der bisher jedoch keine für uns erkennbaren Leistungen erbracht hat.
Das ist nicht genug, um Einwände gegen die Abrechnung geltend zu machen. Es kommt häufiger vor, dass Mieter den Hausmeister nie sehen und auch keine Arbeiten, und doch ist er da. Man muss zuerst Einsicht in die Belege nehmen, sich die Rechnung und Tätigkeitsnachweise zeigen lassen, sodass man sieht, welche Arbeiten da genau abgerechnet werden.
Es kommt für die Nebenkostenabrechnung zunächst gar nicht darauf an, ob die Arbeiten erbracht wurden. Im Sinne der gesetzlichen Regelung sind Betriebskosten das, was der Vermieter tatsächlich an Kosten bezahlt hat unabhängig von der Leistung, die dahinter steht, und diese Kosten darf er umlegen.
Argumentieren kann man lediglich mit dem Wirtschaftlichkeitsgebot, das der Vermieter beachten muss. Das bedeutet, dass er Kosten, die der Mieter zu tragen hat, nicht unnütz einsetzt. Das heißt aber nicht, dass für alles die biligste Lösung gesucht werden muss. Dieser Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot ist aber nicht zu einfach zu begründen. Nur zu sagen, es sei kein Hausmeister da gewesen, reicht nicht aus.
Auf der Rückseite meines Schreibens habe ich den anderen Hausbewohnern die Möglichkeit gegeben, meinen Punkten zuzustimmen
Das ist völlig irrelevant und hat für die rechtliche Betrachtung der Einwände keine Bedeutung. Jeder Mieter müsste für sich allein die Einwände geltend machen.
die zu Unrecht gezahlten Hausmeisterkosten zurückzufordern
Wenn dem Vermieter die Kosten entstanden sind, weil er einen Vertrag mit dem Hausmeister hat, dann sind die Kosten nicht zu unrecht gezahlt worden. Eine Rückforderung ist daher nicht möglich. Man kann nur über das Wirtschaftlichkeitsgebot gehen.
Nur, für wie lange?
Die Frist für Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung sind gemäß §556 Abs. 3 BGB 12 Monate ab Erhalt der Abrechnung.