Word Seriendrucker Streifen automatisch einfärben?
Guten Tag,
ich habe ein Problem mit Word. Dort möchte ich die Seriendruck Funktion nutzen, um neue Artikel Etiketten auszudrucken. Ich habe es soweit hin bekommen, dass mit ein QR Code mit der Lagerortbezeichnung angezeigt wird und darunter in Klarschrift der richtige Lagerort. Das ganze wird auf Avery Etiketten gedruckt (21 Felder pro Din A4 Blatt) Nun komme ich aber zu meiner Frage.
Ich möchte an der Seite jedes Etiketts einen Farblichen Streifen drucken, der vertikal über das Etiketts verläuft und sich je nach der Ebenen Zahl einfärbt. Es gibt 6 Ebenen, also würde müsste es an der Streife anhand der Zahl 1-6 einen farblichen Streifen geben. Die zahl befindet sich in der verknüpften Excel Liste.
Ich habe bei Google nur einen Beitrag von 2008 gefunden, aber konnte das nicht in der aktuellen Word Version nachstellen und hoffe das ich hier eine Antwort bekomme. Vielen Dank schon mal im voraus.
2 Antworten
Hallo,
hab’s gerade mal ausprobiert, sollte kein Problem sein, ist aber wirklich umständlich zu beschreiben. Allerdings kann ich es dir nur grob beschreiben, ich hoffe du kommst dann damit zurecht.
Öffne zunächst dein Serienbrief-Etiketten-Dokument. Aktiviere dann die Steuerzeichen über die Schaltfläche ¶ im Register Start, damit du die Absätze, die ebenfalls durch dieses Zeichen ¶ symbolisiert werden, zu sehen sind.
1. Schritt: Den Balken bzw. Streifen der Ebene 1 erstellenFüge zunächst eine Form (Rechteck) über Einfügen → Formen → Rechteck ein, färbe sie wie gewünscht ein, ändere die Breite wie gewünscht, und ziehe den Balken an die Stelle, an der später der farbige Balken auf dem Etikett erscheinen soll.
Klicke dann sofort mit der rechten Maustaste auf den Balken und wähle Weitere Layoutoptionen... Hier müsst du die horizontale Position auf Absolute Position rechts von Spalte und die vertikale Position auf Absolute Position unterhalb Absatz umstellen. Das sollte eigentlich bewirken, das dein Balken auf jedem Etikett immer im selben Abstand zum Seriendruckfeld mit der Ebenennummer bleibt und somit immer an der jeweils gleichen Stelle auf dem Etikett erscheint – hoffe ich zumindest.
Wichtig, und das ist das Entscheidende: Der eingefügte Balken hängt an einem Absatz ¶. Du kannst sehen, an welchem, wenn du den Balken anwählst, dann wird dir links neben dem entsprechenden Absatz ¶ ein kleiner (Objekt-)Anker angezeigt. Das ist deine Ebene 1.
2. Schritt: Balken der Ebene 1 fünfmal kopieren und Balken der Ebenen 2 bis 6 erstellenWenn du jetzt den Absatz ¶, an dem der Anker hängt, markierst du kopierst, sollte dein Balken in den neuen Absatz mitkopiert werden. Jetzt musst du nur noch die Farbe ändern, und den Balken ebenfalls an die gewünschte Stelle über die andere ziehen. Dieser Absatz inklusive Balken ist deine Ebene 2.
Wiederhole den Vorgang bis du 6 Absätze, also 6 Ebenen und die dazugehörigen Balken in der richtigen Farbe im Dokument hast.
3. Schritt: Feldfunktion erstellen, die die Ebenennummer zuordnetJetzt musst du an einer Stelle in deinem Etikett die Formel schreiben, die die Ebenennummer aus der Tabelle zieht, und mit dem entsprechenden Balken verknüpft.
Drücke zunächst Alt + F9, damit dir Formeln im Dokument angezeigt werden und nicht deren Werte.
Drücke jetzt an einer Stelle im Dokument Strg + F9. Dadurch öffnet sich ein graues Feld, das von zwei geschweiften Klammern umschlossen ist.
Tippe nun die folgende Formel ein: { IF { MERGEFIELD Ebenennr } = "1" "x" "y" }
Wichtig ist, dass alle geschweiften Klammern in dieser Formel über Strg + F9 eingefügt werden müssen und nicht händisch ins Dokument geschrieben werden dürfen. Die Buchstaben x und y innerhalb der Anführungszeichen dienen übrigens im Moment nur als Platzhalter. Ebenennr ist der Name des Seriendruckfeldes in der Exceltabelle, also bitte entsprechend anpassen.
Kopiere diese Formel fünfmal und ändere die Nummer 1 jeweils in 2, 3, 4, 5 und 6. Bei der Formel der Ebene 6 kannst du den Platzhalter y entfernen, sodass hier nur zwei Anführungszeichen hintereinander stehen.
4. Schritt: Die Balken der jeweiligen Ebenenformel zuordnenJetzt müssen die vorhin erschaffenen Balken in die Formeln integriert werden. Markiere dazu den ersten Absatz ¶ mit dem Balken für Ebene 1 und füge ihn an der Stelle x in der Formel der Ebene 1 ein. Da du hier nun einen Absatz eingefügt hast (an dem der gewünschte Balken hängt), wird der Rest der Formel in die nächste Zeile rutschen, aber das darf dich nicht stören. Das Ganze sieht dann so aus:
{ IF { MERGEFIELD Ebenennr } = "1" "¶
" "y" }
Wiederhole den Vorgang, indem du jeweils die Absätze ¶ mit den dazugehörigen Balken der Ebenen 2 bis 6 an der Stelle des x in die entsprechende Ebenenformel einfügst also z. B. auch
{ IF { MERGEFIELD Ebenennr } = "2" "¶
" "y" } usw.
Jetzt musst du zu guter Letzt noch alle 6 Wenn-Funktionen ineinander verschachteln. Markiere dazu die Wenn-Funktion der Ebene 6 und schiebe sie an die Stelle des y in der Formel für Ebene 5. Das y bleibt dabei nicht stehen, denn es war ja nur ein Platzhalter.
Markiere dann diese verschachtelte Formel der Ebenen 5 und 6 und schiebe sie an die Stelle des y in der Formel für Ebene 4. Markiere dann die verschachtelte Formel der Ebenen 4 bis 6 und schiebe sie an die Stelle des y in der Formel für Ebene 3 usw.
6. Schritt: Die Formelanzeige wieder auf die Anzeige der Formelwerte zurückstellenWenn du alle Formeln ineinander verschachtelt hast, musst du nur noch die Formelansicht wieder über einen Druck auf Alt + F9 zurückstellen.
Wenn du jetzt deine Etiketten mit der Exceltabelle verknüpfst, sollte je nach Ebenennummer im Datensatz der jeweilige Farbbalken auf dem Etikett auftauchen.
Das alles ist, wie gesagt, schwer zu beschreiben und war bei mir in ca. 5 Minuten erledigt, weil ich natürlich wusste, wo ich hinklicken muss, aber du wirst vermutlich länger brauchen. Arbeite dich einfach Schritt für Schritt durch die Anleitung. Ich hoffe, es klappt. Bei mir hat es wirklich super funktioniert.
Eine Rückmeldung wäre nett und melde dich bitte bei Fragen!
Gruß, BerchGerch
Da man diese Streifen ja immer nur an einem Absatz aufhängen kann, wird auf jeden Fall ein Absatz in dein Etikett eingefügt, sobald Word eine Ebenennummer aus der Datenquelle zieht. Wenn dich dieser Absatz stört, markiere die obige, ineinander verschachtelte Wenn-Funktion ganz am Schluss, wenn sie fertig ist, und stell die Schriftgröße (manuell) auf 1, den Zeilenabstand auf Einfach und die Absatzabstände (Vor und Nach) auf jeweils 0 Pt.
Dann fällt der eingefügte Absatz so gut wie nicht auf, der Streifen ist aber trotzdem da.
Gruß, BerchGerch
Wow, das ist plus Nachtrag mal eine Anleitung für Fortgeschritte. 👍 Gar nicht so einfach nachzuvollziehen. Wenn ich mal Zeit und Lust habe werde ich es versuchen.
Hallo zusammen,
diese Anleitung ist toll. Ich habe es ausprobiert, und es funktioniert auch, wenn man die farbigen Streifen in verschiedenen Absätzen hat. Ich möchte allerdings eine Bewertung (gering, mittel, hoch, sehr hoch, n.B.) mit einer Farbe hinterlegen (weiß, gelb, orange, rot, grau) genau an der gleichen Stelle.
Die Bewertung steht also in der Excel-Spalte und eine Zelle in einer Tabelle im Word-Serienbrief soll sich je nach Wert (entnommen aus Excel) färben. Das habe ich mit dieser Anleitung und den besagten verschiedenen Absätzen nicht hinbekommen oder habe ich einen Denkfehler? kann mir jemand helfen?
Gruß und Dank, Alex