Word - styleref zeigt vorherige Überschrift an?

Hallo zusammen,

ich nutze die Funktion StyleRef in Word um mir meine Kapitel in der Kopfzeile anzeigen zu lassen. Funktioniert soweit auch gut, zeigt Überschrift 1 und Unterpunkt-Überschrift 2 an.

Nur leider zeigt es mir bei Kapiteln mit nur Überschrift 1 auch noch die Unterpunkt-Überschrift 2 an, wie kann ich das entfernen?

Grüße

Klaus

Answer 1

[BerchGerch]

Hallo,

um dir weiterzuhelfen, bräuchte ich noch ein paar Informationen:

1. Wurden deine Überschriften mit einer automatischen Nummerierung versehen(, sonst funktioniert das alles nämlich nicht)? Falls ja, welches Format hat die Nummerierung?
2. Wie ist das Format von Überschrift 1 und Überschrift 2 in der Kopfzeile, wenn beide vorhanden sind bzw. wo befinden sich die StyleRef-Verweise in der Kopfzeile, wenn beide Überschriften im Kapitel vorkommen? Hier wäre eigentlich ein Screenshot hilfreich. Ich muss das nur wissen, damit ich dir sagen kann, ob man hier am Ende zwei Feldfunktionen erstellen muss, oder ob eine genügt.

Und nur für dich zur Information: So einfach umstellen kann man das nicht, denn Word hat dafür keine echten Einstellungsmöglichkeiten. Aber es gibt einen Workaround. Mit ein bisschen tricksen und einer geschickten Kombination aus Feldfunktionen kann man dein Problem lösen – immer vorausgesetzt, deine Überschriften wurden mit einer automatischen Nummerierung versehen.

Also, wenn du mir meine Fragen beantwortest, helfe ich dir gerne weiter.

Gruß, BerchGerch

Woher ich das weiß: eigene Erfahrung

Comments

[EpicDirt]

Danke, ja ich benutze drei Arten der Überschrift, 1. Überschrift, 1.1 Überschrift und 1.1.1 Überschrift, angezeigt werden soll aber nur die 1. und 2. Überschrift

[BerchGerch]

@EpicDirt

Danke für die Info. Nun müsste ich noch wissen, wo deine Überschriften in der Kopfzeile zu finden sind, wenn sowohl Überschrift 1 als auch 2 vorkommt, also:

Stehen deine Überschriften 1 und 2 hintereinander, wenn beide vorkommen, z. B. so:

Fall 1

Überschrift 1: Überschrift 2 oder

Überschrift 1 — Überschrift 2

oder stehen die Überschriften an verschiedenen Stellen also beispielsweise links und rechts, z. B.

Fall 2

Überschrift 1 ___________________________________ Überschrift 2

Das ist wichtig zu wissen. Im ersten Fall brauchen wir nur eine Feldfunktion, um dein Problem zu lösen, im zweiten Fall zwei. Je nach Fall müssen die Feldfunktionen außerdem unterschiedlich gestaltet sein.

Bitte nochmals um Rückmeldung, damit ich dir weiterhelfen kann.

Gruß, BerchGerch

Answer 2

[BerchGerch]

Hallo,

um dein Problem zu lösen gehe folgendermaßen vor:

1. Erstellen der Feldfunktionen in der Kopfzeile

Drücke zunächst Alt + F9, um dir die Feldfunktionen im Dokument als Feldfunktionen anzeigen zu lassen. Diese werden innerhalb geschweifter Klammern angezeigt, also z. B. { STYLEREF "Überschrift 1" \l }. Wir stellen das nachher wieder um.

Jetzt kommt es eben darauf an, ob Überschrift 1 und 2 in der Kopfzeile zusammen vorkommen, wie in meinem Kommentar in Fall 1 beschrieben, oder ob diese getrennt stehen, wie in Fall 2 beschrieben.

a) Fall 1: Die Überschriften hängen zusammen

Gehen wir zunächst davon aus, die Überschriften hingen zusammen, und zwar im folgenden Format: Überschrift 1: Überschrift 2.

Dann musst du an der Stelle, an der die Überschriften in der Kopfzeile stehen sollen, die folgende Feldfunktion erstellen:

{ IF { STYLEREF "Überschrift 2" \l \n } = 0 "{ STYLEREF "Überschrift 1" \l }" "{ STYLEREF "Überschrift 1" \l }: { STYLEREF "Überschrift 2" \l }" }

WICHTIG: Die geschweiften Klammern in der Funktion musst du immer über Strg + F9 erzeugen, damit Word diese als Feldfunktionen erkennt, sonst klappt das alles nicht.

Übersetzt bedeutet die Funktion Folgendes:

Wenn die Überschriftennummerierung bei Überschrift 2 den Wert 0 hat (also nicht existiert),
dann schreibe Überschrift 1,
sonst schreibe Überschrift 1: Überschrift 2.

b) Fall 2: Die Überschriften hängen nicht zusammen

Hängen deine Überschriften in der Kopfzeile nicht zusammen, wenn beide Überschriften vorkommen, musst du zwei verschiedene Feldfunktionen in der Kopfzeile erstellen. Dann musst du an der Stelle, an der Überschrift 1 steht, die folgende Feldfunktion erstellen:

{ STYLEREF "Überschrift 1" \l }

An der Stelle, an der Überschrift 2 auftauchen soll, sofern vorhanden, erstellst du die folgende Feldfunktion:

{ IF { STYLEREF "Überschrift 2" \l \n } = 0 "" "{ STYLEREF "Überschrift 2" \l }" }

Diese Feldfunktion bedeutet übersetzt übrigens:

Wenn die Überschriftennummerierung bei Überschrift 2 den Wert 0 hat (also nicht existiert),
dann schreibe nichts,
sonst schreibe Überschrift 2.

Auch für diese Funktionen gilt natürlich, dass alle geschweiften Klammern über Strg + F9 erzeugt werden müssen.

Hast du deine Feldfunktionen soweit erstellt, kannst du wieder auf Alt + F9 drücken und so die Anzeige der Feldfunktionen wieder ausschalten.

2. Die Phantomüberschrift

Die Phantomüberschrift dient dazu, Word eine Überschrift 2 mit dem Nummerierungswert 0 zu geben, damit entsprechend der Funktion oben in der Kopfzeile nur Überschrift 1 angezeigt wird, sofern keine Überschrift 2 in einem Kapitel existiert. Diese Phantomüberschrift wird hinterher nicht im Inhaltsverzeichnis auftauchen und auch die Nummierung des Dokuments nicht verändern, da diese Überschrift ja den Nummerierungswert 0 hat.

1. Um eine Phantomüberschrift zu erzeugen schreibst du überall dort, wo du eine neue Überschrift 1 erzeugt hast, in die Zeile nach der Überschrift einen beliebigen Text. Ich nenne diese Überschriften immer gern Phantomüberschrift oder nur Phantom, damit ich weiß, dass es sich dabei um eine solche handelt.
2. Formatiere diese Überschrift Phantom nun mit der Formatvorlage Überschrift 2.
3. Klicke nun im Register Start in der Gruppe Absatz auf den Befehl Nummerierung → Ohne, um die Nummierung der Phantomüberschrift zu entfernen.
4. Markiere die Phantomüberschrift, klicke mit der rechten Maustaste drauf und wähle im Kontextmenü Schriftart... Hier aktivierst du im Reiter Schriftart den Schrifteffekt Ausgeblendet, damit die Phantomüberschrift später beim Drucken nicht zu sehen ist und auch nicht im Inhaltsverzeichnis auftaucht. Alternativ könntest du auch einfach diese (Pseudo-)Überschrift markieren und Strg + Umschalt + H drücken. Das hätte denselben Effekt.

Word denkt nun, es existiert eine neue Überschrift 2 mit dem Nummerierungswert 0, so dass es von nun an in der Kopfzeile solange nur die letzte Überschrift 1 anzeigt, bis wieder eine neue Überschrift 2 (mit einem echten Nummerierungswert) erzeugt wird.

Das klingt alles kompliziert, aber so schwer ist das gar nicht. Man muss nur immer dann, wenn man eine neue Überschrift 1 ins Dokument einfügt, in die Zeile darunter gleich eine solche Phantomüberschrift einfügen (vor allem auch gleich nach der ersten Überschrift 1 deines Textes!), sofern in einem Kapitel keine Überschrift 2 existiert. (Anmerkung: Tut man das nicht, passiert genau das, was bei dir im Moment der Fall ist: Word würde die letzte Überschrift 2 aus dem letzten Kapitel anzeigen).

Optional: Ausgeblendeten Text dauerhaft anzeigen lassen

Um mit Phantomüberschriften gut arbeiten zu können, solltest du dir zumindest Ausgeblendeten Text dauerhaft im Dokument anzeigen lassen. Klicke dafür auf Datei → Optionen, wechsele links in das Modul Anzeige und aktiviere nun im Abschnitt Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen das Kontrollkästchen Ausgeblendeten Text.

Ich hoffe, meine Erklärungen sind einigermaßen nachvollziehbar. Hat man den Dreh erstmal raus und das System begriffen, geht das alles recht fix und funktioniert gut.

Eine Rückmeldung wäre nett, und melde dich bitte bei Fragen!

Gruß, BerchGerch

Woher ich das weiß: eigene Erfahrung