Muss ein Verein Rechnungen aufbewahren?
Ich war letztlich auf einem Erste-Hilfe-Kurs der Johanniter. Das Geld für den Kurs musste jeder Teilnehmer direkt vor Ort in bar bezahlen, eine Rechnung o. Ä. gab es also nicht. Nun sind die Johanniter ja ein eingetragener Verein. Jeder "normale" Anbieter von Dienstleistungen, der Rechnungen schreibt, muss diese auch recht lange aufbewahren.
Nun meine Frage: Muss auch ein eingetragener Verein, wie die Johanniter, Rechnungen (o. Ä. Belege), aufbewahren, obwohl mir als Endkunde keine ausgestellt wurde, und wenn ja, wie lange?
Danke im Voraus!
4 Antworten
Gar nicht blöd, dass die Johanniter das so machen. In der Regel werden diese Kurse nicht von Hauptamtlichen geleitet. EhrenamtlerInnen haben auf viele Dinge Bock, aber nicht auf Quittungen schreiben und verteilen und Geld einsammeln.
Das Risiko beim Geld einsammeln besteht übrigens auch, man kann mal was verlieren. Würden Quittungen über jede Kursgebühr von einem Verein ausgestellt werden, dann würde der Ehrenamtliche haften müssen.
Weil es 'sofort' auffallen müsste.
Wenn jetzt irgendwelche Fehler passieren oder sogar jemand den Verein beklaut, dann wäre in so einem Fall für mich die Gemeinnützigkeit in Gefahr. Geld wirksam zugeflossen - Bereicherung durch Vereinsmitglied - Nicht gemeinnützig.
So braucht man nicht aus einer Mücke einen Elefanten machen. EhrenamtlerIn hat für Kurs abc x Euro eingezahlt und bekommt einen Einzahlungsbeleg.
Übrigens habe ich viel ehrenamtlich gearbeitet und nur vor meiner Ausbildung auch mal Kassenverantwortung vollständig gehabt. Differenzen entstehen nicht aus bösen Gedanken, sondern wirklich weil Unerfahrenheit einfach Fehler provoziert.
Wir haben in Deutschland sogar Vereine, dass sind Kinder- und Jugendvereine. Da ist dann auch mal ein minderjähriges Mitglied mit der Kasse dran.
Da werden dann auch mal ein ganzer Schwung Belege verbusselt. Das ist zwar nicht die Aufgabe des Vereins. Aber Aufgabe bei der Kinder- und Jugendarbeit ist es lernen zu ermöglichen.
Wem so etwas passiert, dem ist das peinlich wie sau.
Es ist also gar nicht dumm, wenn im Rahmen von Buchhaltung möglichst wenig Belege entstehen. Eigentlich müsste auch jeder einzelne Beleg noch einmal angefasst und kontrolliert werden. Ein Sammelbeleg erstellt werden oder noch schlimmer gesondert gebucht werden...
Auch wenn ab irgend einer Ebene Hauptamtliche in einem Verein damit beschäftigt sein können, dann erwarte ich so ein Vorgehen nur, wenn die mit dem Geld umgehen. Wenn an der Schnittstelle zwischen Ehrenamt und Hauptamtlichkeit was passiert, dann habe ich bereits zwei Leute die das gesehen haben.
Dazu kommt, dass ein Hauptamtlicher dann eigentlich seinen Vorstand oder die Kassenprüfer über Differenzen zu informieren hat.
Übrigens auch noch wichtig: Vereine geben alle paar Jahre Steuererklärungen ab. Für mehrere Jahre. Die werden dann kontrolliert ob sich Anzeichen wegen der Gemeinnützigkeit ergeben.
Und natürlich richtet sich die Aufbewahrungspflicht von Belegen an jeden. Vereine werden ja auch intern kontrolliert und Dinge werden an übergeordnete Gliederungen übergeben.
Teilweise werden die Unterlagen sogar für spätere Forschung über den Verein archiviert. Dann bleiben die länger als 10 Jahre erhalten.
Zur Ausgangsfrage also: Ja - Vereine müssen ihre Belege aufbewahren. Wie ein Unternehmen auch.
Die allgemeinen Aufbewahrungsfristen gelten auch für Vereine.
Nur, was soll aufbewahrt werden, wenn nichts da ist?
Im Supermarkt bekommst Du einen Kassenbon.
In deinem Beispiel wird der Verein den Betrag anhand der Teilnehmerliste als Einnahme verbuchen:
10 Teilnehmer á 20 EUR Gebühr = 200 EUR Einnahme.
Buchführungsunterlagen müssen auch Vereine 10 Jahre lang aufbewahren.
Günter
Aufbewahrungsfrist für Belege auf gewerblicher Seite: 7 jahre
Nun, genau das frage ich mich auch :-)
Allerdings gibt es ja relativ viele Branchen, in denen der Kunde gar nicht erst identifiziert wird, z. B. ein Supermarkt etc.
Aber trotzdem muss der Absatz von Dienstleistungen bzw. Produkten doch in irgendeiner Form dukumentiert werden, oder?