Hallo,
ich arbeite in einem kleinen Transportunternehmen. Wir haben 16 LKW, von denen ich selbst bis letzte Woche noch einen gefahren bin.
Nun hat mich der Chef als Unterstützung und zukünftigen Disponenten ins Büro geholt um meine Kollegin abzulösen die im Sommer in Mutterschutz geht. Ich möchte jetzt einige Dinge vereinfachen und automatisieren. Da wir nur zu dritt im Büro sind und niemand bisher mit komplexen Programmen zu tun hatte wollte ich hier mal fragen ob jemandem etwas zu meinem Problem einfällt:
Wir fahren als Subunternehmer für eine größere Firma, dort wird nach Kilometern abgerechnet. Wir bekommen am Freitag eine Aufstellung für jeden einzelnen LKW in der steht wo er war und wie viele Kilometer er gefahren ist. Diese lässt sich mit Excel öffnen.
Jetzt muss ich jedes mal die Rechnungsvorlage öffnen, Datum und Rechnungsnummer ändern, die Kilometer und die Ziele manuell eintragen und den Betrag ausrechnen. Excel zählt zum Schluss alles zusammen. Bei 5-7 touren in der Woche sind das ebenso viele Rechnungen und das für jeden LKW. Zum Schluss muss ich noch umständlich einen neuen Dateinamen eingeben damit die Rechnung richtig gespeichert wird.
Mit ausdrucken, sortieren, ablegen und zum Kunden senden beschäftigt das 2 Leute Samstags von 9-15 Uhr. Samstags deshalb weil eben Freitags erst die Papiere der LKW und die Aufstellung vom Kunden kommen. In Zukunft wird es noch mehr, da wieder neue LKW´s kommen und die natürlich auch abgerechnet werden wollen, sonst verdienen wir ja nix.
Gibt es ein Programm dass sich die Zahlen und Touren selbst aus der Excel Aufstellung des Kunden holt, Datum und Rechnungsnummer ändert und die Rechnung richtig abspeichert, sodass man nur noch kontrollieren und ausdrucken muss?
Ein netter Bonus wäre noch wenn unsere Buchhaltung darauf zugreifen könnte um auch diese zu vereinfachen.
Von uns ist leider niemand eine gelernte Bürokraft, der Chef ist wie ich sein Leben lang Lkw Fahrer gewesen und hat sich halt irgendwann selbstständig gemacht, die Kollegin die geht hatte auch nie mit Rechnungsprogrammen zu tun.
Wenn es eine Weiterbildung oder einen Kurs gibt die mich in solchen Sachen fit macht, der Chef würds bezahlen hat er gesagt.
Ich wär für jede Hilfe dankbar.
MfG Jürgen
Naja ich will einfach nicht, dass bei jedem Buchungssatz diese Rechnungsnummer mit geschleppt wird.
ich habe da mal eine rein geschrieben und die wird immer mitgeschleppt. Wenn ich eine andere eintrage ist es ja auch ok aber manchmal brauch ich auch keine und dann muss ich die jedes Mal löschen.