Wie gelingt mir ein besseres Zeitmanagement?
Ich habe immer sehr viel zu tun. Eigentlich müsste es mich zweimal geben, denn ich hinke immer mit meiner Arbeit hinterher.
4 Antworten
Schau dir mal die Eisenhower-Matrix an! Ich finde, das ist ein sehr simples und dennoch wirkungsvolles Instrument, um erst mal eine Idee zu bekommen, wie man richtig priorisiert. Bedenke dabei aber, dass sie an sich eher für Führungskräfte gedacht ist. Als normaler Angestellter muss man für "Delegieren" und "Verwerfen" somit andere Strategien entwickeln (z. B. für einen späteren Zeitpunkt einplanen, an dem man aller Wahrscheinlichkeit nach dafür Zeit findet, weil es dort erfahrungsgemäß eher ruhig ist).
Ebenfalls solltest du dir in diesem Zuge bewusst machen, dass ein bisschen Zeit zum Priorisieren und Planen am Ende dann doch Zeit spart - so absurd das im ersten Moment auch klingen mag. Sprich, nimm dir die Zeit, um innezuhalten, die anstehenden Aufgaben zu sichten, sie sinnvoll zu priorisieren, zu sortieren und zu strukturieren, anstatt einfach blindwütig loszulegen!
Als Vorarbeit dafür ist es zudem gut, wenn man mal die eigene Leistungskurve am Tag genauer anschaut. Zu welchen Uhrzeiten bist du richtig konzentriert und "fit im Kopf", wann flutscht es? Und zu welchen Uhrzeiten fühlt es sich im Kopf alles eher ein bisschen langsam und träge an? Auf Basis dieser Analyse kannst du dann wiederum Fokuszeiten für dich selbst festlegen, also im Hoch deiner Leistungskurve Zeit freihalten für besonders anspruchsvolle Aufgaben. Und in den Tiefs kümmerst du dich dann um die simplen Routineaufgaben, bei denen du nicht so viel denken musst. Auf diese Weise nutzt du deine eigene Leistungsfähigkeit optimal und schaffst letztendlich mehr, als wenn du versuchst, dich im Tagestief durch eine herausfordernde Aufgabe durchzubeißen.
Und wenn du dann nach all diesen Maßnahmen und Ansätzen merkst, dass es trotzdem alles einfach viel zu viel ist, wäre der Punkt gekommen, wo du mit deinem/deiner Vorgesetzten mal einen Termin für ein Gespräch ausmachen musst, um über dein grundsätzliches Arbeitspensum zu sprechen und Lösungen zu finden, wie man das Pensum wieder deiner Stelle und deiner Wochenarbeitszeit besser anpassen kann. Fruchtet das Gespräch nicht, dann folgt die Überlastungsanzeige. Und mit der bist du dann in jeder Hinsicht auf der sicheren Seite, wenn du nach einem Tag, an dem du nach bestem Wissen und Gewissen fleißig gearbeitet hast, pünktlich Feierabend machst und trotzdem irgendwas liegen bleibt, was eigentlich noch gemacht werden hätte müssen (natürlich bei liegen bleibenden, sehr dringenden und wichtigen Aufgaben rechtzeitig vor Feierabend noch mal fix den/die Vorgesetzte/n warnen und fragen, ob und was vom Rest stattdessen liegen bleiben kann!).
- Prioritäten setzen
- Kraft tanken
Nicht die Menge der Zeit ist wichtig, sondern die Qualität - bedacht nutzen.
Ablenkungen und Stress können die Fähigkeit zur effektiven Zeitnutzung gefährden.
Weniger machen, die Liste an zu erledigenden Dingen kleiner halten. Ist bestimmt nicht alles unbedingt nötig, insbesondere wenn andere was wollen.
Gucken welche arbeiten du streichen kannst sonst gehst irgendwann dran kaputt