Wie kann ich am effektivsten private Dokumente (Verträge, Rechnungen usw.) digitalisieren und im PC ablegen?

4 Antworten

11.09.2021, 16:13

Label vereinfachen die digitale Vertragsablage für Hausverwaltungen und Eigentümer. Hausverwaltungen kümmern sich um die Immobilien der Eigentümer. Dazu wird in der Regel eine Hausverwaltervollmacht ausgestellt. Diese Vollmacht ermöglicht unter anderem das Abschließen von Mietverträgen, oder auch das Beauftragen von Handwerkern für notwendige Instandhaltungsreparaturen. Kurzum, die Hausverwaltung bündelt alle Verträge rund um die Immobilie.

Hausverwaltung und Eigentümer – eine starke Partnerschaft

Der Eigentümer der Immobilie muss nicht zwingend in der selben Stadt wohnen, in der auch sein Objekt steht. Natürlich möchte er neben der Hausverwaltung ebenfalls alle Verträge sehen, die sein Objekt betreffen und zwar ohne, dass er stets bei der Hausverwaltung anfragen, oder einen entsprechenden Monatsbericht abwarten muss. Des Weiteren besteht nicht die Sicherheit, dass der Bericht vollständig ist. Er möchte also gerne Wissen, welche Verträge es zu seiner Immobilie gibt und die möchte er gerne jederzeit vollständig und transparent einsehen können. Eine kollaborative Softwarelösung schafft transparente Vertragseinsicht und -verwaltung zwischen der Hausverwaltung und dem Eigentümer. Bei einer digitalen Vertragsverwaltung kommt es ins besondere darauf an, dass die Softwarelösung so sicher ist, dass die sensiblen Vertragsdokumente tatsächlich ausschließlich von der Hausverwaltung und dem Eigentümer eingesehen werden können.

<INHUBBER> schafft Vertrauen

<INHUBBER> ist eine blockchainbasierte SaaS-Lösung. Sie bietet die Sicherheit, dass Verträge nur von den Personen eingesehen werden können, mit den sie bewusst geteilt werden und die den passenden Schlüssel (Hash-Wert) dazu haben. Denn die Blockchain verschlüsselt jedes Vertragsdokument. Weiterhin hält die Blockchain auch jede Interaktion unauslöschlich fest. Damit kann jede Aktion eines Users auf die Sekunde genau nachgewiesen werden. Verträge können also weder manipuliert noch einfach so gelöscht werden. 

Im Folgenden werden wir das kollaborative Zusammenarbeiten zwischen der Hausverwaltung und dem Eigentümer mit der SaaS-Lösung <INHUBBER> skizzieren. Die Vertragsverwaltung unter den Parteien ist in wenigen Schritten eingerichtet.

1. Die Verträge werden hochgeladen

Alle Verträge die zu einem Objekt gehören, werden auf die Plattform geladen. Zu einer Immobilie gehört die Stammakte. Die Stammakte umfasst unter anderem folgende Dokumente:

  • Gründungsunterlagen zur Objektgesellschaft
  • Steuerunterlagen
  • Buchhaltungs- und Finanzunterlagen
  • Dienstleistungsverträge und
  • Unterlagen zur Immobilie

Im Blogartikel 

Dealflow – So geht einfache Due Diligence heute

findest du eine Erläuterung zu den hier aufgeführten Dokumenten.

Sind die Verträge hochgeladen, werden die Vertragsdokumente mit einem (oder, wenn gewünscht mehreren) Label versehen.

Führen wir das an einem konkreten Beispiel aus:

Die Objektgesellschaft „Meier Straße 1b GmbH“ hält im Anlagevermögen die Immobilie in der Meier Straße 1b. Der Eigentümer möchte, dass die Immobilie verwaltet wird. Dazu beauftragt er eine Hausverwaltung. Die Hausverwaltung erhält vom Eigentümer sämtliche Vertragsdokumente, damit sie mit ihrer Arbeit beginnen kann. Die beauftragte Hausverwaltung lädt nun alle Dokumente auf die Plattform <INHUBBER>. Zeitgleich legt sie ein Label an, dass zum Beispiel „Meier Straße 1b GmbH“ lautet. Alle Vertragsunterlagen werden nun mit dem Label „Meier Straße 1b GmbH“ versehen. Der Vorteil hierbei ist, dass das Vertragsmanagement via Labels das Ablegen über eine digitale Ordner- oder Baumstruktur obsolet macht. 

Einfaches Filtern – unaufgeregt und effektiv

Die Hausverwaltung hat auf <INHUBBER> für jede Immobilie oder Objektgesellschaft eigenständige frei definierbare Label. Möchte sich die Hausverwaltung nun alle Verträge zum Objekt in der Meier Straße 1b anzeigen lassen, dann sortiert sie in dem Fall nach dem Label „Meier Straße 1b GmbH“. <INHUBBER> zeigt nun alle Verträge zur gewünschten Immobilie an. Sollen einzelne Vertragsarten angezeigt werden, dann können den unterschiedlichen Verträgen weitere Label hinzugefügt werden.

Kombinierte Label machen das digitale Vertragsmanagement noch einfacher

Zum Beispiel erhalten alle Mietverträge zusätzlich das Label „Mietvertrag“. Wird nun nach dem Label „Meier Straße 1b GmbH“ in Kombination mit dem Label „Mietvertrag“ gesucht, zeigt <INHUBBER> dem User alle Mietverträge zur Immobilie in der Meier Straße 1b an. Diese dynamische Vertragsablage ermöglicht größtmögliche Flexibilität im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements. 

2. Gemeinsames Arbeiten – der gemeinsame Workspace

Die Hausverwaltung hat nun alle Dokumente zur Immobilie hochgeladen und die Unterlagen wurden mit den entsprechenden Label versehen. Damit kann das kollaborative Arbeiten mit dem Eigentümer beginnen. Die Hausverwaltung legt nun zum Label „Meier Straße 1b GmbH“ einen Workspace auf <INHUBBER> an. Der Eigentümer wird zu diesem Workspace eingeladen. Ab diesem Zeitpunkt haben der Eigentümer und die Hausverwaltung gemeinsam die Kontrolle und die Einsicht über alle Verträge zur Gesellschaft und der Immobilie.

3. Die Künstliche Intelligenz unterstützt die Hausverwaltung und den Eigentümer

Der Eigentümer filtert sich die Verträge – ebenfalls wie die Hausverwaltung – über die entsprechend hinterlegten Label. So hat der Eigentümer zu jederzeit Einsicht in alle Verträge. Während die Künstliche Intelligenz (KI) von <INHUBBER> wichtige Vertragsparameter wie Termine und Fristen ausliest und entsprechende Erinnerungen anlegt, werden zum Beispiel Indexanpassungen oder Staffelmieterhöhungen nicht mehr verpasst. Diese Erinnerungen legt der Eigentümer und die Hausverwaltung fest. Damit sieht der Eigentümer auf den ersten Blick, wann welcher Termin ansteht, oder welche Frist bald beginnt oder ausläuft. Zum Beispiel kann die KI daran erinnern, dass eine Optionsmöglichkeit zur Verlängerung des Mietvertrages bei einem Gewerbeobjekt demnächst beginnt.

Digitale Vertragsverwaltung neu gedacht 

<INHUBBER> deckt damit, die gesamte Wertschöpfungskette der Immobilienverwaltung ab. Der Prozess wird genau so wiederholt, wenn weitere Verträge hinzukommen. Im Rahmen der DSGVO erinnert <INHUBBER> auch daran, dass bestimmte Verträge nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden müssen. Dadurch, dass <INHUBBER> auf der Blockchain basiert, kann die Vernichtung bestimmter Dokumente jederzeit rechtssicher nachgewiesen werden.

So geht Sicherheit

Eigentümer von Immobilien möchten verstärkt wissen, wie es um ihre Immobilie bestellt ist. Sofern Eigentümer und Hausverwaltung nicht in der selben Stadt sind, kann die Kommunikation mitunter langwierig werden. Denkbar sind hier zum Beispiel nicht synchronisierte Arbeitszeiten durch verschiedene Zeitzonen. Mit <INHUBBER> als cloudbasierte SaaS-Lösung ist die Schnittstelle zu beiden Parteien. Die Blockchain ermöglicht die sichere Anmeldung auf jedem Rechner. Der Sicherheitschlüssel wird nach der Abmeldung entfernt. Die Verträge sind nicht mehr lesbar. Das heißt, die Datenhoheit bleibt ausschließlich beim Eigentümer und der Hausverwaltung.

Der gemeinsame Workspace stellt sicher, dass der Eigentümer auch nur die Verträge einsehen kann, die zu seinen Objekten gehören. Weitere Verträge anderer Eigentümer, oder Kunden der Hausverwaltung, kann er nicht einsehen.

Die Ordnung über Label als sorgenfreie Vertragsablage

Wir können uns die Ordnung über die Label ganz bildlich vorstellen. Jede Person hat diese eine Schuhbox zu Hause in die sie alle Unterlagen für die Steuererklärung wirft, um sie aufzubewahren. Am Tag der Steuererklärung folgt das große Sortieren und Suchen der Belege. Wir stellen uns vor, jedes Dokument hat vorher einen bestimmten farblichen Haftzettel erhalten. Benötige ich die entsprechenden zusammenhängenden Unterlagen mit dem roten Haftzettel, finde ich sie dadurch sehr leicht und schnell. Schaue ich doch nur nach Dokumenten mit roten Haftzetteln. Ohne farbliche Markierung hätte ich im Karton suchen und wühlen müssen. Aber durch die farbliche Markierung kann ich weiterhin jedes Dokument in diesen Karton werfen. So ähnlich verhält es sich auch mit der digitalen Vertragsablage via Label auf der Plattform <INHUBBER>. Nur bereitet mir ein integriertes Dashboard den Dokumentenkorb übersichtlich auf. Tatsächlich ist die digitale Vertragsablage via Label so einfach: 

<INHUBBER>
Woher ich das weiß:Berufserfahrung
04.03.2016, 18:17

Es gibt so ADF-Scanner, die können mehrere Seiten auf einmal scannen. Damit geht es flott.
04.03.2016, 18:16

Im Copyshop als PDF erstellen lassen, kostet nicht viel 
04.03.2016, 18:17

Entweder selber einen Stapelscanner besorgen oder in einen Copyshop mit derartiger Möglichkeit sich begeben. Es gibt auch Firmen, die das komplett übernehmen - aber kaum Kleinaufträge.