet werden, wenn es nicht anders geht.
Ich weiß leider nicht wie sonst. Daher frage ich nach. Ausserdem ist sie anscheinend sonst nie in dem Büro sondern oft unterwegs und nur beiläufig für den Raum wo die Ordner stehen zuständig.
Sehr geehrte Frau [Name],
mein Kollege Herr Müller hat mir geraten, mich an Sie zu wenden, um einige Ordner abzuholen. Ich hoffe, dass Sie darüber bereits informiert wurden. Falls nicht, würde ich mich freuen, wenn Sie mir mitteilen könnten, ob ich die Ordner bei Ihnen abholen kann.
Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße,
[Name]
Guten Tag Frau X, mein Name ist XY und ich arbeite mit Herrn Z zusammen. Dieser bat mich, Unterlagen bei Ihnen abzuholen. Wann passt es Ihnen zeitlich am Besten?
Mit freundlichen Grüßen
Dein Name
Er hat mir nur gesagt, dass ich die dort abholen kann. Er kennt sie eher als ich und deshalb hab ihn nur gefragt. Es sollte schon formell sein, aber wirklich nur das Nötigste.
Haha danke. So extrem formell sollte es nicht sein, so hoch im Unternehmen ist sie nun auch nicht. Nur eine "Stufe" höher als ich.