krausf3
07.08.2018, 14:39
Welches Dokumentenmanagement (online) für Privathaushalt?

Hallo Freunde,

ich würde gerne anfangen und meine privaten Büroangelegenheiten und -unterlagen zu digitalisieren und in einer Art Software zu kategorisieren. Ich weiß, dass es viele Verfechter solcher Softwaren gibt und einige sagen, "leg Dir ordentliche Ordner auf deiner Festplatte an". Aber ich arbeite dienstlich seit geraumer Zeit mit einem DMS und möchte sowas nun auch zu Hause nutzen. Inhaltlich fallen darunter:

  • sämtliche Vertragsunterlagen
  • sämtliche Versicherunsunterlagen
  • Hausbau Sachen (KVA/Rechnungen/Statik/Heizung...)
  • Normale Rechnungen/Quittungen
  • laufende Hausangelegenheiten (Rechnungen)
  • Steuer
  • Berufliche Angelegenheiten (Verträge und so weiter)
  • PV Anlage (Kleinstbetrieb)
  • Bedienungsanleitungen
  • und was sonst noch so anfällt

Wer kann ein geeignetes relativ günstiges System empfehlen?

Am liebsten wäre mir eines, wo die gescannten Dateien in einer Cloud online gespeichert werden. Alternativ miete ich selbst entsprechende Server an. Wichtig ist mir nur, dass die Dateien nicht auf der heimischen Festplatte gelagert sind. Alternativ würde ich Sie dort lagern, aber ein regelmäßiges Onlinebackup bevorzugen.

MfG

Florian

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Antwort
von schlunz69
08.08.2018, 06:39

Moin Florian,

ich nutze seit 4 Jahren Foxdox (https://www.d-velop.de/foxdox/foxdox-home). Bis zu 2 GB Dokumente sind kostenfrei, was eigentlich ausreichend ist, solange man keine hochauflösenden Fotos archiviert. Das System selber wird auch seit Jahren von Firmen eingesetzt, was für eine gewisse Qualität spricht. Der Hersteller (d.velop AG) ist auch am Markt etabliert, so dass das nicht so schnell wieder verschwinden wird.

Vorteile der Lösung für mich:

  • Automatische Volltexterstellung
  • App für den permanenten Zugriff auf die Dokumente
  • Synchronisation mit dem PC für Offline-Tätigkeiten

Ich selbst bin DMS-Admin in meiner Firma und betreue dort die On Premise Variante des Systems. Was man aber einsetzt, ist meiner Meinung Geschmackssache. Ich bin über die Arbeit zudem Produkt gekommen, es gibt aber sicher auch andere gute Lösungen am Markt.

Herzliche Grüße

Schlunz

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schlappeflicker
26.03.2018, 11:45
Warum gibt es keine schnellen Scanner?

Hallo.

Letztens haben wir uns auf der Arbeit über Sanner unterhalten. Grund dafür war, das ein Kollege mehrere hundert Seiten scannen will um sie zu digitalisieren und sich dabei über die Geschwindigkeit unsres Firmenscanners beschwert hat. Er kam dabei auf eine ziemlich interessante Frage: Wieso können Scanner nicht wie Digitalkameras arbeiten ? Einfach die zu scannende Seite einlegen oder einziehen lassen - Knips - fertig. Warum gibt es sowas nicht ?

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Hilfreichste Antwort
von schlunz69
27.03.2018, 06:41

Moin,

schnell ist relativ und eine Frage des Preises. Hochleistungsscanner schaffen aktuell bis zu 120 Seiten pro Minute, wobei dies von folgenden Faktoren abhängig ist:

  • Auflösung
  • Zwischenspeicher des Scanners
  • Anbindung an den angeschlossenen Rechners
  • Rechengeschwindigkeit des Rechners
  • ggf. Geschwindigkeit des Scannprogramms

Daher muss man immer zwischen Preis und Leistung wählen.

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tecnoformula
06.11.2017, 17:34
Dokumenten Management System für digitalisierte Dokumente?

Guten Tag,

ich suche ein Dokumenten Management System. Wir sind gerade dabei unsere Dokumente zu digitalisieren (Pläne, Schriftverkehr, etc.) und nach einem System auf Dateibasis abzulegen. Der nächste Schritt wäre, diese Dokumente in einem DMS zu archivieren und ggf. mit Attributen zu versehen, sodass nach ihnen gesucht werden kann.

Hat jemand bereits Erfahrungen mit DMS? Wäre super, wenn Ihr mal ein kleines Fazit und evtl. einen preislichen Rahmen schreibt (Ungefähr reicht natürlich).

Vielen Dank im Voraus!

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Antwort
von schlunz69
08.11.2017, 10:54

Moin,

die erste Frage die man sich hier stellen sollte, wo sich das DMS befinden soll, also Cloud oder on Premise (im eingenen Bereich installiert). Generell kann ich inzwischen die Cloud-Lösungen empfehlen, da ja neben der eigentlichen Installation auch noch die Backupkosten eingerechnet werden müssen. Die Preise halten sich in der Regel auch in Grenzen, allerdings kommt es auch hier ganz auf den Anspruch an Funktionalitäten (Volltextverschlagwortung etc.) und Speicherbedarf an. Ich selbst nutze Foxdox, aber es gibt auch andere Anbieter. Hier Zahle ich erst ab einem Volumen ab 2 GB, was für den privaten Gebrauch vollkommen ausreicht. Je nach Auflösung der Dokumente und der Scans reicht dies (zumindest bei mir) für ein Archiv von 10 Jahren.Wichtig ist, man darf die Preise nicht mit einem Mediacenter oder einer Dropbox-Lösung vergleichen. Hier sind die Ziele ganz andere.

Herzliche Grüße aus Wetter an der Ruhr

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Schmunzel57
21.07.2017, 17:49
Wer hat Erfahrung mit einem Dokument Managment System (DMS) für Privatanwender?

Ich (Privatmann) suche schon seit geraumer Zeit (Monaten) nach einem DMS, dass erschwinglich ist (also Freeware bzw. max 50€). Wer hat Erfahrung (am Besten also selbst im Einsatz) mit welchem DMS. P.S. Hatte in den letzten Wochen unter anderem "bitfarm-Archiv" getestet (ist aber zu kompliziert)

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Antwort
von schlunz69
06.09.2017, 08:01

Hallo Schmunzel57,

Schau mal nach Foxdox (www.foxdox.de)  Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und die Dokumente liegen auch in einem deutschen Rechenzentrum, was gerade für mich wichtig ist. Das Produkt wird auch von Firmen und Versicherungen verwendet, wodurch es nicht so schnell wieder vom Markt verschwindet. 

Ich selbst setze es jetzt seit 2 Jahren erfolgreich ein. Solange Du nicht gerade Fotos hoch lädst, reichen  die kostenlosen 2 GB. Alle Dokumente werden automatisch volltextindiziert, so dass Du nur für die Suche ein Stichwort eingeben musst 

Herzlichen Gruß

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surfer0900
05.09.2017, 21:24
Gutes DMS System für Privatanwender mit App-Anbindung?

Hallo zusammen, ich bin auf der Suche nach einem guten DMS System für den Privatbereich. Aktuell nutze ich PaperPort, bin jedoch nicht mehr so zufrieden mit dem System. Ich möchte auf jeden Fall eine OCR Erkennung haben und wenn möglich sollte es auch die Möglichkeit geben per App auf meine Dokumente zugreifen zu können und auch Dokumente ins System laden können. Vielleicht hat ja jemand Vorschläge, welche Software diese Dinge erfüllt. Danke!

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Antwort
von schlunz69
06.09.2017, 07:57

Hallo surfer0900,

Schau mal nach Foxdox www.foxdox.de). Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und die Dokumente liegen auch in einem deutschen Rechenzentrum, was gerade für mich wichtig ist. Das Produkt wird auch von Firmen und Versicherungen verwendet, wodurch es nicht so schnell wieder vom Markt verschwindet. 

Ich selbst setze es jetzt seit 2 Jahren erfolgreich ein. Solange Du nicht gerade Fotos hoch lädst, reichen  die kostenlosen 2 GB. Alle Dokumente werden automatisch volltextindiziert, so dass Du nur für die Suche ein Stichwort eingeben musst 

Herzlichen Gruß

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Lalaleloli
27.09.2016, 11:53
Kosten DMS?

Wie hoch sind die Kosten wenn man sich ein DMS anschaffen möchte?

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Hilfreichste Antwort
von schlunz69
28.09.2016, 07:17

Die erste Frage die man sich stellen sollte ist, ob das System bei einem selbst steht oder in der Cloud. Als Cloud-Lösung eines deutschen Anbieters gibt es z.B. Foxdox. Will man das DMS selbst betreiben muss man wissen, was man eigentlich braucht. 

Will man eine komplett fertige Lösung mit revisionssicherer Archivierung oder geht es nur um das organisieren des täglichen Papieraufkommens.In jedem Fall ist Deutschland das Land mit den meisten Anbietern von DMS Lösungen, daher ist eine gründliche Anforderungsanalyse unumgänglich. 

Wie schon vorher geschrieben, kann man ab 100 Euro schon eine Lösung bekommen, aber je nach Schnittstellenanforderung kann es auch viel teurer werden.

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RonaldW
04.03.2016, 09:00
Ich suche eine passende Lösung (uU. Dokumentenmanagementsystem) für das "Handbuch" unseres Vereines. Kann jemand helfen?

Eines vorweg - ich hatte noch nie Berührung mit Dokumentenmanagementsystemen. Aber ich vermute, unsere Problemstellung wird das ändern.

Hintergrund

Wir sind ein selbstverwaltetes Mehrgenerationen-Projekt und werden in den nächsten Jahren stark in die Breite wachsen, da wir sehr unterschiedliche Bereiche abdecken (Wohnen, Gartenbau, Betriebe, Altenversorgung und Kinderbetreuung).

Wir sind gerade dabei, ein "Handbuch" zu erstellen, ...

... um jenen Menschen die in den einen und/oder anderen Bereich neu hinzukommen, ein möglichst vollständiges Bild unserer bisherigen Vereinbarungen und Übereinkünfte zu geben

... um selbst den Überblick zu bewahren

DIeses Handbuch wird voraussichtlich aus den Abschnitten Grundsätzen, Richtlinien und Leitfäden bestehen.

Problemstellung

Manche Inhalte des Handbuches sind für alle Bereiche relevant, viele Inhalte nur für einen oder zwei BereichE. Unsere Mitglieder sollen also ein auf Ihre Bereiche abgestimmtes Handbuch bekommen können.

Was wir suchen

Eine Software Lösung, die ...

  • oben beschriebene Problemstellung einfach lösen kann und auf "Knopfdruck" ein aktuelles Handbuch für einen oder mehrere Bereiche zur Verfügung stellen kann

  • cloudbasierend ist

  • im Idealfall auf einen Google Drive-Dienst (wie z.B. Google Tabellen) aufbaut

  • kostenlos bis günstig ist

  • selbst zu warten ist (ohne Programmierkenntnisse)

Meine Fragen

(1) Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

(2) Welche Software-Lösungen kommen unseren Wünschen am nächsten?

Ich bin gespannt auf eure Rückmeldungen!

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Antwort
von schlunz69
05.03.2016, 12:52

Hallo RonaldW,

Schau mal nach Foxdox (www.foxdox.de). Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und die Dokumente liegen auch in einem deutschen Rechenzentrum, was gerade für den öffentlichen Bereich wichtig ist.

Herzlichen Gruß

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