Ich suche eine passende Lösung (uU. Dokumentenmanagementsystem) für das "Handbuch" unseres Vereines. Kann jemand helfen?

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4 Antworten

Hallo RonaldW,

für deine/eure Zielstellungen eignen sich aktuell Marktlösungen, wie:

  • Fileee: Cloud-Speicher
  • Doo: Innovative Dokumentenverwaltung
  • ProBinder: Virtuelles Ordnerregal
  • Otixo: Serviceübergreifende Dateiverwaltung
  • Realify PaperOffice
  • ELO Office
  • TINCA Enterprise
  1. Zu achten wäre, das Dokumente hochgeladen werden können, Text direkt eingegeben werden kann oder auch Links beliebiger Webseiten importiert werden können
  2. Versionskontrolle existiert
  3. Automatische Benachrichtigungen an die User erfolgen bei Dateiänderungen oder bei wichtigen Teamaktivitäten
  4. Vorhandensein eines mindestens dreistufigen Rechtesystems
  5. Kommentarfunktion
  6. Collaborationfunktion, damit auch gemeinsam Dokumente bearbeitet und später freigegeben werden können
  7. Digitalisierungsfunktion, um Papierunterlagen professionell einscannen zu können inkl. OCR-Texterkennung
  8. Bei Otixo: Anwender können Dateien und Ordner mittels Drag & Drop von einem beliebigen Cloud-Dienst zum anderen kopieren und verschieben

Ansonsten empfehle ich die Recherche auf folgender Seite:

http://www.dms-programme.de

Ich wünsche Euch viel Erfolg.

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Kommentar von RonaldW
05.03.2016, 21:58

Vielen Dank für die hilfreiche und kompetente Antwort!

Könntest du noch diese Frage beantworten:

Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

LG,

Ronald

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Hallo RonaldW,

Schau mal nach Foxdox (www.foxdox.de). Damit habe ich gute Erfahrungen gemacht und die Dokumente liegen auch in einem deutschen Rechenzentrum, was gerade für den öffentlichen Bereich wichtig ist.

Herzlichen Gruß

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Kommentar von RonaldW
05.03.2016, 21:58

Hallo schlunz69!

Vielen Dank für die hilfreiche und kompetente Antwort!

Könntest du noch diese Frage beantworten:

Gibt es so eine "Zielgruppen-Excerptions"-Funktionalität in Dokumentenmanagementsystemen? Wenn ja, wie nennt man diese Funktion korrekt?

LG,

Ronald

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Hallo Ronald,

ich vermute mal, dass du Exception-Funktionalität meintest, die sich mit Ausnahmesituationen während der Prozessausführung (inkl. Prozessabweichungen) befasst. 


Dies beinhaltet multidimensionale Analysen, dynamische Modellierung, Ausführung von Regeln und Berichten von Ausnahmebedingungen und Warnungen. 
Ich vermute mal wiederum, dass du dir eine Ausnahmefehlerbehandlung mit Warnmeldung wünschst, falls beim Sichern von Daten etwas schiefgeht. Dies nennt man tatsächlich "added exception handling and alert (-level)" und könnte mit einem "exception reporting" abgedeckt werden.

Ob dies als Open-Source verfügbar ist, weiß ich leider nicht.
Eventuell reicht für Euch auch ein DMS mit Workflow-Funktionalität.
Hierfür müsstest du mindestens ein CMS oder DMS mit Workflow-Funktionalitäten finden, in der Notifications (Regeln) definiert werden können auf Gruppen- und/oder Personenebene.

In Bezug auf ein DMS steht ein Workflow für eine festgelegte Dokumentenverteilung und -bearbeitung (evtl. mit Freigaben verbunden). Hier wäre dann die Zuordnung von Tasks (Aufgaben) an eine Gruppe von Personen oder auch Einzelpersonen denkbar. Denkbar wäre auch, dass nach Abarbeitung der Task die Regel weiterläuft und der nächste Bearbeiter oder Gruppe entsprechende weitere Tasks abarbeiten muss (Review-Regel) und/oder informiert (Info-Regel erstellt) wird.

Zum Beispiel wäre das "agorum-DMS" als Dokumentenmanagement-System damit ausgestattet.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei deiner Suche.

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Kommentar von maximilianus7
06.03.2016, 17:35

ich denk, das ging jetzt vollkommen daneben. excerptions gibt es tatsächlich und bedeutet "auszüge" oder "extraktionen". der fragesteller meint also die beschriebene funktion, benutzerspezifisch nur teile des handbuchs anzubieten.

nix mit "ausnahmebehandlung" 

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Kommentar von RonaldW
06.03.2016, 20:54

Vielen Dank McHilfe für die ausführliche Antwort! 

Es geht mir tatsächlich vor allem und vorerst einmal um die Exzerptions-Funktionalität (im Sinne der obigen Problemstellung bzw. https://de.m.wikipedia.org/wiki/Exzerpt). 

Ich habe leider keine Vorstellung, wie so etwas nutzerfreundlich aussehen kann. 

Um erst einmal in DMS-Funktionsauflistungen oder mit Hilfe von Anfragen bei DMS-Supports bestehender Lösungen fündig zu werden,  würde mir ein DMS-Standardbegriff zu der gesuchten Funktion helfen. 

Aber vl. gibt es für diese Funktion gar keinen Standardbegriff? 

Wer weiß was? Sind DMS überhaupt der richtige Weg, da es bei uns nur um EIN Dokument geht, aus dem mehrere Versionen per Knopfdruck exzerpiert werden? 

LG, 

Ronald 

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