Das zu erklären ist schwierig und ich versuche mein bestes, denn es kommt nämlich drauf an, was auf der Rechnung steht (ich halte mich mit den Beträgen an Ihrem Beispiel).
steht da das Wort "Frühstück", dann sind die 5 Euro lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Auszahlung: Die Höhe der Verpflegungspauschale bei Abwesenheit von 24 Stunden = 24 Euro. Die 5 Euro werden vom Arbeitnehmer bezahlt, müssen aber übers Gehalt laufen (quasi wie eine Gehaltserhöhung)
steht da ein Sammelbegriff (z.B. Bussinespauschale), dann brauchen Sie dem Mitarbeiter nur 4,80 Euro abziehen. Auszahlung bei Abwesenheit von 24 Std.: 24 Euro abzüglich 4,80 Euro = 19,20 Euro
Grund: Vor der tollen Idee von unserer Regierung, den MwSt-Satz bei Übernachtungen von 19% auf 7% zu setzen, hieß es auf den Hotelrechnungen fast immer: "Übernachtung incl. Frühstück". Da nicht zu erkennen war, wie hoch das Frühstück tatsächlich war, hat das Bundesfinanzministerium sich einen Pauschalbetrag von 4,80 Euro Frühstückspauschale ausgedacht.
Wenn heute auf der Rechnung "Übernachtung mit Frühstück" steht, dann kann die tatsächliche Höhe des Frühstück durch die Vorsteuer ermittelt werden, da die Hotels verpflichtet sind, den MwSt-Satz auszuweisen. (Übernachtung = 7%, Frühstück = 19%).
Steht aber z.B. Bussinespauschale (anstatt Früchstück) auf der Rechnung, geht das Bundesfinanzministerium davon aus, dass außer dem Frühstück noch W-Lan, Parkgebühren usw. in diesem Betrag enthalten sind. Es kann also wieder nicht die tatsähliche Höhe des Frühstücks ermittelt werden und somit greift die Frühstückspauschale von 4,80 Euro wieder.
Es gibt auch die Möglichkeit, nur den Sachbezugswert anzusetzen, aber da kenne ich mich nicht so aus und wird in unserer Firma nicht gemacht, weil zuviel Aufwand für das Personalbüro.
Sinnvoll ist, dass bei der Bestellung des Hotelzimmers nachgefragt wird, wie die das Frühstück ausweisen. Die meisten Hotels gehen der Bitte nach, das Frühstück als Businesspauschale (oder ähnlich) auszuweisen, falls sie es nciht schon längst tun.
Gruß