Eine Verteilerliste aus Access generieren?
Hallo,
meine Frage ist etwas speziell und ich hoffe das ich den ein oder anderen IT- Experten hier erwische.
Es geht darum das ich für die Arbeit eine Verteilerliste erstellen möchte, die sich aber im Laufe des Jahres immer wieder verändert. Es geht darum, dass eine Gruppe von Mitarbeitern, die derzeit nicht auf der Arbeit sind (weil sie beurlaubt sind oder was auch immer) dennoch Informationen über einen Verteiler erhalten sollen. Die Personen, die im Laufe des Jahres dann wieder auf der Arbeit sind, werden aus der Liste gelöscht und Personen die hinzukommen hinzugefügt, usw.. meine Frage ist nun, ob es möglich wäre einen Verteiler über Access zu generieren, den man dann flexibel in Access anpassen und dann wieder neu in Outlook erstellen kann? Und wie könnte man das in Access umsetzen bzw. mit Outlook verbinden? Oder gäbe es vielleicht eine schlankere Lösung dafür?
Ich würde mich sehr freuen, wenn mir jemand helfen könnte und sich etwas besser auskennt.
3 Antworten
sorry, ich hatte gar kein Benachrichtigungsmail bekommen, daß hier eine neue Antwort kam...
Also ich verstehe schon Deinen Bedarf, aber eine 100% saubere Lösung sehe ich dafür nicht, weil die müßte beinhalten, daß Dein Mailprogramm und Dein Verteilertool ihre Adreß-Datensätze aus der gleichen Quelle holen. Aus dem Stehgreif wüßte ich aber nicht, daß das möglich ist, A) Outlook auf eine solche Quelle umzustellen, oder B) einer anderen Office-Anwendung (Excel oder Access) einen Live-Zugriff auf die Outlook-Kontakte zu geben (letzteres wäre das für Dich sinnvollere).
Da müßtest Du mal im Netz suchen...
Alle anderen Lösungen hätten den großen Nachteil redundant geführter Daten, also jeden Personen-Datensatz gäbe es dann zweimal - einmal in Outlook und einmal in Deinem Verteilertool. Ändert sich etwas, muß man immer daran denken, das in beidem zu ändern - Fehler sind da fest vorprogrammiert...
Gehen wir mal von B) aus siehe oben, dann müßtest Du die Datensätze (wohl 3 Felder/"Spalten" Vorname, Nachname, Mailadresse) in eine Tabelle (sagen wir mal Access) kopieren. Teils kannst Du dann einfach Boolsche Felder zufügen wie z.B. "krank". Teils würdest Du auch doppelte Datumsfelder benötigen für "geplant in Urlaub von bis", "geplant in Elternzeit von bis", etc...
Dann kannst Du eine Abfrage bauen, die ermittel, wer alles zum aktuellen Datum (oder einem jeweils einzugebenden Datum, falls Du den Verteiler schon ein, zwei Tage vorher erstellen willst) ein mail bekommen soll, und die liefert dann einen Outlook-kompatiblen String wie siehe unten, den Du in Outlook in das Empfängerfeld eines neuen mails kopierst.
"Max Mustermann" <mm@t-online.de>,
"Gerda Schuster" <gerschus@gmx.de>,
"Tim Müller" <t.mueller@web.de>
Hi, vielleicht schreibst Du doch erstmal etwas genauer, um was es geht:
Diese Leute in dem "Verteiler", stecken die schon in irgendeinem "Adreßbuch" oder einer Personenliste oder so etwas?
Wie bist Du auf die Idee gekommen, eine einfache Personenliste in eine Datenbank-Software zu packen? Dabei geht es ja wohl um nur eine einzige Tabelle, und die, so wie das klingt, auch nur mit extrem wenigen Feldern (Vorname, Nachname, Mailadresse)?
Aus Access heraus direkt Outlook-Mails zu generieren sollte möglich sein, wenn es ok ist, daß jedes mail erstmal nur als Entwurf existiert und in Outlook noch "bestätigt" (gesendet) werden muß (Outlook muß also mit einem benutzbaren Mailaccount auf dem PC installiert sein, auf dem diese Access-Datenbank bedient wird). Aber das klingt seltsam, eine Personalliste sollte es doch wohl bereits geben - da dann getrennt noch eine zweite Liste händisch zu führen (permanent Personen eintragen und löschen), das erscheint nicht als sinnvoller Weg.
Hallo! Vielen Dank erstmal für deine Antwort! Ja, ein Adressbuch ist vorhanden, wo die geschäftlichen Emailadressen alle drin sind (handelt sich schon um eine große Anzahl an MA aus unterschiedlichen Fachbereichen)
Auf die Idee bin ich gekommen, weil es eben darum geht das ständig Personen wieder herausgenommen und hinzugefügt werden (Ablauf Beurlaubung oder Ablauf Elternzeit z.B.) Meine Überlegung war daher gewesen, ob man einfach nur per Abfrage ermittelt wer ab heutigem Datum nicht mehr beurlaubt o.ä. ist und somit aus dem Verteiler raus kann. Personen hinzufügen wäre ja einfach. Also würde die Liste z.B. aus Vorname, Nachname, E-Mail, Beginn Beurlaubung, Vss Ende Beurlaubung bestehen. Ich dachte das es vielleicht mit Access so leichter wäre, weiß aber eben nicht ob das überhaupt so umsetzbar ist, oder ob man das vielleicht anders über Excel oder dergleichen machen könnte und dann eben mit Outlook verbindet?
das hängt sehr davon ab, wie dieser "Verteiler" an diese Informationen kommen soll "Ablauf Beurlaubung oder Ablauf Elternzeit" oder was immer.
Wenn das jemand immer händisch übertragen muß, ist der Vorteil einer solchen Access-Lösung eher gering. Hängt davon ab, wie häufig mails verschickt werden sollen und wie häufig im Vergleich dazu diese von Dir genannten Dinge sich ändern.
Angenommen, diese bereits existierenden Daten würden in einer Form vorliegen, die irgendwie von Access direkt verwertbar ist, dann ist das alles was anderes:
Dann entfiele nämlich Dein erwähntes "aus der Liste gelöscht und Personen die hinzukommen hinzugefügt, usw.".
Und dann wäre es in der Tat komfortabel, sich pro Grund/Aufgabe eines Rundmails eine Abfrage zu bauen und je nach Anlaß würde die zugehörige Abfrage den Verteiler liefern...