Wenn im Einladungsschreiben nichts konkretes genannt ist ("planen Sie eine Dauer von xy Stunden o.ä. ein"), kannst du davon ausgehen, dass es wohl auch nur ein Gespräch zum persönlichen Kennenlernen und Besprechung von grundsätzlichen Dingen aber auch deiner persönlichen Fragen ist.
Im Einladungsschreiben ist doch sicher neben einer Zimmernummer auch eine Tel-Durchwahl (des Ausbildungsleiters?) angegeben. Keiner wird es dir negativ anrechnen, wenn du dort einfach anklingelst und entsprechend fragst, weil du bspw. die Abholung durch einen Angehörigen vorab regeln möchtest.
Ich drück dir die Daumen...
http://www.saarland.de/3798.htm