Software für Scanner-Posteingang?
Hallo,
ich suche eine - richtig gute - Software mit der ich meinen Scanner-Posteingang professionell verwalten kann. Es geht um ca. 10 Briefe am Tag.
Nach meiner Vorstellung, sollen die vom Scanner "massenweise" übergebenen Dokumente in einem Ordner landen, für welchen dann diese Software zuständig ist. Mit der Software möchte ich dann komfortabel und zuverlässig meine "massenweise" eingescannten
- Seiten dann einzelnen Dokumente zuteilen und zu einem PDF zusammenfassen. Dies muss vor allem professionell gestaltet sein. Also gute Seitenvorschau, Seitennummerierung und so....
- Dann sollen die nach Möglichkeit nicht nur an einen Ordner, sondern gleichzeitig in zwei verschiedene Ordner abgelegt werden.
Was braucht man noch für Komfortfunktionen?
OCR brauche ich wohl nicht, da der Scanner das schon erledigt und die eigentliche Software auch.
Ich nutze einen Epson WorkForce ES-580W. Die dort beiliegende Software gefällt mir nicht.
Mein Betriebssystem: Windows.
Möglicherweise ist eine Dokumentenmangement-System (DMS) zu viel.
Vielleicht zur Klarstellung: Ich möchte mit dieser Software die Dokumente nicht verwalten. Mit der Software möchte ich wirklich nur die 100 Seiten von 10 Briefen auf 10 Einzel-PDF zusammenstellen können.
Die weitere Verwaltung/Archivierung/Wiederfinden soll in zwei anderen Software erfolgen. Da gibt es auch OCR und Tags.
4 Antworten
Was du suchst ist eine alternative Scansoftware. Wenn dir ScanSnap von Epson nicht zusagt Versuch mal die Open Source Variante NAPS2.
Solltest du doch ein DMS aufsetzen wollen, musst auch dafür nichts bezahlen. Paperless-ngx ist hier in den meisten Fällen die beste Variante für Privatanwender und ebenfalls Open Source, kostenfrei.
Das kann ich dir leider nicht sagen, diesen Anwendungsfall hatte ich nie. Du kannst aber Einen Ordner über Syncthing automatisiert befüllen lassen. Sprich die Software sieht es wurde was neues abgelegt und kopiert dir Datei von Ordner 1 nach Ordner 2
Ah, sehr guter Tipp! Vielen Dank! Dieses hier ne? https://syncthing.net/
Ich habe mir NAPS2 angeguckt, glaube aber, dass mein eigentliches Problem damit noch nicht gelöst ist. Ich suche etwas für den allerletzten Arbeitsschritt: Das Zusammenstellen von mehrseitigen Einzeldokumenten bei "massenscans" von verschiedenen Briefen. Also, die Tagespost mit ca. 5 Briefen, mal aus einer Seite, mal aus 10 Seiten bestehend. Wie kann ich dieses Zusammestellen von den (manchmal 50 oder mehr) Seiten komfortabel erledigen?
Was mich so verwirrt: Weshalb finde ich dafür trotz googlen und so nicht auf Anhieb eine Lösung? Das muss doch in jedem kleinerem Büro mit Digitalisierung relevant sein.... Habe ich da irgendeinen Denkfehler oder stelle ich die Frage falsch? Wie machen das die Millionen kleinen Unternehmen weltweit bei dem Digitalisieren von Briefpost? Ich habe ja nur ein sehr kleines Volumen, aber eben zu viel um es komplett manuell machen zu können....
Was meinst du mit zusammenstellen? Du willst alles in ein pdf zusammenpacken? Also 10 Dateien in einer?
Ich möchte alles so zusammenstellen wie die Briefpost ist. Also jeder (der 10) Briefe soll eine eigene Datei ergeben, mal bestehend aus 5, mal aus 10 Seiten.
Und da das unmittelbar nach dem Scannen 50 bis 100 Einselseiten sind, ist das Zusammenstellung zu den 10 Dateien die Herausforderung.
Das klappt vermutlich nur mit einem DMS. Die meisten haben eine Stapelverarbeitung. Dann kannst du trennseiten zwischen die Briefe legen. Das bewirkt, dass die Dokumente aufgetrennt werden.
Was du scheinbar suchst ist ein klassisches Dokumentenmanagement-System.
"richtig gut" und "professionell" gibt es da, ist aber für privat meist viel zu teuer.
Für Privat kannst du dir mal ecoDMS anschauen. Das kostet nicht die Welt (<100€) und bietet all das was du suchst. EloOffice gibt es auch noch.
Was das Thema "gleichzeitig in mehreren Ordnern" angeht: Von dieser Denkweise sollte man sich eh lösen. Tags sind das Zauberwort. Man gibt jedem Dokument ein oder mehrere Tags und findet diese dann anhand diesen schnell wieder.
Wo du auch dran denken musst ist Thema Backup. Wo liegen die Dokumente eigentlich und was passiert wenn die Festplatte abraucht...?
Danke dir! Tags werden mir aber nichts bringen, da ich die Dokumente in dieser Software nicht unbedingt verwalten möchte, sie sollen einfach nur eingescannt und an zwei verschiedene andere Software, wo sie dann tatsächlich genutzt werden, weitergegeben werden. Eigentlich suche ich wirklich nur eine Scannersoftware, mit dem ich die 100 Seiten von 10 Briefen auf 10 Einzel-PDF zusammenstellen kann. Die weitere Verwaltung soll in einer anderen Software erfolgen.
Unter Linux Mint Mate ,kann man dein vorhaben mit 2 Scripten zusammenfassen und per Mausklick oder automatisch ausführen. Wenn man weis wie es geht.
Ich hab damals vor Jahren Serienbriefe versendet per Mail. Als Mail Client diente mir damals ein RasPi mit nur 2 GB Ram. Während mein Haupt PC System die Dokumente vorbereitet hatte , sendete der Raspi die Dokumente dann über Mail an die Empfänger. 200 Briefe wurden so in weniger als 15 Min Verschickt. Heute geht das schneller als damals. Würde Behaupten das 1000 Briefe in 15 Min möglich sind. Oder besser geschrieben Mails.
Such am besten nach dem Stichwort Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS. Paperport könnte was sein für Dich.
Danke dir! NAPS2, so etwas oder Ähnliches suche ich! Weißt du, ob man automatisch (mit einem Klick) an zwei Ziel-Ordner (auf demselben Rechner) schicken kann? Ich finde auf https://www.naps2.com/ nichts was darauf hindeutet.