Amtsvorgänger passt meine Arbeitsweise (Verein) nicht?
Guten Abend,
ich habe einen Schriftführerposten in einem Verein, den ich gern ausführe, aber eben nach meiner Art. Ich schreibe Protokolle und gelegentlich Pressemeldungen, alle halbe Jahr mal eine Einladung zu einem Event - so wie es fällig ist.
Meine Vorgängerin (Ü70, alleinstehend und in Rente - ich bin voll berufstätig und Anfang 30 mit Freundin und diversen Hobbys) hatte einen dicken Leitzhefter, in dem sie alles Mögliche abheftete und jede Mail ausdruckte usw., die sie verschickt hat - ich mache das alles nicht und habe auch ehrlich gesagt nicht die Zeit und die Muße, irgendwelche Leitzhefter zu füllen und Formulare abzuheften. Das habe ich auch kommuniziert - ich bin auch nicht bereit, ihr Archiv zu übernehmen und Kassenberichte usw. abzuheften - sie hat viel mehr gemacht, wie sie musste, weil sie die Zeit hatte.
Die Vorgängerin ist davon "nicht begeistert", wie ich es mache, redet mir aber zumindest nicht rein und weiß, dass ich einen anspruchsvollen Beruf habe, der es mir nicht ermöglicht, das im selben Umfang wie sie zu machen. Dennoch habe ich gewisse Zweifel.
Ich wollte euch fragen, wie man sich da verhalten soll und ob es in Ordnung ist, wie ich das mache. Der Vorsitzende meint, ich soll es weiter so machen, wie ich es kann und wie ist es gewohnt bin, nur meine Vorgängerin war sehr akkurat und konnte es sich auch leisten, stundenlang Vereinsarbeit zu machen - das kann ich auch durch andere Verpflichtungen nicht, was aber vorher bekannt war und den Vorstand nicht stört.
Danke & Grüße!
4 Antworten
Ich war selbst Vorstand eines kleinen Vereins und wir haben es folgendermaßen erlebt und gehandhabt:
Auch wir haben Berge an Aktenordnern von den Vorgängern übernommen, die in meinem Keller Platz wegnahmen und die, als ich das Amt abgab, später keiner wollte.
Es befand sich viel unnützer Kram darin, aber auch wichtige Unterlagen.
Wichtig und in jedem Fall aufzuheben sind alle Amtsgeschäfte, Urkunden, Bescheide (hat meist der Vorstand/Vorsitzende), Steuerrelevante Dinge (die hat dann aber der Kassierer und nicht der Schriftführer).
Wir haben uns später geeinigt, die Ordner im Keller der Einrichtung zu lagern, für die unser Verein gegründet wurde (Grundschule).
In meiner Amtszeit wurde ein Laptop angeschafft, auf dem die wichtigsten Unterlagen auch als Datei hinterlegt waren, ordentlich sortiert in Ordnern.
Nach mir wurden die händischen Aktenordner komplett eingemottet, bis auf den mit den Einnahmen und Ausgaben für die Steuern, aktuellen Briefen und den Notar/Gerichtsunterlagen.
Die Schriftführerin hatte alles auf Laptop und Stick.
Das reicht vollkommen. Als Schriftführer bist Du für die anderen relevanten Unterlagen nicht zuständig, somit machst Du das richtig.
Ich denke, die Vorgängerin kann nicht loslassen. Sie hat sehr akribisch und penibel gearbeitet und sich darüber definiert.
Nun ist der Posten und die Anerkennung weg und man hat nichts mehr, worüber man sich definieren kann.
Also geht man hin und macht die Arbeit der Nachfolger schlecht und definiert sich über Besserwisserei.
War bei uns auch so. In den ersten Sitzungen saßen ehemalige Mitglieder und wiesen auf ihre wertvolle Arbeit hin, ohne die wir garnicht existieren könnten.
Sie hatten jahrelang Geld gescheffelt und der Schule nie die versprochene Schaukel gekauft.
Unsere erste Amtshandlung war, den Antrag für die Errichtung zu stellen und das Ding aufzubauen.
Es gab ein riesiges Flügelschlagen und Kreischen, dass SIE das Geld verdient hätten und wir das nun ausgeben und uns damit wichtig machen.
Ich sagte, erstens wart Ihr nur 1 Jahr im Amt und es war vorher schon viel zu viel Geld gespart und nicht zweckmäßig ausgegeben worden.
2. habe ich mit Euch gemeinsam das zusätzliche Geld verdient und mich aktiv beteiligt.
3. Hat es Euch freigestanden,selbst die Schaukel zu errichten, statt weiter Geld zu scheffeln und der Schule nur einen Bruchteil zu geben.
Höre nicht auf die Geister der Vergangenheit. Sie hatten ihre Zeit, jetzt ist es Deine Zeit. Und mit der Zeit gehen ist bei solchen Jobs wichtig.
Das Thema ist leicht handhabbar, ohne dass du die Daten uneinsehbar bunkerst und es später mal deinem Nachvolger erschwerst, dein Werk weiterzuführen.
Als Einladender unserer Veteranenverein Jubiläums, habe ich Schreibzeug und zwei USB Stifte eingekauft und mir die Kosten vom Kassier erstatten lassen.
Alle Dokumente lege ich auf meinem Rechner und dem USB Stift ab.
Wichtige Schreiben maile ich an den ersten Vorstand zur Info und Ablage.
Nach wichtigen Etappen sichere ich den USB Stift auf den anderen Stift - das ist dann das Gesamtwerk zur Weitergabe - alternativ zum dicken Papierordner.
Das ist keinerlei Mehraufwand und alles ist dokumentiert.
Viel Erfolg.
du erledigst deine Aufgabe weiterhin so wie du denkst - und sie ist nicht verpflichtet, darüber begeistert zu sein.
Man muss mit der Zeit gehen du machst das schon richtig, ausdrucken und abheften war gestern.
Wenn du einen Job hast ist es klar das man noch was anderes machen muss als Vereinsarbeit..