Was ist ein Projektablaufplan?

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Bei jeder Art von geplanten Projekten ist es empfehlenswert einen Plan aufzustellen, der die notwendigen Tätigkeiten, Termine und jeweiligen Zeitbedarf in chronologischer Abfolge beinhaltet um ein Projekt zielgerichtet umsetzen zu können.

Wie in den anderen beiden Antworten richtig definiert, ist im Projektmanagement ein Projektplan das Ergebnis aller Planungsaktivitäten für ein bestimmtes Projekt und dient der Projektdurchführung. Zudem kann er Unterlagen wie Projektstrukturplan, Meilensteine und Termine enthalten. Als Planungsunterlage sollte er in Dateiform als Dokument oder als Grafik und Zeichnung vorliegen.

Vielleicht solltest du Dir mal ein Programm zur Projektplanung ansehen, damit du tiefer in die Materie einsteigen kannst. Wirf mal einen Blick auf http://www.projektmanagement-freeware.de/projektplanung-c-4.html Dort gibt es unterschiedliche Projektmanagement Software, mit der Du einen Projektplan kostenlos aufstellen kannst.

Ein Projekt iist per Definition neuartig, einzigartig begrenztin Zeit, Budget. Nun wenn es neuartig und einzigartig ist, kennt man den Start des Projektes und das Ende des Projektes. Um dieses definierte Ziel zu erreichen, werden Maßnahmen notwendig aber auch Mitstreiter die einem auf dem Weg helfen. Die Summe aller notwendigen Maßnahmen mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten und den dazugehörigen Terminen ist der Projektablaufplan.

Es beschreibt also den werdegang von Beschafftung der finanziellenMittel, über den Einkauft von Brot und Wurst, über die Herstellung des Abendessen mit dem Ziel gemeinsam mit der Familie dieses zu verspeisen.

Projektablaufplan sind die Aufgaben eines Projekts, die auf eine bestimmte Zeitbudget eingeplant werden. Die Projekten kannst du ganz normal auf dem Papier oder mit einen von vielen angebotenen Projektmanagement Software planen. Hier werden die sailplane Methode von zwei Personen beschrieben, die in der Praxis als Werbeagentur angewendet wird:

Der Kern jedes Projekts sind die Aufgaben, die das Endprodukt ausmachen. Daher ist für den Erfolg des Projekts die richtige Organisation dieser Aufgaben enorm wichtig - jedoch ohne den Gesamtkontext aus den Augen zu verlieren.

Freiberufler und Agenturen im kreativen Bereich arbeiten meist an mehreren Projekten gleichzeitig, daher ist eine projektübergreifende Verwaltung der Aufgaben sehr wichtig. Die sailplane Methode ist ein Weg dieses Chaos zu meistern.

Die sailplane Methode besteht aus drei einfachen Regeln, die gemeinsam angewendet eine übersichtliche Organisation von Projekten und deren Aufgaben ermöglichen.

Täglich steht dir ein bestimmtes Zeitbudget für die Aufgaben deiner Projekte zur Verfügung - an manchen Tagen mehr, an anderen weniger. Schauen wir uns einmal die drei Werkzeuge an, die dir das Verwalten dieses Budgets erleichern.

1. Dauer abschätzen

Jede Aufgabe beansprucht ein Stückchen deines Zeitbudgets - wenn du diese Dauer gleich zu Beginn abschätzt, ist es einfach mit der Aufgabe umzugehen.

Es kommt natürlich vor, dass du nicht immer weißt wie lange du für eine Aufgabe brauchst, aber schon eine grobe Schätzung - auch wenn sie sich später als ungenau herausstellt - ist viel hilfreicher, als würdest du dich direkt auf die Arbeit stürzen!

2. Konkret einplanen

Jetzt weißt du wie lange du für deine Aufgaben brauchst, daher ist es jetzt ein Leichtes diese Aufgaben auf die kommenden Tage und Wochen entsprechend deiner verfügbaren Zeit einzuplanen.

Du hast am kommenden Freitag 7 Stunden Zeit für deine Arbeit? Dann plane dort Aufgaben ein, die maximal diese Menge deines Zeitbudgets beanspruchen.

3. Reagieren & Lernen

Du hast nun deine Aufgaben, über mehrere Projekte hinweg, entsprechend deiner verfügbaren Arbeitszeit organisiert. Jedoch kommt es natürlich auch zu ungeplanten Änderungen oder Fehleinschätzungen des Aufwands.

Hier kommt die dritte Regel ins Spiel: Reagiere auf spontane Aufgaben oder falsch eingeschätzte Aufgaben, indem du andere Aufgaben verschiebst und daraus für die zukünftige Organisation lernst.

Mehr kannst du unter https://www.sailplaneapp.com/method über saiplane Methode unter erfahren!

Einen Projektablaufplan bekommst Du so: 1. Alle Tätigkeiten / Aktivitäten für Dein Projekt aufschreiben 2. Alle Tätigkeiten schätzen (wie lange dauern sie) 3. Überlegen, was zuerst kommt, und was danach (Abfolge der Tätigkeiten) - und was hintereinander gemacht werden muss bzw. parallel gemacht werden kann 4. Die Abfolge auf ein Blatt Papier aufmalen = Das Ergebnis ist ein Netzplan 5. Der Netzplan ist oft ziemlich unübersichtlich, daher machst Du aus ihm einen Balkenplan (auch Gantt-Chart genannt), und das ist der Projektablaufplan. 6. Du gruppierst Tätigkeiten, die logisch zusammengehören und hintereinander gemacht werden 7. Du addierst den Zeitbedarf und zeichnest einen Balken für die Länge in ein Diagramm mit Zeitachse (häufig Kalenderwochen) 8. So verfährst Du mit allen Tätigkeitsgruppen - die Balken liegen untereinander und, je nachdem wann diese Tätigkeitsgruppe bearbeitet wird, an unterschiedlichen Positionen auf der Zeitachse

Mit dem Projektablaufplan kannst Du sehr übersichtlich darstellen, wie Dein Projekt ablaufen soll und wann was gemacht wird, sowie grob (ganz genau ist nur der Netzplan) die Abfolge der Tätigkeiten. Der Link bei der Antwort von TimeShift ist ein gutes Beispiel für einen PAP bzw. Gantt-Chart.

beides ist richtig - ein Projektablaufplan ist sowohl ein Diagramm als auch KEIN Diagramm.

Tatsächlich besteht so ein Ablaufplan aus den einzelnen Tätigkeiten, denen eine bestimmte, festgelegte Dauer zugewiesen wird, Abhängigkeiten und Ressourcen. Das sind dann erstmal Zahlenwerte. Hieraus generiert man dann die Grafik, um die Abhängigkeiten zu visualisieren.

Das Ergebnis ist dann in etwa so etwas:

http://www.gert-schilling.de/Home_Schilling_Verlag/Service/Workshops/Projektmanagementworshop/Balken_Buchprojekt_01.jpg

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