Wie die Terminvergabe von Reitstunden besser organisieren?

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10 Antworten

Hallo,

ich denke die einzige wirkliche denkbare Möglichkeit bleibt ein online verfügbarer Kalender (wie beispielsweise den von dir erwähnten Google Kalender).

Der Google Kalender bietet ja die Möglichkeit ihn mit anderen Personen zu teilen. Hierbei könnte man den drei Reitlehrern Schreibrechte für den jeweiligen Kalender geben. Bei Interesse könnten die Schüler Leserechte bekommen. Interessant wäre bei diesem Punkt allerdings ein seperater Kalender (kein seperater Account) für jeden Reitschüler, so dass Schüler A nicht sieht wann Schüler B Unterricht hat.

Hierdurch wäre der Zugriff von überall aus möglich. Durch den Einsatz moderner Technik ist auch das aufwändige Hochfahren eines Computers nicht nötig. Hierzu wird allerdings ein Smartphone oder noch besser ein Tabletcomputer benötigt, dieser kann wiederrum mit dem Kalender synchronisiert werden (http://www.google.de/mobile/sync/). Eventuell verfügen die Reitlehrer ja bereits über einen Smartphone, die Verbreitung dieser Geräte dürfte bereits sehr fortgeschritten sein.

Ein umständlicherer Weg wäre der Weg über ein Kontaktformular. Dieses könnte man auf einer Homepage installieren. Durch eine entsprechende Konfiguration könnten dort geschriebene Mitteilungen automatisch an die E-Mail-Adresse beliebig vieler Personen (z.B. die Reitlehrer und das Büro der Schule) gesendet werden. Dieser Weg ist allerdings nicht wirklich zu empfehlen, da hierfür mehr technisches Know-How notwendig ist und man die Schüler nötigt über das Formular zu kommunizieren.

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Kommentar von Rathilda
11.10.2011, 09:33

Vielen Dank für die Antwort!

Bei den online-Kalendern ist eine Schwierigkeit, dass wir ein Blatt Papier vor Ort brauchen, auf dem der Reiter ablesen kann, welches Pferd er reitet.

Außerdem haben wir Reiter, die regelmäßig kommen und immer im Kalender vorgetragen werden. Das leisten die online-Kalender ja problemlos, ich habe nur Sorge, dass eher unerfahrene Anwender solche Termine völlig löschen, wenn der Reiter nur für die folgende Woche absagt.

Im Arbeiten mit Smartphone bin ich selbst leider unerfahren, wir hätten aber WLAN zur Verfügung, was die Synchronisation ja sogar überflüssig machen müsste.

Außerdem steht leider nur eine begrenzte Anzahl von Pferden zur Verfügung, sodass ein Kontaktformular nicht ausreichen würde, denn es wird ja kein Bestand verwaltet. Zudem kann nicht jeder Reiter jedes Pferd reiten, sodass z.B. eine sechster Reiter in einer bestimmten Stunde nur möglich ist, wenn dieser schon fortgeschritten ist und auch mit schwierigeren Pferden zurecht kommt. Ein persönlicher Kontakt beim Buchen wäre daher wichtig, damti man gemeinsam geeignete Stunden findet.

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Hallo! Das sowas ein Problem sein kann, glaub ich gerne. Also ich weiß nicht, ob Dir das hilft. Aber bei dem Stall, wo mein Pferd steht (wenn es nicht gerade wie im Moment auf der Sommer-Ferien-Weide ist) funktioniert das folgendermaßen: Es gibt immer ca. 8 Leute, die Reitunterricht (RU) nehmen wollen (natürlich viel weniger als bei dir und auch nur bei einer statt bei drei Reitlehrerinnen). Der Reitunterricht ist immer Samstags. Bis zum Mittwoch vorher müssen sich alle eingetragen haben, die am RU teilnehmen wollen. Die RL (Reitlehrerin) hat auf dem Zettel schon die Zeiten, zu denen man zum RU kommen kann, vorher eingetragen (also welche von ihr aus möglich sind). Dann sollen sich die Reitschüler möglichst ohne Lücke eintragen. Die Eintragung ist verbindlich. Wer doch nicht kann und ohne Absagen nicht kommt, muss die Reitstunde trotzdem bezahlen (bezahlt wird immer gleich vor Ort). Wenn man nicht kann oder krank wird, muss man versuchen für Ersatz zu sorgen (dass vielleicht der letzte auf der Liste schon früher kann). Also ich denke in deinem Fall, wo du es ja auch schon mit Kalendern versucht hast und sich keiner so wirklich einträgt, würde ich versuchen, ein paar Regeln mehr einzuführen: nur wer sich eingetragen hat, kann auch RU bekommen. Die Stunden werden gleich vor Ort bezahlt. Wer ohne Abmeldung nicht kommt, muss trotzdem zahlen (eigentlich sehr wirksam). Ich weiß ja nicht, wie das ist, also wie umständlich es für die Schüler wäre, SELBER, also PERSÖNLICH einzutragen, dass sie nicht können, dann kann die Information unterwegs nicht verloren gehen. Und wenn die Reitlehrer einfach eine Liste auslegen, wo mögliche Termine schon drinstehen und sich die Reitschüler einfach eintragen? Dann müssen die Reitlehrer nicht immer telefonisch erreichbar sein. Ich hoffe, es ist ein bisschen deutlich geworden, wie ich das meine in meiner laaangen Antwort, sorry.... :-) Ich weiß ja nicht, in wieweit das so bei dir umzusetzen wäre... Aber das sind so meine Ideen. Viel Erfolg!

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Kommentar von Rathilda
11.10.2011, 09:46

Vielen Dank, insbesondere der Tipp mit persönlichem Erscheinen bei Verhinderung ist überlegenswert. Eventuell lässt sich ja einführen, dass Absagen eben NICHT mehr telefonisch erfolgen dürfen, sondern per SMS, Fax, Email oder auf Anrufbeantworter. Dann würde man da zumindest "Rechtssicherheit" haben, ob abgesagt wurde oder nicht. Allerdings ist das irgendwie nicht besonders kundenfreundlich und ich weiß nicht, ob man sich das trauen kann....

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Ohne zentrale Terminkoordination und strikte Regeln für Terminvergabe und Terminabsage funktioniert das nicht. Freie Termine sollten unbedingt online einsehbar sein. Ich habe gute Erfahrungen mit http://www.beyer-software.de/pages/belplan.php bei der Zimmerverwaltung einer Jugendherberge gemacht.

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Kommentar von Rathilda
11.10.2011, 09:41

Vielen Dank!

Das mit der zentralen Terminkoordination befürchte ich auch. Leider weiß ich nicht, wie ich das organisieren soll, denn keiner der Reitlehrer hat die Zeit, immer erreichbar zu sein.

Wenn ich Bürozeiten einführe und es dann doch einer macht, dann hat der immer das Buch und vor Ort kann keiner der anderen Reitlehrer mehr Termine machen. Das wäre einigermaßen geschäftsschädigend, denn gerade neue Reiter kommen gucken und wollen dann gleich vor Ort einen Termin machen.

Zudem müsste der Terminkoordinator jedem der Lehrer irgendwie eine Teilnehmerliste vor ihrem Unterricht zukommen lassen, damit der dann einen Aushang mit Pferdezuordnung erstellen kann.

Die Software gucke ich mir gleich an! Danke für den Tipp!

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Ich glaube, bookingkit bietet ziemlich genau das, was du brauchst. Bookingkit ist eine webbasierte Buchungssoftware für Anbieter von Dienstleistungen im Freizeitbereich. Das kann Kajakverleih sein, Kochkurse oder eben Reitstunden. 

Mit bookingkit erstellst du Veranstaltungen, zum Beispiele deine wöchentlichen Termine für Reitstunden, die deine Kunden/Gäste dann online buchen bzw. reservieren können. 

  • Das Coole dabei ist: Das Ganze findet auf deiner Seite statt, deine Kunden werden also nicht umgeleitet. 
  • Die Buchungslösung wird zudem an das Design deiner Seite angepasst.
  • Du kannst einstellen, auf welche Weise deine Kunden für die Reitstunden zahlen sollen – zum Beispiel direkt Online-Zahlung (alle wichtigen Zahlungsarten inklusive PayPal sind integriert) oder bar vor Ort. 
  • Gutscheine kannst du auch noch anbieten – das ist eine schöne Sache, wenn jmd mal eine Reitstunde verschenken möchte.

Ich kann die Software bookingkit nicht nur als Online-Buchungssystem empfehlen, sondern darüber hinaus auch für die Verwaltung der Buchungen und Reservierungen. Mit einem Klick können Termine storniert oder verschoben werden. Die Teilnehmer erhalten automatisch Benachrichtigungen und Gutschriften. 

Das ganze „Herumtelefonieren“ kannst du dir damit endlich sparen. Dadurch kannst du dich auf das konzentrieren, was du wirklich gerne machst – dich um deine Pferde kümmern und Reitstunden geben.

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pferde so vergeben, dass jeder nach möglichkeit immer dasselbe pferd hat.

verbindliche reitzeiten einführen:

"kochlöffel"-abteilung vormittags, ebenso "spätschichten"-abteilung

jugendliche an 2-3 tagen pro woche je 15 und 16 uhr (anfänger und fortgeschrittene zeitmässig abwechseln), damit jeder einen platz bekommt

erwachsene 19 und 20 uhr

longen 14.30 und 18.30

alle einteilungen sind jeweils für 3 monate gültig (ausser longen... je nach lernstand einteilen). wer nicht kommt muss halt absagen, aber ausweichtermin nur im ausnahmefall...

10er reitkarten oder feste monatsbeiträge einführen.

wer ne halbe stunde vor dem unterricht nicht da ist, bekommt kein pferd (putzen, satteln, das dauert eben...)

einzelunterricht in absprache mit dem reitlehrer zu den freien zeiten.

voltigieren an den tagen, wo keine abteilung stattfindet, 3 gruppen (minis, anfänger, fortgeschrittene)

freie hallenbelegung eintragen lassen von den leuten - 20x40 maximal zu fünft, sonst ist kein gutes reiten möglich...

bei unserem reitstall gabs damals 12 schul- und 18 privatpferde, ne 20x40 halle und einen reitlehrer, massig abteilungsreiter (kein aussenplatz, kaum ausreitmöglichkeit), aber alles lief wunderbar und die leut waren zufrieden und haben auch was gelernt (ging mit schulpferden auch aufs turnier bis kl L) und da gabs noch nix mit sms oder so...

abteilungseinteilung machen immer die reitlehrer - sie sind schliesslich für den unterricht verantwortlich (auch unfallgefahr)

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Bei uns haben wir 2 Reitlehrerinen und einen Reitlehrer, alle Nutzen die gleichen Schulponys und es wird auf eine gleichmäßige auslastung der Ponys geachtet. Dabei eben auch das jeder ein Passendes Pferd/Pony bekommt und ein 20 Jähriger Ponywallach weniger Stunden in der Woche geht als eine 7 Jährige Haffidame.

Unsere Reitschühler müssen ihre Unterrichtsstunden eine Woche vorher verbindlich anmelden, nachmeldungen sind problemlos möglich. Wird eine Reitstunde nicht angetreten oder kurzfristig abgesagt muss sie trotzdem bezahlt werden. Seit wir das eingeführt haben gehen die Abmeldungen nahezu gegen null, die Kinder sagen dann nach der Reitstunde das sie nächste woche nicht können, fragen dann aber wenn was dazwischenkommt ob sie trotzdem mitmachen dürften.

Die Reitleher haben unterscheidliche Tage und Zeiten. Beispiel Reitlehrer A macht hauptsächlich Unterricht für Anfängerkinder, diese Stunden sind dann DI und DO und SO zwischen 14 und 16 Uhr. Reitlehrer B Macht Unterricht für Fortgeschrittene und größere Kinder und Eintelstunden. Das immer Mo 14-16 und Fr 14-17 und Samstags und Sonntags (Sonntags nur Vormittags) Einzelstunden.. Reitlerer C macht dann die Hausfrauenstunden und Unterricht für Fortgeschrittene Montags abends, Dienstagsabens (17-19) und Mittwochs 2 Springstunden.

Zu den Stunden melden sich immer ungefähr gleichviele Kinder an, mal einer mehr, mal 2 weniger. So weiß jeder Reitlehrer wie viele Ponys und welche er für welche Stunden nutzen kann. Sagt jemand ab geht das Pferd/Pony nur eine Stunde und wird dann eventuell abends noch einmal eingesetzt. Meldet sich jemand zusätzlich ist das auch kein Problem, dann geht halt ein Pony mal 2 Stunden was an diesem Tag halt nur eine Gegangen wäre. Bei uns reiten aber viele auf eigenen Pferden/Ponys, einige Einstaller stellen Ihr Pferd für Stunden zur Verfügung oder haben Reitbeteiligungen dir auch in Stundne mitgehen.

Kein Pferd/Pony geht so mehr als 2 Stunden oder 6 Tage in der Woche, alle gehen morgens mit auf die Weide oder den Paddock. Damit ist es also auch nicht so tragisch wenn einer mal keine Stunde am Tag geht.

Das kann so aber nur Funktionieren wenn jeder Reitlehrer feste Stunden hat und weiß welche Pferde/Ponys wann regelmäßig gehen. Kaum ein Reitstall hat täglich neue Reitschüler so ist vieles ferst eingeplant und pedelt sich ein. Problematisch wird es immer nur dann wenn neue Stundenpläne rauskommen und die Kinder umgewürfelt werden müssen. Bei uns haben dir Kinder aber keine Festen Ponys und jeder muss mal auf jedem reiten. Nach möglichkeit werden aber die Lieblingsponys gegeben udn es wird teilweise mitten in der Stunde mal getauscht damit sich die Kinder nicht auf einem Festfahren oder sich zusehr auf einen Reitpartner einfahren.

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Kommentar von ponyfliege
11.10.2011, 13:38

supi antwort !!! kriegste mein däumchen für!!!

jepp - wenn jeder reitlehrer seinen schwerpunkt und seine eigene kompetenz hat, kann er auch seinen plan machen und die leute melden sich einfach bei dem zuständigen... dann gibts auch kein durcheinander...

hatten damals im stall einen norweger, der war knapp 30 und ein fjordpony, das war 27... gingen beide jeden tag munter 2 stunden in der abteilung und man musste sie vor der montagsabteilung erst mal zum "ausbuckeln" in die halle lassen, weil sie für die anfänger sonst zu "lustig" gewesen wären...

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Das wird dauerhaft ein Problem bleiben. Das einzige, was ihr meiner Meinung nach tun könnt: Die drei Reitlehrer müssen jeder einen Plan haben (Taschenkalender). Zusätzlich muss der Plan in der Halle liegen. Und jeder Termin muss an alle RL gehen.

Ihr könntet vielleicht eine SMS gegenseitig schicken. Aber es muss EINEN geben, der den Plan in der Halle pflegt. Insgesamt eine undankbare Aufgabe.

Auch wenn du eine Buchungssoftware für den PC wählst - es gibt sicher recht gute, die deinen Ansprüchen genügen - müssten ja die RL ihre Termine online einpflegen. Wenn sie im Auto sitzen oder Unterricht geben, geht das schon mal nicht. Du darfst das Buchungsprogramm auch nicht für die Schüler freigeben, sonst trägt jeder irgendwelche Termine ein. Das gibt auch ein ziemliches Kuddelmuddel.

Also mein Vorschlag wäre eine SMS an alle. Und du müsstest dann die Hallenliste pflegen.

Bei mir in der Halle waren früher mal regelmäßig zwei Reitlehrer, die auch Fremdreiter unterrichtet haben. Zusätzlich hatten wir von unserem Stall noch eigenen Unterricht. Das hat auch nicht geklappt. Ich hatte mich damals immer darüber geärgert, dass dann doch Freizeiten waren, wo ich gerne geritten wäre, das aber nicht wusste. Heute unterrichte ich hier alleine. Aber ich bin auch keine Reitschule.

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Wenn die Reitlehrer ihre Termine nicht mit dem Chef abstimmen können, schmeiß sie raus. Wenn die Schüler nicht in der Lage sind rechtzeitig abzusagen, dann müssen sie trotzdem zahlen. So bekommst Du ganz schnell ordnung in den Laden.

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Kommentar von Rathilda
11.10.2011, 09:22

Danke für die Antwort:

Die Reitschüler müssen zahlen, wenn sie nicht absagen - daher ist es besonders ärgerlich, wenn (angeblich oder wirklich) die Info unterwegs verloren geht, denn wenn sie frühzeitig absagen, berechnen wir nicht.

Den Hinweis mit den Reitlehrern habe ich nicht verstanden - die müssen doch jedenfalls bisher nichts abstimmen (zu ihren eigenen Terminen kommen sie auch sehr zuverlässig)?!

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Man kann das sicherlich nie 100 %ig lösen, aber mit ein wenig Disziplin erheblich verbessern.

Absagen, die nicht ankommen, da muss halt bezahlt werden, auch wenn man nicht geritten ist (gute Erziehungsmaßnahme).

Absagen müssen bis ... Uhr gemeldet sein, neue Termine werden von... bis... Uhr vereinbart; hier muss natürlich dann auch wirklich jemand da sein, der die Anrufe annimmt und die Einträge macht.

Und man muss das Buch anketten... ich weiß ein Fall, da hatte es eine kleine Schülerin mit nach Hause genommen, um etwas abzuschreiben; über die Tragweite war weder ihre Mutter noch sie sich im klaren - eine Woche Chaos!

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App: Pocket Informant

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