Dokumente/Unterlagen digitalisieren?
Ich denke gerade darüber nach, ein paar wichtige Dokumente zu digitalisieren. Kenne mich damit überhaupt nicht aus.
1. Welche Dokumente würdet ihr als sinnvoll erachten?
2. Ist sowas wie z. B. dieses "Filee" zu empfehlen oder reicht es die Unterlagen einfach im Datentresor von One drive zu speichern?
3. Muss ich allgemein irgendwas beachten?
2 Antworten
Ich habe meine gesamten Ordner digitalisiert. Mit einem schnellen Dokumentenscanner ist das realisierbar. Eigentlich sind ja alle Dokumente wichtig.
- Lohnnachweise
- Sozialversicherungsnachweise
- Ausbildungszeugnisse und Diplome
- Arbeitsverträge
- Versicherungsunterlagen
- Fahrzeugscheine, HU-Bescheinigungen
- usw.
Derzeit habe ich 10 Ordner 1:1 digitalisiert auf meinem Rechner abgelegt. Neue Unterlagen sammele ich, bis es sich lohnt diese zu scannen.
Hauptspeicherort derzeit liegt auf einer eigenen Partition meines Laptops. Ein wöchentliches Backup wird automatisiert auf ein Nas-Laufwerk kopiert. Derzeit suche ich noch eine Möglichkeit die Dokumente in einer sicheren Cloudlösung zu speichern, damit diese im Brandfall erhalten bleiben.
Filee kenne ich jetzt nicht. Deine Dokumente sollten jedoch sicher aufbewahrt sein und jederzeit erreichbar bleiben...
Hallo, suche gerade etwas Ähnliches, mit Automatisierung. Läuft bei dir OCR/automatische zuordnung oder wie hast du das gelöst.
Hast du schon eine Lösung gefunden?
filee ist eine radikale Komplettlösung. Durchaus spannend wie ich finde; aber ich kann mich da nicht dazu durchringen. Auch wegen der relativ hohen Folgekosten.
filee arbeitet nach der Logik: Alles einscannen - das meiste brauchst du nie wieder, wenn doch meist nicht im Original und wenn doch, kannst das durch relative Angaben (liegt im oberen Drittel von Box x) wiederfinden. Wird man wahrscheinlich auch mit normaler Ablage nicht schneller finden.
Meine Bedenken sind dabei:
- Ich mag keine Systeme, von denen ich abhängig bin. Wenn die Software/der Dienst wegfällt, was dann?
- Manche Unterlagen dürfen aussortiert werden, andere sollte man länger aufheben. Das ist hier dann leider nicht lösbar. Ganz oder gar nicht ist hier die "Lösung". Entweder ich schmeise den ganzen Karton weg oder nicht.
Meine aktuelle Lösung: Evernote Premium
- Dokumente sind durchsuchbar
- ich kann auch Telefonnotizen darin ablegen
- Handyscan, drucker - alles kommt an der gleichen Stelle an.
- Dokumente liegen auch Lokal in einer Ordnerstruktur
- gute Browsereinbindung
Downs:
- Amerikanischer Server
- gerade am Handy finde ich es oft zu langsam
- Bedienung immer noch unübersichtlich und bedingt intuitiv.
Hallo Smirno,
bisher habe ich noch keine finale Lösung gefunden.
Ich spiele mit dem Gedanken die Dokumente in einer Cloud bei der Sparkasse bei der ich mein Girokonto habe zu speichern.
Leider wäre die Lösung namens S-Trust mit Kosten von 2,99 pro Monat für 20 GB recht teuer.
Ein kleineres Paket gibt es nur mit 1 GB für 1,49 pro Monat, welches aber viel zu klein ist...
Bei S-Trust könnte man zusätzlich auch Passwörter und Mails sicher speichern.
Es gibt Apps für jegliche Systeme und derzeit wird an der Möglichkeit eines digitalen Nachlasses gearbeitet.
Insgesamt eine runde Sache mit Servern in Deutschland.
S-Trust scheint mir derzeit die beste Lösung zu sein.
Grüße