Software um etwas zu zählen aber mit Benutzerrollen?

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Das einfachste wäre einen Webshop einzurichten. Den können dann die "Kunden" auch leicht mit ihrem Handy oder einem Bereitgestellten PC mit Browser benutzen.

So können die dann das Wasser oder auch andere Dinge einfach für €0 "kaufen" und der Shop verwaltet dann die Käufe. Die Kunden können dann alles sehen was sie selber betrifft (wann wie oft was "gekauft" wurde) aber nicht was andere Kunden machen bzw. deren Daten/Identität oder wie viele es gibt. Der Webshop zeichnet dann alles genau auf für den Admin.

Bei den meisten Shops kann man einstellen, dass das "Produkt" per Email geliefert wird, dann haut der einfach eine Email raus und der kauf gilt dann als Abgeschlossen.

Ein Webshop hat also genau die Funktionalität die Du brauchst und die meisten Menschen können heutzutage mit so etwas umgehen ohne Schulung.

Schau mal hier:

https://praxistipps.chip.de/eigenen-online-shop-erstellen-3-kostenlose-anbieter_46763

oder falls die da ein WLAN ist bei dem die "Kunden" sich sowieso anmelden, dann kann man auch leicht einen alten PC oder einen Raspberry Pi als Server laufen lassen. Hier kann man dann auch gleich irgendwelche Infos per Intranet zur Verfügung stellen. Also eine schöne Hauptseite mit aktuellen Infos, Links zu nützlichen Dokumenten und eben auf den Webshop wo die sich anmelden können um das Wasser (und ggf noch mehr) zu melden.

Woher ich das weiß:Berufserfahrung