Outlook Speicherplatz?
Hallo zusammen,
Mein Outlookspeicherplatz ist beim voll werden. Ich bräuchte eine Lösung bitte wie ich mehr Speicherplatz haben kann ohne was zu löschen. (Arbeite als Zollspediteur und muss alle E-Mails auch nach mehreren Monaten/Jahren wieder finden können)
Ich glaube über 5000 Emails im Posteingang.
Gesendete Elemente knapp 3000.
Hab auch schon alles was unwichtig ist gelöscht aber dennoch knapp 90% vom Speicher belegt leider.
Was würdet ihr machen? alles versuchen auf nen USB-Stick zu speichern oder gibt es eventuell ne Option alles langfristig auf ner Cloud zu speichern? Und wenn ja Welche würdet ihr empfehlen?
MfG Martin
4 Antworten
(Arbeite als Zollspediteur und muss alle E-Mails auch nach mehreren Monaten/Jahren wieder finden können)
Das Naheliegendste wäre, zunächst einmal die Kolleginnen und Kollegen zu fragen, wie diese das Problem lösen. Ihr seid diesbezüglich immerhin alle in derselben Situation, und wenn keine(r) von euch weiß, wie man damit umgeht, gibt es auch noch Chefs. Es kann doch nicht sein, dass ihr alle nicht miteinander redet, und euch statt dessen lieber an die anonyme gutefrage-Community wendet.
Hallo, danke für die Antwort.
Meine Kollegen haben das Problem (noch) nicht. Meinten ich soll mich an die IT-Abteilung wenden. Diese wiederum ist mit nur einer Person besetzt und wird sich um dieses Anliegen nicht in naher Zukunft kümmern.
Also es hat schon seine Gründe warum ich mich an euch wende :)
(Arbeite als Zollspediteur und muss alle E-Mails auch nach mehreren Monaten/Jahren wieder finden können)
Dafür ist eure IT zuständig, dass das rechtssicher(!) umgesetzt wird, so mit richtigem Backup, falls mal eine Platte stirbt, Virus kommt, etc.
Da du nicht klar geschrieben hast welchen E-Mail-Provider und welchen E-Mail-Client du verwendest, kann man dir nur sehr allg. helfen -> OP ergänzen.
Div. E-Mail-Programme können E-Mails aus dem Online-Postfach was normalerweise synchronisiert wird rausnehmen und in einen Archiv-Ordner schieben, der dann eben nicht im Online-Postfach ist, sondern nur auf dem Rechner. Und dann bist du der Arsch, wenn was passiert.
notting
E-Mail Provider: Microsoft Outlook?
Garantiert nicht. Wo kannst du per Web-Interface in deine E-Mails bzw. was für ein Server ist in deinem Outlook auf dem Rechner eingetragen? Einer von der Firma? Outlook.com? Office.com?
Und wie gesagt, wenn das nicht rechtkonform ist (z. B. Archivierung bzw. Backups und dann Datenverluste) hast du ein großes Problem.
notting
Was würdet ihr machen?
bei derart vielen Mails -> eigenen Mailserver betreiben, auf dem ich auch die volle Kontrolle über die Sicherung etc. habe.
und muss alle E-Mails auch nach mehreren Monaten/Jahren wieder finden können
vor Allem hast du bei gewerblicher Nutzung hier für die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen zu sorgen, was du bei Mailprovidern teilweise nicht einmal in deiner Hand hast.
Evtl. existiert ja sogar ein eigener Mailserver. Ich werde versuchen hier mehr zu erfahren von der IT.
Aufbewahrungspflicht ist 10 Jahre wenn ich es richtig im Kopf hab.
Wir hatten bis dato nur einen Fall wo wir auf Dokumente die schon über 3 Monate her waren - zurückgreifen mussten.
Ich kann dir nur sagen wie ich gezwungen bin dieses Problem beruflich zu lösen - alle Mails nach Unterhaltung direkt im Vorgang im Netzlaufwerk speichern. Für die Sicherung des Netzlaufwerk ist die IT zuständig.
Die Mails beim Speichern mit einem sinnvollen Namen benennen. Nicht benötigte Mailanhänge löschen.
Alternativ die Mails über das Tool der Archivierung sichern. Die Archivdatei regelmäßig sichern.
Wenn du die Dinge in einer Cloud speicherst - musst du vermutlich auch deine Datenschutzerklärung ändern. Müsstest du mit deinem Datenschutzbeauftragten besprechen.
Das die IT das regelt wird schon irgendwann passieren.
Nur „irgendwann“ ist halt oft schon zu spät.
E-Mail Provider: Microsoft Outlook?
E-Mail Client: auch Outlook?
sorry bin hier etwas überfragt. welche Info fehlt hier genau?