Wie erreiche ich im Job, dass mir meine Kollegen die Infos geben, ohne dass Abgabetermine über Monate ignoriert werden?
Unser Chef liebt Listen. Vor 4 Wochen bekam ich 2 ähnliche Themen. 1 Beispiel: ich soll eine Gesamtliste unseres Teams (ca 40 Mitarbeiter, ich bin die Assistentin im Team) erstellen, welcher Mitarbeiter für die tägliche Arbeit welche Scheine und Qualifikationen benötigt und wie lange diese jew. gültig sind und wann sie erneuert werden müssen. Ich habe nun schon die. 2. Erinnerung geschickt, dass mir jeder Mitarbeiter diese Daten zurückmelden soll - mit Abgabetermin. Aber es fehlen noch fast alle Rückmeldungen.
Meist enden diese Dinge dann so, dass der Chef, wenn ich mich nichtsahnend irgendwann in den Feierabend von ihm verabschiede, die Daten noch schnell haben möchte. Ich habe diese dann nicht 100 % beisammen und er pflaumt mich an, dass ich nicht fähig war, das Thema abschliessend zu bearbeiten. Dabei ignoriert unser Team solche Dinge eben gern, oft über Monate. Vor lauter privat im Internet surfen/rauchen/quatschen/krank machen kommen Viele halt nicht dazu. Ich sende oft eine Erinnerung mit Abgabetermin nach der Anderen. Das wird meist über Monate ignoriert. Rückhalt vom Chef gibt es nicht. Er hat das ja an mich delegiert....
Wie erreiche ich effektiv, dass ich die Infos zeitnah zurückerhalte???
4 Antworten
Bei schriftlicher Aufforderung (Mail) den Chef in CC setzen.
Keine weiteren Aufforderungen schicken sondern die selbe Mail an die Person und den Chef weiterleiten mit der Ergänzung "1. Erinnerung", dann "2. Erinnerung" usw.
Meiner Erfahrung nach führt das simple Ergänzung von "1. Erinnerung" oft schon zum gewünschten Ziel. Bei erneuter Aufforderung hatte ich früher weit seltener eine Reaktion der angeschriebenen Personen bekommen.
Es kann auch helfen die Personen persönlich auf die noch fehlenden Unterlagen anzusprechen und wenn diese Termine benennen zu wann diese geliefert werden, dies nochmals in einer Mail (Chef in CC) festhalten.
Ok, dann liegt das Problem wohl offensichtlich beim Chef. Dann würde ich diesem einfach mal Fragen, was er glaubt wie das funktionieren soll.
Alternativ sollten die Unterlagen (die Scheine und Qualifikationen) doch eigentlich irgendwo im Büro dokumentiert sein, oder? Werden die anderen Personen denn überhaupt für diese Aufgabe benötigt?
Unsere Personalabteilung wurde outgesourst. Manche Kollegen machen Scheine extern. Daher soll ich die Daten sammeln, damit wir der Personalabteilung alles vollständig zum Eintrag in die Personalakten geben können.
Dies war auch nur ein Beispiel. Es sind oft Daten, die halt nur Mitarbeiter selbst gegeben werden können. Und, das Problem ist der Chef. Er weiss ja genau, wie das immer läuft. Und ER gibt mir seine Antworten auch im er erst nach der x-ten Nachfragen
Du hast mein Mitgefühl. Aber es wirkt so als wenn dir nur 2 Optionen leiben:
- Gewöhne dich an die Situation und passe dein Arbeitsverhalten dem der anderen an oder
- Such dir einen Arbeitgeber der deine Motivation auch zu würdigen weis
Ich persönlich würde Option 2 wählen.
Ich lese gerade einen weiteren Kommentar von Dir dazu:
"Das habe ich schon versucht. Dann sind die "Spezialisten" zum Chef gerannt und haben sich beschwert, dass ich sie mit "Erinnerungen" zumülle. UND die bekamen Recht vom Chef. Und ich stand da wie der Depp. Statt dass der Chef mal gesagt hatte: wenn du die Info abgegeben hättest, hättest du nicht schon 5 Erinnerungen dazu vom Büro bekommen..."
Nun, da ist Deine Schlagfertigkeit gefragt.
Ich hätte gekontert: "Die Mitarbeiter haben so viele Erinnerungen gewollt, andernfalls hätten sie die Anfrage zügig erledigt. Diese Mitarbeiter kommen mir vor wie der Gast beim Italiener, der Pizza schreit, diese aber nicht bestellt haben will, wenn Pizza kommt."
Dem Chef, der mich ungerechterweise angeflaumt hätte "wieso ich so unfähig sei, die Antworten zu bekommen" dem hätte ich erwidert:
"Ach Chef, die Kollegen/innen haben sich doch darauf verständigt, dass Anfragen, die von ihnen initiiert werden, nicht beantwortet werden, weil sie keine Lust darauf haben und ihre Anweisungen und Wünsche ihnen eh unwichtig sind. Wussten Sie das nicht?"
Das merke ich mir!!! Danke!!! Vielleicht hilft eine gewisse Prise Zynismus tatsächlich ;-)
Und was passiert, wenn der Termin von den Mitarbeitern nicht eingehalten wird?
Offenbar gar nichts. Dann ist es auch kein Wunder, das sich niemand um sowas schert.
Verteile doch mal Abmahnungen, und wenn du dazu keine Befugnis hast, dann melde deinem Chef das Mitarbeiter X die Auskunft verweigert hat.
REDE mit den Kollegen
Nur wer redet dem kann man auch helfen
Dann erhalte ich die Antwort, ja, ich weiss, Du bekommst die Info noch diese Woche. Doch meist passiert nichts
Das habe ich schon versucht. Dann sind die "Spezialisten" zum Chef gerannt und haben sich beschwert, dass ich sie mit "Erinnerungen" zumülle. UND die bekamen Recht vom Chef. Und ich stand da wie der Depp. Statt dass der Chef mal gesagt hatte: wenn du die Info abgegeben hättest, hättest du nicht schon 5 Erinnerungen dazu vom Büro bekommen...