Teilnahmebescheinigungen als Serienbriefe?
Hallo zusammen,
wir bieten unseren Mitarbeiter*innen jedes Jahr zahlreiche Fortbildungen und Schulungen an. Dafür bekommen Sie von uns (Personalabteilung) eine Teilnahmebescheinigung. Bis jetzt wurde das immer alles manuell ausgefüllt.
Ich möchte jedoch einen Serienbrief dazu erstellen.
Nun brauche ich da Eure Hilfe: Ich möchte einen Serienbrief pro Seminar erstellen (= 20 Seminare = 20 Serienbriefe). Meine Frage wäre, ob man in der Exceltabelle dazu dann alles x-Mal ausfüllen muss.
Also angenommen, am Seminar "A" nehmen 10 Leute teil. Muss dann 10 Mal der Seminarname, das Datum, die Inhalte ... ausgefüllt werden, oder reicht das, wenn man das einmal macht? Weil in der Tabelle sollen ja dann auch die Namen der Teilnehmenden stehen.
Ich hoffe, es ist einigermaßen verständlich ausgedrückt.
Danke im Voraus.
4 Antworten
Hallo,
dein Anliegen könntest du auf verschiedene Arten lösen:
- Du änderst den Seminarnamen im Hauptdokument des Serienbriefs (= Worddokument). Dann brauchst du dafür kein eigenes Seriendruckfeld in der Datenquelle (= Exceltabelle) anzulegen. Dass du die Namen der Seminarteilnehmer in der Exceldatei anlegen musst, wird aber nicht ausbleiben.
- Wenn du den Seminarnamen als Seriendruckfeld in der Datenquelle anlegst, kannst du entweder die AutoAusfüllen-Funktion von Excel verwenden oder beispielsweise den Seminarnamen nur in der ersten Zeile der Spalte (unter der Überschrift) ändern und in alle anderen Zellen der Spalte einen absoluten Bezug auf diese Zelle oder zumindest auf die Zeilennummer setzen.
Beispiel: Gehen wir davon aus, dein Seminarname stünde in Zelle F2 (in F1 steht die Bezeichnung des Seriendruckfeldes). Dann setzt du in alle anderen Zellen der Spalte F die Formel =$F$2 oder zumindest =F$2.
Auf die gleiche Art kannst du übrigens auch mit dem Datum verfahren, d. h. entweder zentral im Hauptdokument des Serienbriefs ändern oder als Seriendruckfeld in die Datenquelle aufnehmen.
Normalerweise packt man aber in eine Datenquelle nur die Daten, die sich bei jedem Datensatz ändern; in deinem Fall wären das die Namen der Seminarteilnehmer. Denn an einem Seminartag ändert sich ja das Datum oder der Seminarname nicht. Daher würde ich Datum und Seminarname jeweils im Hauptdokument des Serienbriefs in Word ändern und nur die Namen der Seminarteilnehmer in die Datenquelle aufnehmen. Man kann es aber, wie gesagt, auch anders machen (siehe oben, Punkt 2).
Gruß, BerchGerch
Hallo,
Dann solltest du pro Seminar EINEN Brief erstellen (also 20) und die anzuschreibenden Teilnehmer in EINE Datei schreiben und als Datenquelle für alle Seminaranschreiben verwenden, also nur eine Excel Tabelle mit den Namen.
LG
Harry
In einen Serienbrief werden nur die Variablen neu in einer Tabelle erfasst. Da das Datum und der Seminarname für alle identisch ist, setzt du diese Daten in deinen Brief in Word. In die Excel-Tabelle schreibst du nur die Namen aller Teilnehmer. Diese zieht Word dann aus der Excel-Tabelle und setzt sie an die vorgesehene Stelle.
Meine Frage wäre, ob man in der Exceltabelle dazu dann alles x-Mal ausfüllen muss.
Wenn die benötigten Daten (noch) nicht enthalten sind: JA,
ansonsten kannst Du die Daten für alles und für jeden Serienbrief nutzen.