Projektablaufplan sind die Aufgaben eines Projekts, die auf eine bestimmte Zeitbudget eingeplant werden. Die Projekten kannst du ganz normal auf dem Papier oder mit einen von vielen angebotenen Projektmanagement Software planen. Hier werden die sailplane Methode von zwei Personen beschrieben, die in der Praxis als Werbeagentur angewendet wird:
Der Kern jedes Projekts sind die Aufgaben, die das Endprodukt ausmachen. Daher ist für den Erfolg des Projekts die richtige Organisation dieser Aufgaben enorm wichtig - jedoch ohne den Gesamtkontext aus den Augen zu verlieren.
Freiberufler und Agenturen im kreativen Bereich arbeiten meist an mehreren Projekten gleichzeitig, daher ist eine projektübergreifende Verwaltung der Aufgaben sehr wichtig. Die sailplane Methode ist ein Weg dieses Chaos zu meistern.
Die sailplane Methode besteht aus drei einfachen Regeln, die gemeinsam angewendet eine übersichtliche Organisation von Projekten und deren Aufgaben ermöglichen.
Täglich steht dir ein bestimmtes Zeitbudget für die Aufgaben deiner Projekte zur Verfügung - an manchen Tagen mehr, an anderen weniger. Schauen wir uns einmal die drei Werkzeuge an, die dir das Verwalten dieses Budgets erleichern.
1. Dauer abschätzen
Jede Aufgabe beansprucht ein Stückchen deines Zeitbudgets - wenn du diese Dauer gleich zu Beginn abschätzt, ist es einfach mit der Aufgabe umzugehen.
Es kommt natürlich vor, dass du nicht immer weißt wie lange du für eine Aufgabe brauchst, aber schon eine grobe Schätzung - auch wenn sie sich später als ungenau herausstellt - ist viel hilfreicher, als würdest du dich direkt auf die Arbeit stürzen!
2. Konkret einplanen
Jetzt weißt du wie lange du für deine Aufgaben brauchst, daher ist es jetzt ein Leichtes diese Aufgaben auf die kommenden Tage und Wochen entsprechend deiner verfügbaren Zeit einzuplanen.
Du hast am kommenden Freitag 7 Stunden Zeit für deine Arbeit? Dann plane dort Aufgaben ein, die maximal diese Menge deines Zeitbudgets beanspruchen.
3. Reagieren & Lernen
Du hast nun deine Aufgaben, über mehrere Projekte hinweg, entsprechend deiner verfügbaren Arbeitszeit organisiert. Jedoch kommt es natürlich auch zu ungeplanten Änderungen oder Fehleinschätzungen des Aufwands.
Hier kommt die dritte Regel ins Spiel: Reagiere auf spontane Aufgaben oder falsch eingeschätzte Aufgaben, indem du andere Aufgaben verschiebst und daraus für die zukünftige Organisation lernst.
Mehr kannst du unter https://www.sailplaneapp.com/method über saiplane Methode unter erfahren!