Tippfehler und Zahlendreher in der Buchhaltung vermeiden?
Ich arbeite in der Buchhaltung, wo ich jeden Tag eine Vielzahl an Daten in die Software eintragen muss. Nun hat mich mein Vorgesetzter darauf aufmerksam gemacht, das bei ein paar Belegen der falsche Betrag im System erfasst wurde. Ich soll nun bis nächste Woche eine Strategie vorlegen wie ich das zukünftig vermeide. Er meinte „Die Eingaben müssen bei 100% der Vorgänge stimmen.“ Habt ihr Tipps wie sich solche Fehler vermeiden lassen.
Vielen Dank
Fabian
4 Antworten
Hallo,
pauschal kann ich diese Frage nicht beantworten, da ich die Prozesse in der Firma nicht genau kenne. Jedoch: Hier Arbeiten Menschen, eine 100% Richtigkeit aller Beträge ist nicht möglich. Möglichkeit: Du buchst die Belege und ein anderer Mitarbeiter macht einen Gegencheck, in der Regel nach dem 4-Augen Prinzip, das macht Sinn. Das ist bei vielen Firmen der Standardfall.
Es kommt auch darauf an, welche Daten du eintragen musst, zum Teil kann man diese Prozesse automatisieren.....Genau sagen, kann hier das niemand, die Prozesse kennt keiner und hier muss man aktiv in eurem Unternehmen eine Lösung überlegen, alle Prozesse von A-Z anschauen und dann hier eine Lösung erarbeiten, das braucht viel Geduld, übers Wochenende ist das nicht möglich, das sollte auch ein Chef wissen.
Mir hilft es, wenn ich gelesene Zahlen ausspreche und dann eintippe. Nicht die extrem umständliche deutsche Version wie dreiundzwanzigtausendfünfhundertsechsundfünfzig sondern zweidreifünffünfsechs.
Da ist nicht nur das Auge, sondern auch das Ohr beteiligt.
Bei Langen Zahlen, z.B. IBAN oder Tel-Nr. die eingetippten Werte nochmals abgleichen.
Ich arbeite selbst in der Buchhaltung. Fehler macht wohl jeder mal. Also lass dich nicht zu sehr stressen.
Was machst du genau?
Ich selbst mache regelmäßig Kontenabstimmungen (Finanzbuchhaltung). Wenn der Saldo stimmt, ist kein Zahlendreher drin.
Bei der Lohnbuchhaltung arbeite ich anders.
An einem Tag erfasse ich alle notwendigen Daten wie zB. Stundenanzahl und führe Probeabrechnungen durch. Am nächsten Tag wird alles erfasste noch mal geprüft. Wie schnell ist doch etwas fehlerfasst und bei der Kontrolle fällt sowas auf. Naja, bei den Löhnen muss man aufpassen, die AN kennen da keinen Spaß.
Was allgemein noch wichtig ist, lass dich nicht von anderen ablenken. Am besten während der Lohnabrechnungen keinen Telefondienst übernehmen, sondern an Kollegen deligieren.
Zudem rechne ich nichts im Kopf, alles wird in die Addi eingegeben. Wie schnell verrechnet man sich durch Ablenkung. So hast du das Ergebnis auf dem Papier. Auch wenn du ein super Kopfrechner bist.
Das Grundprinzip hinter der Buchführung an sich lässt es eigentlich nicht zu, dass solche Fehler nicht doch irgendwann auffallen. Bei sinnvollem Vorgehen in den internen Prozessen sogar recht schnell, also, wenn man die Konten regelmäßig abgleicht. Klar, da ist jede Suche nach dem Fehler mühsam und aufwendig, weshalb man möglichst vermeiden sollte, solche Fehler überhaupt zu machen. Aber es ist jetzt nicht so, dass man durch einen Zahlendreher richtig bleibenden Schaden anrichten könnte...
Für dich selbst als Strategie kannst du, wenn 100% gefordert werden, eigentlich nur so vorgehen, dass du jede Eingabe und jeden Beleg immer noch mal prüfst, bevor du die Eingabe "abschickst". Also, lesen, eintippen, noch mal auf den Beleg schauen, noch mal auf die Eingabe - und erst dann "absenden". Bedeutet aber eben auch, dass du deutlich langsamer werden würdest. Und dass du wahrscheinlich auch mehr Pausen bräuchtest, denn gerade bei montonen Aufgaben dieser Art ermüdet man wirklich sehr schnell... Und ob das dann im Sinne deines Vorgesetzten ist?