Vorstandswechsel im Verein welche Unterlagen
In einem kleinen Verein (100 Mitglieder) ist ein neuer Vorstand gewählt worden. Die alte 1. Vorsitzende ist nicht mehr mehr zur Wahl angetreten. Zwei Mitglieder des neuen Vorstands waren schon Mitglieder des alten Vorsands. Die erste Vorsitzende hat alle Protokolle und Tagesordnungen der Vorstandssitzung während ihrer Amtszeit an alle Vorstandssitzungen verschickt. Jetzt verlangt der neue Vorstand eine Mappe in der alle Protokolle und Tagesorndungen von der alten Vorsitzenden. Sie sagt jetzt, Ihr habt alle Unterlagen bekommen. Welche Unterlagen muß die alte Vorsitzende den neuen Vorstand übergeben? bis zu welchem Jahrgang? Protokolle von Mitgliederversammlung, Vorstandssitzungen? Schriftverkehr? Verträge?
3 Antworten
Die ehemalige Vorsitzende muss ALLE Unterlagen, die den Verein betreffen, an den nachfolgenden Vorstand herausgeben. Nur persönliche Kopien kann sie behalten. Eine Mappe mit mit allen protokollen und Tagesordnungen kann der neue Vorstand nicht verlangen. Diese Arbeit muss er sich schon selbst machen, wenn die ehemalige Vorsitzende alles unsortiert hinterlässt. Sie muss auf alle Fälle die Originale abgeben, die sich in ihrem besitz befinden. Dies gilt auch für geschäftlichen Schriftverkehr, Verträge, inbesondere auch für eventuell steuerrelevante Unterlagen. Für diese Dokumente gibt es gesetzliche Aufbewahrungfristen von bis zu 10 Jahren.
Alle Unterlagen für die er laut Satzung zuständig war. In der Regel gibt es einen Protokollführer der alle Unterlagen sammelt und aufbewahrt. Der müsste theoretisch alles haben
Vele Dank für die Ausführungen wegen der Übergabe von Unterlagen an den neuen Vorstand. Mitglieder des neuen Vorstands waren bereits Mitglieder im alten Vorstand und haben regelmäßig alle Unterlagen bekommen. Muß die ehemalige Vorsitzende die Unterlagen noch einmal dem neuen Vorstand übergeben? Bitte kurze Info Lennepe
Sie muss nur noch die Originale rausrücken. Kopien erfüllen normalerweise nicht die gesetzlichen Anforderungen.