planungsliste wie mach ich das richtig bitte um rat?
ie sind in der Firma AnNa GmbH im Bereich des Marketings tätig.
Ihr Aufgabengebiet umfasst die Marktanalyse, Marktbeobachtung, Planung von Messen und Ausstellungen, sowie Planung von betrieblichen Veranstaltungen.
Ihr Unternehmen möchte heute in 3 Monaten eine Veranstaltung für seine Kunden durchführen. Grund ist das 100jährige Bestehen des Unternehmens.
Hier ein Auszug des Protokolls der Geschäftsleitung:
- Anzahl der einzuladenden Kunden: 400 (aus ganz Europa)
- Beginn der Veranstaltung: 14:00 Uhr (Begrüßung, diverse Reden)
- Abendveranstaltung mit Live-Band, Essen, Getränke
- Ort: Congress Centrum Pforzheim
- Abreise der Gäste: Am nächsten Tag
Bitte stellen Sie eine Liste mit den Tätigkeiten zusammen, die bis zum Tag der Veranstaltung erledigt sein müssen (mind. 15 Tätigkeiten).
Die Liste muss nach der zeitlichen Reihenfolge der zu erstellenden Tätigkeiten gegliedert und mit Datum versehen sein.
Erstellen Sie diese Liste auf einem Blatt Ihres Blockes
1 Antwort
3 Monate vor der Veranstaltung:
- Budget festlegen (20.02.2024):Kosten für Location, Catering, Technik, Personal, etc. kalkulieren
- Budget mit der Geschäftsleitung abstimmen
- Location auswählen und reservieren (25.02.2024):Congress Centrum Pforzheim besichtigen
- Angebot einholen und prüfen
- Vertrag mit der Location abschließen
- Termin für die Veranstaltung festlegen und kommunizieren (01.03.2024):Termin mit der Geschäftsleitung und dem Veranstaltungsteam abstimmen
- Termin auf der Website und in den sozialen Medien bekannt geben
- Gästeliste erstellen (05.03.2024):Kunden aus ganz Europa selektieren
- Kontaktdaten der Kunden recherchieren
- Einladungen versenden
- Rahmenprogramm erstellen (10.03.2024):Begrüßung, Reden, Live-Band, etc.
- Moderation der Veranstaltung
- Zeitplan für den Ablauf erstellen
- Catering auswählen und beauftragen (15.03.2024):Angebote von verschiedenen Caterern einholen
- Menü und Getränke auswählen
- Vertrag mit dem Caterer abschließen
- Technik mieten und beauftragen (20.03.2024):Tontechnik, Beleuchtung, Bühne, etc.
- Angebote von verschiedenen Technikfirmen einholen
- Vertrag mit der Technikfirma abschließen
2 Monate vor der Veranstaltung:
- Einladungen versenden (01.04.2024):Online-Einladungen oder per Post
- RSVP-Funktion einrichten
- Hotelkontingente reservieren (05.04.2024):Für Gäste aus weiterer Entfernung
- Konditionen mit den Hotels aushandeln
- Reden schreiben und proben (10.04.2024):Inhalte der Reden festlegen
- Redner proben ihre Reden
- Programmheft gestalten und drucken (15.04.2024):Informationen zur Veranstaltung, Ablaufplan, etc.
- Druckerei beauftragen
1 Monat vor der Veranstaltung:
- Gästeliste finalisieren (01.05.2024):Zusagen und Absagen der Gäste verwalten
- Sitzordnung erstellen
- Dekoration und Bestuhlung besprechen (05.05.2024):Konzept für die Dekoration erstellen
- Bestuhlungsplan mit der Location abstimmen
- Personal organisieren und schulen (10.05.2024):Servicepersonal, Security, etc.
- Aufgaben und Ablauf besprechen
- Technische Abläufe proben (15.05.2024):Soundcheck mit der Live-Band
- Ablauf der Veranstaltung mit Technikern proben
1 Woche vor der Veranstaltung:
- Letzte Absprachen mit allen Beteiligten (29.05.2024):Location, Catering, Technik, Personal, etc.
- Offene Fragen klären
- Anreise und Unterkunft der Gäste organisieren (30.05.2024):Transfer vom Flughafen/Bahnhof zum Hotel
- Check-In der Gäste im Hotel
- Materialien für die Veranstaltung vorbereiten (31.05.2024):Programmhefte, Give-aways, etc.
Am Tag der Veranstaltung:
- Aufbau der Veranstaltungstechnik (01.06.2024):Bühne, Tontechnik, Beleuchtung, etc.
- Catering und Dekoration vorbereiten (01.06.2024):Speisen und Getränke bereitstellen
- Dekoration der Location
Während der Veranstaltung:
- Begrüßung der Gäste und Ablauf der Veranstaltung (01.06.2024):Moderation der Veranstaltung
- Reden, Live-Band, etc.
- Betreuung der Gäste und Service (01.06.2024):Speisen und Getränke servieren
- Fragen der Gäste
Alles weitere beantwortet eine KI deiner Wahl...
Ein riesengroßes Dankeschön 🙏❤️ ich habe viel davon gelernt