Serienbrief anrede auf englisch?

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Vom Fragesteller als hilfreich ausgezeichnet

Hallo,

dazu brauchst du eine If-Funktion, wenn du alle 3 unbedingt haben willst. Allerdings kannst du im Englischen immer Ms für Frauen verwenden, wenn du nicht weißt, ob diese verheiratet sind oder nicht. Von daher würden auch zwei Anreden reichen.

Ich schreib dir hier mal die Feldfunktionen für beide Varianten auf. Die Grundstruktur für Wenn-Funktionen lautet in unserem Fall so:

{ IF { MERGEFIELD Name d. Seriendruckfeldes } = "Wert" "Dann" "Sonst" }

Wichtig ist, dass man diese Wenn-Funktionen auch mehrfach verschachteln kann, um weitere Bedingungen zu überprüfen, indem man bei "Sonst" innerhalb der Anführungszeichen neue Bedingungen von dieser Grundstruktur einfügt. Aus einer

Wenn–Dann–Sonst-Struktur

wird dann eine

Wenn–Dann–Sonst wenn–Dann–Sonst-Struktur,

wobei man hier bei Sonst noch weiter verschachteln könnte. Diese würde von der Formel her so aussehen:

{ IF { MERGEFIELD Name d. Seriendruckfeldes } = "Wert" "Dann" "{ IF { MERGEFIELD Name d. Seriendruckfeldes } = "Wert" "Dann" "Sonst" }" }

Variante 1: Anrede mit Mr oder Ms, je nach Geschlecht

Richte in deiner Datenquelle ein Feld Anrede ein. In dieses schreibst du Mr oder Ms, je nach Geschlecht des Ansprechpartners.

Die Wenn-Funktion lautet dann so:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Mr" "Dear Mr" "Dear Ms" }

Übersetzung:

Wenn das Seriendruckfeld Anrede den Wert Mr enthält,
dann schreibe Dear Mr,
sonst schreibe Dear Ms!

Hast du ein Feld mit dem Namen Geschlecht (m/w) lautet die Formel so:

{ IF { MERGEFIELD Geschlecht } = "m" "Dear Mr" "Dear Ms" }

Übersetzung:

Wenn das Seriendruckfeld Geschlecht den Wert m enthält,
dann schreibe Dear Mr,
sonst schreibe Dear Ms!

Variante 2: Anrede mit Mr, Mrs oder Ms, je nach Familienstand

Lege in deiner Datenquelle ein Seriendruckfeld Verheiratet an. In dieses Feld schreibst du ja, wenn es sich um eine verheiratete Frau handelt, nein, wenn es sich um eine unverheiratete Frau handelt, oder du lässt das Feld leer, wenn es sich um einen Mann handelt.

Dann würde die Formel so aussehen:

{ IF { MERGEFIELD Verheiratet } = "ja" "Dear Mrs" "{ IF { MERGEFIELD Verheiratet } = "nein" "Dear Ms" "Dear Mr" }" }

Übersetzung:

Wenn das Seriendruckfeld Verheiratet den Wert ja enthält,
dann schreibe Dear Mrs,
sonst wenn
das Seriendruckfeld Verheiratet den Wert nein enthält,
dann schreibe Dear Ms,
sonst schreibe Dear Mr!

Die geschweiften Klammern für die Feldfunktionen musst du jeweils über Strg + F9 erzeugen. Achte darauf, das jeweils vor und nach den geschweiften Klammern ein Leerzeichen steht!

Am einfachsten ist es, wenn du die verschachtelte IF-Bedingung erstmal als separate IF-Funktion ins Dokument einfügst, und dann an der entsprechenden Stelle in die erste hineinschiebst oder -kopierst.

Eine Rückmeldung wäre nett und melde dich bitte bei Fragen! Es wäre übrigens interessant zu wissen, an welche Bedingung bzw. welches Seriendruckfeld in deiner Datenquelle du denn die Anrede bisher knüpfst.

Gruß, BerchGerch

PS: Das alles bräuchte man eigentlich nicht, wenn man einfach ein Seriendruckfeld Anrede mit den Werten Mr, Mrs und Ms sowohl in die Datenquelle als auch an entsprechender Stelle in den Serienbrief einfügen würde.

Woher ich das weiß:Eigene Erfahrung – Ich arbeite seit 25 Jahren nahezu täglich mit Word.

Nachtrag bei unbekanntem Ansprechpartner

Wenn du außerdem unbekannte Ansprechpartner hast, lege in deiner Datenquelle ein Seriendruckfeld Anrede mit den Werten Mr, Mrs und Ms an, das du leer lässt, wenn dein Ansprechpartner unbekannt ist.

Lege außerdem ein Feld Name mit dem Nachnamen deines Ansprechpartners an, sofern bekannt.

Dann würde die Formel so aussehen:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "" "Dear Sir or Madam" "Dear { MERGEFIELD Anrede } { MERGEFIELD Name }" }

Übersetzung:

Wenn das Seriendruckfeld Anrede den Wert Nichts enthält,
dann schreibe Dear Sir or Madam,
sonst schreibe Dear Anrede Name!

Hier würden dann für Anrede und Name jeweils die entsprechenden Werte der Seriendruckfelder aus der Datenquelle eingefügt.

Gruß, BerchGerch

2

Vielen lieben Dank für die Mühe und Hilfe. Ich freue mich sehr, dass ich dazu eine Antwort bekommen habe. :) Allerdings weiß ich, wer verheiratet ist und wer nicht und müsste deswegen diese Formeln unbedingt anwenden. Dazu meine Fragen: Ich wende die Formeln nur an, indem ich auf "Regeln, Wenn,dann,sonst" Funktion klicke. Das heißt die Funktion erstellt Word dann ja sozusagen schon von selbst. Ich wüsste jetzt ehrlich gesagt nicht, wo ich die oben genannten Formeln selbst einfügen muss 🙈🙈 PS: meine Datenquelle hat die Spalte Anrede und dann halt mit Mr,Mrs und Ms. Schade das man bei word nicht schon im automatischen Feld 3 Anreden einfügen kann. Und manchmal habe ich auch das Problem, dass da beim Einfügen F1,F2,F3 steht und ich erst gucken muss welche Spalte das ist. Kann man das auch umstellen? (Einfügen der Seriendruckfelder). Danke noch mals für die Hilfe. Schönen Gruß

1
@Mandyylein

Hallo,

wenn die Anreden jeweils bekannt sind, dann füge die Formeln so ein, wie in meinem Nachtrag.

Die Feldfunktionen werden an der Stelle, an der deine Anrede im Serienbrief stehen soll, jeweils über Strg + F9 eingefügt. Dadurch erzeugt Word ein Feld mit geschweiften Klammern für eine Feldfunktion. Also drücke immer dann Strg + F9, wenn du neue geschweifte Klammern brauchst.

Den Rest musst du einfach nur abschreiben. Du musst aber genau darauf achten, dass du die Anführungszeichen richtig setzt, und dass du immer schön die Leerzeichen setzt, die da mit drin stehen.

Das mit dem F1, F2, F3 ist ungünstig. Gib den Seriendruckfeldern in deiner Datenquelle Namen, d. h. benenne diese ordentlich, damit du sie auch ordentlich ansprechen kannst!

Was hast du denn für eine Datenquelle? Ich nehme an, eine Exceldatei, oder?

Melde dich bitte, wenn du noch Fragen hast!

Gruß, BerchGerch

2
@Mandyylein

Hier noch ein Video zur Erstellung von Serienbriefen:

https://www.youtube.com/watch?v=H9QpU3_4X3M

In dem Video kannst du bei 5:52 auch sehen, dass die Spalten in der Excel-Datei, die hier als Datenquelle verwendet wird, jeweils  benannt wurden, da hier immer oben über einer Spalte jeweils in Zeile 1 der Name des späteren Seriendruckfeldes in Fettdruck eingefügt wurde.

In diesem Video sind das der Reihe nach

Vorname | Name | Straße | PLZ | Ort | Geschlecht

Hier noch der Direktlink zu 5:52 in dem Video:

https://www.youtube.com/watch?v=H9QpU3_4X3M&t=352s

Gruß, BerchGerch

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@BerchGerch

Ja, genau. Eine Tabelle aus Excel und die Spalten sind da auch alle benannt nur steht dann nachher beim Einfügen immer F1 usw und nicht die Spaltennamen und deswegen muss ich dann immer gucken was überhaupt die einzelnen Felder für Spalten sind :/. Aber vielen Dank ich werde es mal so wie oben beschrieben ausprobieren und melde mich dann bei Fragen noch mal :) Sehr gute und ausführliche Erklärung übrigens 👍👍

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@BerchGerch

Wenn ich die oben angegebene Formel eintrage (Die Formel, die du nachträglich geschrieben hast), kommt bei mir als Ergebnis nur MARGEFIELD raus :/. Irgendwas mach ich wohl falsch

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@Mandyylein

OHHHH jetzt hab ichs abeeeeer :) Ich hatte die "STRG + F9" Taste ganz vergessen. Vielen vielen Dank noch mal, es hat GEKLAPPT :)))). TAUSEND STERNE VON MIR ******* Die beste, hilfreichste und ausführlichste Antwort, die ich hier je bekommen habe. (PS: Kann man hier Sterne vergeben, obwohl man nur eine Antwort bekommen hat? Wenn ja, dann wüsste ich gerne wie? :D ) LG

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@Mandyylein

Vielen Dank für den Stern und das Kompliment :-)

Liebe Grüße, BerchGerch

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Hallo,

freut mich sehr, dass ich dir helfen konnte :-) Hab ich gern gemacht! Ich freue mich immer sehr, wenn ich für meine Antworten auch eine Rückmeldung bekomme!

Du hast geschrieben:

Die beste, hilfreichste und ausführlichste Antwort, die ich hier je bekommen habe.

Ich fühle mich wirklich geschmeichelt. Vielen Dank :-)

Gruß, BerchGerch

PS: Nur für dich zur Info:

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Woher ich das weiß:Eigene Erfahrung – Ich arbeite seit 25 Jahren nahezu täglich mit Word.

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