Wieso antworten Hotels nicht auf Emails?
Habe bei der Arbeit öfters mit Hotels zu tun.
Manchmal habe ich den Fall, dass diese einfach nicht zurückschreiben.
Die meistens antworten zum Glück innerhalb weniger Stunden oder am nächsten Tag.
Aber gerade habe ich wieder habe ich einen Fall, dass das Hotel einfach seit 2 Wochen nicht antwortet auf meine Frage zu einer Rechnung, die sie an uns geschickt haben. Das Zimmer ist vom 03.06.2024 – 05.06.2024 gebucht gewesen, der Mitarbeiter reiste dann aber nicht an, stornierbar war es nicht mehr.
Eigentlich ist in so einem Fall unsere Visakarte hinterlegt und die Hotels buchen das dann bei Nichtanreise einfach ab. Nur dieses Hotel sendet uns komischerweise eine Rechnung anstatt das bei der Karte abzubuchen. Rechnungen zu begleichen ist für die Buchhaltung etwas kompliziert, da muss das Hotel angelegt werden, das Hotel muss da einiges ausfüllen etc. sehr aufwändig bei uns. Daher ist es immer einfacher direkt mit der Visa zu zahlen. Wollte das Hotel daher fragen ob sie uns dies nicht von der Visa abbuchen können.
Die Rechnung wurde erst jetzt an uns gesendet also fast ein Jahr später als gebucht (03.06. - 05.06.2024) war, was ich schon sehr komisch finde… das Rechnungsdatum ist 13.02.2025 aber die Buchhaltung bekam diese erst vor ca. 2 Wochen gesendet.
Das ist ein deutsches Hotel eigentlich antworten deutschsprachige Hotels immer.
Habe im Ausland öfters mal, dass die einfach nichts schreiben, z.B. hatte ich mal ein Hotel in Bosnien gebucht gehabt die haben einfach nie auf meine Emails (und ich habe sehr viele gesendet bestimmt über 10 und mein Arbeitskollege auch) geantwortet, das ist schon fast ein Jahr her.
Aber das ist das erste Deutsche das gar nicht reagiert.
Wären die Emails unzustellbar würde ich eine Meldung bekommen, also daran kann es nicht liegen.
Wieso antworten manche einfach nicht? Ich habe meine Emails verständlich formuliert und jetzt sogar 2 Emailadressen von denen angeschrieben. Habe gestern nochmals einen Reminder an beide gesendet.
Die Buchhaltung macht mir schon Druck und fragt immer wieder was denn jetzt sei, wie wir die begleichen… kann dann immer nur sagen habe noch keine Rückmeldung erhalten.
Hätte gesagt wenn nichts kommt einfach abwarten… ist ja schließlich ihr Geld das sie wollen. Weiß nicht wieso die Buchhaltung da Druck macht, die Rechnung wäre eh längst überfällig und es kam nie eine Mahnung etc… würde einfach abwarten wenn die nicht antworten.
4 Antworten
Hallo,
ganz viel Text, der vollkommen irrelevant ist.
Relevant ist:
Eigentlich ist in so einem Fall unsere Visakarte hinterlegt und die Hotels buchen das dann bei Nichtanreise einfach ab.
Was heißt "eigentlich"? Ist dieser bei dieser konkreten Buchung hinterlegt gewesen und somit Teil der Vertrages?
Ja: Hotel darauf hinweisen, dass sie den vertraglich vereinbarten Zahlweg nutzen mögen.
Nein: Zahlen.
Rechnungen zu begleichen ist für die Buchhaltung etwas kompliziert, da muss das Hotel angelegt werden, das Hotel muss da einiges ausfüllen etc. sehr aufwändig bei uns.
In jedem Buchhaltungsprogramm gibt es für sowas "diverse Kreditoren". Das Hotel muss gar nichts ausfüllen. Es hat euch eine Rechnung gestellt, sofern hier alle Punkte enthalten sind, die im Sinne einer vorsteuerabzugsfähigen Rechnung enthalten sein müssen, ist keiner in der Pflicht irgendwas für euch auszufüllen, nur weil euer Prozess merkwürdig ist.
LG, Chris
Hallo,
also, ist die Antwort auf meine Rückfrage ja. Daher: Hotel darauf hinweisen, dass sie den vertraglich vereinbarten Zahlweg nutzen mögen. Punkt. Alles darüber hinaus ist nicht notwendig.
Mail...
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezüglich der erhaltenen Rechnung mögen Sie bitte den vertraglich vereinbarten Zahlweg (Kreditkarte) nutzen. Die Daten wurden bei Buchung angegeben und liegen ihnen somit vor.
MFG...
--> eigene Buha ins CC nehmen, damit diese wissen, dass die Zahlung der Rechnung über das CC-Konto erfolgen muss.
LG, Chris
Die ganze Story interessiert niemanden und hätte ich auch gar nicht erzählt.
Ruf da an und klär das ab, statt Däumchen zu drehen und zu warten. Manche Hotels machen sich nichts aus Mails.
Mails sind in der Regel schon eine praktische Sache. Und einige Unternehmungen haben das ganze so gut im Griff, dass man tatsächlich rasch Antwort erhält. - Doch es gibt auch mal Unternehmungen, bei denen die Mail-Anfragen komplett unterzugehen scheinen.
Abhilfe schafft eine Griff zum Telefon. Hauptnummer anrufen und mit der entsprechenden Abteilung verbinden lassen. Dann sind die Probleme meist innert ein paar Minuten erledigt.
Nur so nebenbei, wenn deine Mail irgendwo in einem Spam-Ordner landet und dieser von niemandem überprüft wird... dann bekommst du tatsächlich keine Rückmeldung, dass die Mail eben "nicht" angekommen ist.
Wenn ihr eine Rechnung bekommen habt bezahlende doch einfach. Wenn bei dem Hotel keine Zahlung kommt werden die wahrscheinlich früher oder später abmahnen und evtl. einen Inkassodienst o.Ä. Einschalten.
Ich habe oben erklärt wieso das nicht so einfach ist mit der Überweisung. Unsere Buchhaltung benötigt immer eine Anlage des Hotels im System bevor sie es überweisen. Dafür muss das Hotel einiges ausfüllen in einem Dokument. Also müssten die sowieso antworten bevor die Buchhaltung überweisen kann, das läuft bei uns so kompliziert ab, da muss jeder zuerst angelegt sein. Wollte daher das Hotel fragen um das zu umgehen ob sie es nicht bei unserer Visa abbuchen können das hat sich das erledigt und die Buchhaltung muss nichts mehr überweisen.
Es ist aber eben nicht das Problem des Hotels. Wenn die nicht per Visa das Geld einziehen wollen ist das eben so.
Nur weil ihr nicht in der Lage seid eine einfache Rechnung zu bezahlen müssen nicht alle anderen nach eurem Willen springen.
Aber wieso antworten dann die nicht? Erhalte einfach keine Rückmeldung. Dann können sie ja schreiben „wir buchen nicht von der Visa ab“ aber einfach nichts zu antworten finde ich gemein… Wie gesagt dafür kann ich nichts, so ist das intern geregelt bevor wir überweisen müsste das Hotel eh was ausfüllen… daher wäre Visa der einfachste Weg um das zu umgehen. Ich verstehe die Buchhaltung da auch nicht wieso das so komisch geregelt ist, da haben wir immer wieder unserer Streitigkeiten mit ihnen weil dann das und das auf dem Dokument nicht passte/unvollständig war und dann mussten manche Hotels das mehrere Male überarbeiten, immer wieder ein Theater. Daher ist das abbuchen auf der Visa am einfachsten.
Ja die ist hinterlegt die Karte, bei allen Buchungen automatisch die wir im System tätigen, war eventuell eine blöde Formulierung von mir.
Und alle Hotels buchen dort ab, wenn jemand nicht anreist oder der Mitarbeiter nicht bezahlt. Daher finde ich es komisch, wieso dieses Hotel das nicht tat und wieso die Rechnung erst fast 1 Jahr später zu uns kommt… wollte daher bei ihnen fragen wieso das so ist, ob sie es nicht von der Karte abbuchen können etc. aber bekomme keine Antwort.
Wenn die Buchhaltung die Rechnung begleicht, brauchen sie zuerst ein ausgefülltes Formular vom Hotel also die überweisen davor nie Rechnungen, ist kompliziert bei uns keine Ahnung, wieso das so ist. Aber die machen das auf jeden Fall erst wenn sie dieses Dokument haben. Also egal wie ich brauche sowieso eine Rückmeldung des Hotels bevor die Buchhaltung etwas macht. Entweder wo sie schreiben sie buchen es von der Visa ab (der einfache Weg, dann ist die Buchhaltung raus) oder auf Rechnung und dann braucht die Buchhaltung eben dieses ausgefüllte Dokument.