Aufgaben des Kassenprüfers einer Eigentümergeschmeinschaft?
Guten Abend,
ich hab das Ehrenamt des Kassenprüfers (nicht Verwaltungsbeirat) in einer kleinen Eigentümergemeinschaft seit einiger Zeit. Da die Gemeinschaft ganz familiär und auch wirklich sehr klein ist mit 5 Parteien, habe ich mich gerne zur Verfügung gestellt. Ich bin zwar kaufmännisch fit, habe aber in dieser Funktion keine Erfahrung. Bisher lief der Prüfungsprozess folgendermaßen ab:
Ich finde mich ca. 60min vor Beginn der ETV im Versammlungsraum ein mit dem Verwalter der die gesamte Akte dabei hat, ein. Dann geht er mit mir sämtliche Belege die im Jahr angefallen sind durch und erklärt mir auf Nachfrage die angewandten Schlüssel und wie was gebucht wurde. Ich prüfe Energie- , Reinigungsrechnungen und sämtliche andere Posten auf der Hausgeldabrechnung. Auch das Rücklagenkonto und den dazugehörigen Kontoauszug. Auf mich macht die Buchführung durch diesen Verwalter einen äußerst gut organisierten Eindruck und ich bin bisher noch nicht über etwas "verdächtiges" gestoßen. Ich habe persönlich keine Bedenken das hier etwas unlauteres läuft.
Dennoch möchte ich die Aufgabe gewissenhaft erledigen und konnte nichts eindeutiges dazu im Internet finden. Lediglich ein 16seitiges Dokument über die Aufgaben des Kassenprüfers vom haufe Verlag. Hier lag der Fokus allerdings auf einem Verein und nicht einer Eigentümergemeinschaft. Ist die Funktion dennoch die gleiche?
Meine Frage ist ob es Dinge gibt die ich priorisiert durch sehen und rechnen sollte und ob es irgendwelche theoretischen Risiken für mich als Kassenprüfer gibt? Vielleicht übersehe ich ja etwas wesentliches...
Vielen Dank im Voraus für Eure/Ihre Rückmeldung zu diesem Thema.
Vg
3 Antworten
Ein Kassenprüfer ist ein Kassenprüfer, da liegst Du m.E. schon richtig. Wobei ich die Aufgabe eines Prüfers darin sehe, dass die korrekte Verbuchung der Belege Thema ist.
Sicher kannst Du Dich als Kaufmann mindestens noch dunkel an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erinnern. Da tobt man sich aus. Dabei ist zu prüfen ob man vom Beleg, über die Kontierung ins Konto kommt. Meist werden die Buchhaltungen elektronisch erstellt, da braucht man dann praktisch nicht mehr gucken, ob der Kontensaldo auch so in der Abrechnung angekommen ist. Der Vollständigkeit halber würde ich das tun.
Dieser Vorgang muss auch rückwärts funktionieren. Also Posten aus der Gesamtübersicht, daraus die Zusammenstellung womöglich mehrerer Konten. Dann das Konto und Beleg auffinden.
Dazu würde ich immer ein Testat verfassen. Wann ich wie lange geprüft habe mit Uhrzeit und wie und was. Sind die Belege vollständig geprüft (was ich NIE machen würde) oder in Stichproben. Die Stichproben würde ich kurz beschreiben. Wer macht schon Lose für die Belege, man nimmt doch in der Regel den Belegordner und blättert den nach den Betragshöchsten durch. Dazu nimmt man noch den einen oder anderen Beleg, den man im Grunde blind greift.
Bei einer großen umfangreichen Buchführung würde ich natürlich die geprüften Belege kopieren, bei einer mittleren würde ich die Aufschreiben und wenn die Belegsammlung eher klein und "überschaubar" ist, würde ich mir das auch sparen.
Und dann geht es eigentlich im Test als Zusammenfassung weiter. Wer hat Auskünfte erteilt? Wurden die gern gegeben oder musste man jemanden die Einzelheiten aus der Nase ziehen? In Deinem Fall klingt das ja nach gern gegeben.
Den Gesamteindruck fasst man mit einem Satz zusammen. Dabei ist das aber eher die Zusammenfassung und nicht die Frage wie viele Heftstreifen verwendet wurden. Ist die Prüfung leicht oder schwer gefallen? Hat man also schnell die jeweiligen Aufzeichnungen bzw. Belege gefunden?
Es gibt so Menschen, die Belege x-fach in eine Buchführung packen. Damit können die trotzdem ordentlich sein. Wenn man nämlich die Belege bei Eingang bucht, dann für die Bezahlung eine Kopie macht und zu dem Zahlungsnachweis die Kopie ablegt. Mich würde das wahnsinnig machen und das käme bei mir auch in ein Testat rein.
Was eigentlich nicht in ein Testat gehört, man kann es aber trotzdem tun, dass man schreibt ob man aufgrund der durchgeführten Prüfung die Entlastung empfehlen kann.
Übrigens wäre damit noch nicht geprüft, ob die Geldmittel gemäß gesetzlicher Vorgaben oder auf Beschluss der Eigentümergemeinschaft verwendet wurden. Weil diese Feststellung in meinen Augen nicht Bestandteil der Prüfung sein darf, sonst kommt man nämlich gar nicht von der Prüfung weg. Wer sucht denn schon die Protokolle der letzten Jahre durch und bringt die mit den Belegen in Zusammenhang.
Daher schreibt man dann auch irgendwo nach der Art der Prüfung und der Ordentlichkeit, dass man das rechnerisch alles korrekt nachvollziehen konnte.
Es gibt für unsaubere Mittelverwendungen viele Möglichkeiten. Die hat natürlich ein Hausverwalter auch. Daher ist ja der Umgang mit Geld auch so sensibel. Man kann daher auch prüfen ob die Lieferanschrift stimmt. Ob vielleicht Beträge nicht direkt gezahlt wurden. Also der Hausverwalter überweist die Beträge von seinem Geschäftskonto und macht den Ausgleich indem die Beträge dann von der Eigentümerversammlung an den Verwalter zahlt.
Da würde ich allerdings hellhörig werden. Insbesondere bei höheren Beträgen. Denn wenn er vielleicht unter Skontoabzug oder mit einem Rabatt oder einer anderen Rechnungskürzung bezahlt hat, dann könnt Ihr das nicht feststellen.
Alles in Allem sind meine Punkte hier eher Beitrag zu einer Diskussion mit Dir. Denn augenscheinlich hast Du das ja ordentlich im Griff. Diese ganzen Dokumentationen und Vorschläge dazu kommen bei mir aus einem gewissen Misstrauen. Denn so lange sich noch alle mögen ist das alles kein Problem. Doch wenn mal Streit oder eben Misstrauen unter den Beteiligten entstehen, dann hat man auf so einem Einzelposten wie Kassenprüfer doch die soziale A-Karte gezogen...
Natürlich gibt es immer das theoretische Risiko, dass sowohl dem Hausverwalter als auch Dir ein Fehler passiert bzw. Du etwas übersiehst (welches sich dann zum Nachteil der Eigentümer-gemeinschaft auswirken kann). Daher sollte für einen Hausverwalter zum Beispiel eine Betriebshaftpflichtversicherung Pflicht sein. Bespreche mal mit dem Hausverwalter, ob hier nicht eine entsprechende Haftpflichtversicherung (für Euer Haus) abgeschlossen werden kann, in der auch der Beirat und der Kassenprüfer mit eingeschlossen sind. In unserer Eigen-tümergemeinschaft wurde dies vor 1-2 Jahren auf anraten des Hausverwalters gemacht.
Soweit ich weiß hat der Verwalter eine Betriebshaftpflicht. Aber das werde ich in jedem Fall nochmal nachfragen. Vielen Dank für die Antwort und einen schönen Abend noch. Grüße
Unter welchen Bedingungen bist du denn gewählt worden? Ist deine Position von den Eigentümern bestimmt worden? Verwaltet denn ein Privatmann?
Hallo,
das ging ja flott. Ich bin von der Gemeinschaft einstimmig gewählt worden. Die Verwaltung macht eine Hausverwaltung. Kein Privatmann. Protokolliert wurde: "Beginnend mit der Abrechnung für 2010 wird einstimmig beschlossen, Frau F. mit der Kassenprüfung zu beauftragen. " Ich hab also schon ein paarmal geprüft und mir bisher noch keine allzu große Gedanken darüber gemacht..
Gruß