Wie kann man in Outlook zugehörige Mails zu einer Unterhaltung besser finden??
folgendes Problem: Bei "Unterhaltungen" achtet Outlook ja schwachsinnigerweise NUR auf den Betreff. Wenn der Betreff aber nun oft vorkommt, wie z.B. "Anfrage" dann hat man ein Problem.
Z.B. rufen Kunden oder Kollegen an, und möchten wissen, wer eine bestimmte Anfrage weiter bearbeitet/wer sie bekommen hat, also muss man die weitergeleitete Mail finden.
Nach "Nachrichten in dieser Unterhaltung" zu suchen, bringt bei einem nichtssagenden Betreff leider nichts, ebenso wie "Nachrichten vom gleichen Absender", da bei der weitergeleiteten Mail man selbst ja der Absender ist.
Noch komplizierter wird es dann, wenn bei der Anfrage noch ein paar mal mit diversen Kollegen hin und her geschrieben wurde, dann ist es ein riesen Aufwand, ALLE Mails zu der einen Anfrage zu finden.
Gibt es nicht irgendeine Möglichkeit, Teilnehmer und Inhalt gleichzeitig abzugleichen, so das man wirklich nach Unterhaltungen suchen kann?
Vielleicht einen Quickstep basteln?
3 Antworten
Hallo Deamonia,
Wenn Ihr nur mit Mails arbeitet, ist es tatsächlich schwer, nachzuvollziehen, wer was bearbeitet hat.
- Am besten wäre, Ihr arbeitet mit einer Kundenmanagement Software (CRM), wo Ihr Eure Arbeit tracken könnt. Diese Software bündelt sämtliche Kommunikationen zu jedem Kunden. Man kann auch Emails automatisch darin erfassen.
Solange Ihr nur Outlook verwendet, wäre mein Tipp:
- Erstellt Euch eine Excel Liste wo jeder Kunde eine einmalige Kundennummer hat, und jede Bestellung/Anfrage eine einmalige Bestellnummer.
- Dann achtet bei jeder einzelnen Mail darauf, die richtige Kundennummer oder Bestell/Anfrage-Nummer in die Mail einzufügen. Dann kann jeder nach dieser Nummer suchen und so sollten alle Mails gefunden werden.
- Eventuell einigt Ihr Euch alle darauf, immer in der Betreffzeile ganz vorne die Kundennnummer reinzuschreiben.
Oder Ihr macht Euch im Outlook für jeden einzelnen Kunden einen Ordner und schiebt jede Mail manuell da rein, aber das ist glaub ich auch recht Zeitaufwändig.
Hallo Deamonia,
Hmmm Okay, ich verstehe ... noch eine Idee: Wie wäre es, wenn du für Dich selber Dir eine eigene "Vorgangsnummer" definierst. Für jeden Kunden-Dialog erstellst Du Dir eine Vorgangsnummer, die Du in den Betreff aller Mails einträgst.
Auch Nachrichten, die bei Dir auf Deiner info@Firma.de eingehen, die kannst Du öffnen und nachträglich im Betreff bearbeiten und Deine "Vorgangsnummer" eintragen / oder korrigieren.
Im Excel Sheet hast Du dann in Spalte A die Vorgangsnummer, z.B. "VGN0001" (muss unverwechselbar sein) ,in Spalte B die Email des Kunden, und von mir aus noch, in Spalte C das Datum.
Das ist für Dich nur 1 Minute pro Mail an Arbeit, hilft aber später super beim Tracking. Und ich glaube auch Kollegen / Chefs werden Dich dafür loben (früher oder später). 😊
Auch Nachrichten, die bei Dir auf Deiner info@Firma.de eingehen, die kannst Du öffnen und nachträglich im Betreff bearbeiten und Deine "Vorgangsnummer" eintragen / oder korrigieren.
Wie ändere ich denn den Betreff einer Mail im Posteingang? Wusste gar nicht das das möglich ist ^^
Das wäre ja schon die Lösung meines Problems
Hallo Deamonia,
Freut mich riesig, wenn es Dir hilft, also einfach die Email in Outlook per Doppelklick in einem neuen Fenster öffnen und dann:
Auf dem Reiter "Nachricht" gehst Du im Bereich "Verschieben" auf den winzigen Pfeil neben "Aktionen" -> Nachricht bearbeiten
Dann kannst Du alles ändern und am Schluss auf Datei -> Speichern 😊 ✅
https://www.wintotal.de/images/tipps/1459_OL2007_Nachricht.bearbeiten.png
Hab gerade festgestellt, ich brauch sie sogar nur zu öffnen, und kann sofort den Betreff ändern, und speichern :)
Das ist genial, weil ich am liebsten ohne Maus arbeite viiielen Dank, das wird mir über die Jahrzehnte die ich noch arbeiten muss sicher ganze Tage an Arbeit ersparen :D
So standardmäßig sind da die Möglichkeiten begrenzt. Du könntest z. B. mit Kategorien arbeiten, aber da wird das dann auch irgendwann unübersichtlich. Das einzige, was mir da noch einfiele, wäre, die Nachricht im Outlook zu bearbeiten. (https://www.google.com/search?q=outlook+nachricht+bearbeiten&oq=outlook+nachricht+bear&aqs=chrome.0.0l2j69i57j0l7.5112j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8)
Aber das ist zum einen mühsam und verändert natürlich die ursprünglich erhaltene Nachricht, was in manchen Fällen wohl nicht gewünscht ist oder sogar problematisch werden kann.
Das einzige, was mir da noch einfiele, wäre, die Nachricht im Outlook zu bearbeiten.
Danke, aber das hatte ich bereits versucht, und das blöde ist, das Outlook wenn man dann nach "E-Mails in dieser Unterhaltung" sucht, aus mir unerfindlichen Gründen nach dem Ursprünglichen Mail Betreff sucht, nicht nach dem geänderten :(
Oh, sorry, das wusste ich nicht, das habe ich nicht getestet.
Wäre auch niemals auf die Idee gekommen, das zu Testen, wer käme schon darauf, das Outlook nach dem Ursprünglichen Betreff sucht? :/
Wenn ich in dem Zusammenhang noch was "Brauchbares" finden sollte, melde ich mich ... 😀
Ich kann das nicht alles vormachen, aber du musst qausi Filter verwenden.
Es gibt irgendwo eine Einstellung...
oh cool, irgendwo kann ich das also irgendwie einstellen, wie hilfreich :P
mal sehen ob ich irgendwann rausfinde wie XD
Klar, wozu hier überhaupt fragen ... man kann gutefrage.net direkt zumachen, mit dem Hinweis: Frag Google!
PS: Google würde auch nicht helfen können wenn es keine Foren wie dieses hier geben würde... 😉
Genau, hab ich schon, siehe oben. Aber wirklich nett von Dir dass Du "Sorry" geschrieben hast! 💖 😊
Danke, aber wir haben über 50.000 Kontakte, und bekommen auch Anfragen von "nicht Kunden", daher fällt das mit der Kundennummer flach ^^
Geht mir auch nur um mein Postfach, denn ich hab die info@ unserer Firma, deswegen denke ich wird da auch kein Geld in eine Lösung investiert werden...
Aber danke für die Ideen :)