Automatisiert Aufgabe in Teams zuweisen?
Hallo, ich habe eine etwas schwierigere Frage:
Also folgende Situation:
5 Mitarbeiter und viele Backups die gecheckt werden müssen. In einer Excel Tabelle stehen alle Backups die gecheckt werden müssen und dort soll man dann immer eintragen ob die Backups monatlich gecheckt wurden.
Ich muss herausfinden, wie ich Automatisiert jeden Monat einem Mitarbeiter diese Liste zum checken in Teams zuweisen kann. Wie genau kann ich das realisieren? Weil es soll dann quasi immer am ersten eines Monats eine Nachricht kommen Hallo Mitarbeiter XY heute wäre deine Backup Kontrolle in Excel Liste AB bitte erledigen.
Hat jemand Erfahrung evtl mit Power Automate oder Flows? Oder eventuell einen anderen Ansatz?
2 Antworten
Finde die Frage nicht so schwierig. Mit Power Automate ist das ja super easy.
Ich würde die Excel um den Eintrag "Prüfer" oder so erweitern. Oder eine zweite Excel, wo der Prüfer dokumentiert wird.
Dann legste mit deinem Flow los. Monatliche Ausführung.
Dann benutzt du etwa die Logik:
- Excel auslesen (um den letzten Prüfer zu erhalten)
- Initialisieren eine Array variable mit den 5 Mitarbeitern.
- Dann würde ich eine Counter Variable auf 0 setzen und noch eine zweite Variable i initialisieren und eine Schleife starten, bei der die 5 Mitarbeiter durchgegangen werden
- Bei jedem Mitarbeiter die Kondition abgefragt wenn Mitarbeiter gleich Prüfer. Wenn nein, erhöhe Counter um 1. Wenn ja, erhöhe Counter um 1 und setze i auf den Wert vom Counter. Damit hast du dann den Index des nächsten Mitarbeiters im Array
- Dann schreibst du den Wert des Mitarbeiter Arrays an der Stelle [i] zurück in das Excel Dokument
- Ich weiß nicht, ob man eine direkte Chatnachricht triggern kann, aber man kann mindestens in einen Teams Channel pushen oder auch E-Mail. Da machste dann einfach "Hallo Mitarbeiter[i], du bist dran"
Ich empfehle dir Power Automate auf Englisch zu nutzen. Da findest du einfach viel mehr Themen beim googlen, wo sich User gegenseitig helfen.
Wenn du noch nie entwickelt hast, wird das schwierigste für dich sein, herauszufinden wie du das Array aufbaust oder den Wert an Stelle i erhälst.
Aber mit ein bisschen Google + ChatGPT ist das am Ende auch kein Problem. ;)
Sehr gerne. Ich stelle grade fest, dass meine Logik nur bis zum letzten Mitarbeiter geht. Da müsste man am Ende oder zu Beginn des Loops nochmal prüfen, ob es der letzte Mitarbeiter ist und wenn ja, dann beginne beim ersten.
Aber ich denke du hast das Prinzip verstanden.
5 Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge.
Das lässt sich für 1 Jahr eintragen. Da muss man nichts automatisieren. Das macht irgendein Hiwi. Für die paar Einträge ist jede Automatisierung mit Kanonen auf Spatzen geschossen.
Stimmt schon aber hätte mich trotzdem interessiert inwiefern man das realisieren kann. habs jetzt mit der Microsoft List Integration gelöst und einem Zeitplan
Ich habe schon mal bestimmte Apps dafür gesehen, mich allerdings nicht näher damit befasst.
Weißt du eventuell, wie ich das machen kann wenn ich jetzt einen Zeitplan habe, wie ich den in Teams integrieren kann sodass die betroffenen Mitarbeiter jeden Monat eine Benachrichtigung im Teams Chat bekommen wenn sie an der reihe sind?
Vielen dank, das hilft mir enorm weiter ( :
danke für den Tipp stelle es gleich auf englisch um.