Wann wird einem Bescheid gesagt, ob man die Schule wechseln muss oder wiederholen muss?

Eigentlich immer dann, wenn die Noten feststehen oder unmittelbar davor (wenn alle Arbeiten durch sind etc.). Wenn du dir unsicher bist frag die Lehrer in betreffenden Fächern oder rechne dir deinen Schnitt aus.
Bei meiner Schule gibt es dann noch die 'blauen Briefe' nach Hause und ein Gespräch mit den Eltern.

Da musst du dich in der Schule Informieren aber eigentlich steht sowas in den Zeugnissen

Wenn die Noten feststehen bekommst du einen Brief :D