Wie die Terminvergabe von Reitstunden besser organisieren?
Das Problem ist Folgendes:
Wir haben eine Reitschule mit 3 Reitlehrern, die wechselnde Termine übernehmen. Die Reitschüler rufen an, insbesondere wenn sie absagen müssen, und machen neue Termine, insbesondere wenn sie gerade geritten und vor Ort sind. Bisher haben wir dazu einen Kalender auf dem Hof liegen, in den alles eingetragen WERDEN SOLLTE.
Klappt aber nicht: Anrufer können keine Termine machen (weil der Reitlehrer gerade unterrichtet oder Zuhause ist, wo er kein Buch hat) und Absagen werden nicht (zeitnah) eingetragen, weil die Info "unterwegs" stecken bleibt und keiner ist es gewesen.
Wenn ich das Ganze versuche online zu organisieren, dann lege ich mir schon bei der Auswahl des passenden Kalenders die Karten (Google Calendar bietet längst nicht die benötigten Funktionen) und insbesondere fehlen dann wieder die Infos vor Ort, denn da kann man nur schwerlich jedes Mal irgendwelche Technik anwerfen.
Habt ihr Ideen für Verbesserungen? Kennt ihr Reitschulen ohne Büro, wo das funktioniert und WIE? Bin für alle Tipps dankbar!
10 Antworten
Hallo,
ich denke die einzige wirkliche denkbare Möglichkeit bleibt ein online verfügbarer Kalender (wie beispielsweise den von dir erwähnten Google Kalender).
Der Google Kalender bietet ja die Möglichkeit ihn mit anderen Personen zu teilen. Hierbei könnte man den drei Reitlehrern Schreibrechte für den jeweiligen Kalender geben. Bei Interesse könnten die Schüler Leserechte bekommen. Interessant wäre bei diesem Punkt allerdings ein seperater Kalender (kein seperater Account) für jeden Reitschüler, so dass Schüler A nicht sieht wann Schüler B Unterricht hat.
Hierdurch wäre der Zugriff von überall aus möglich. Durch den Einsatz moderner Technik ist auch das aufwändige Hochfahren eines Computers nicht nötig. Hierzu wird allerdings ein Smartphone oder noch besser ein Tabletcomputer benötigt, dieser kann wiederrum mit dem Kalender synchronisiert werden (http://www.google.de/mobile/sync/). Eventuell verfügen die Reitlehrer ja bereits über einen Smartphone, die Verbreitung dieser Geräte dürfte bereits sehr fortgeschritten sein.
Ein umständlicherer Weg wäre der Weg über ein Kontaktformular. Dieses könnte man auf einer Homepage installieren. Durch eine entsprechende Konfiguration könnten dort geschriebene Mitteilungen automatisch an die E-Mail-Adresse beliebig vieler Personen (z.B. die Reitlehrer und das Büro der Schule) gesendet werden. Dieser Weg ist allerdings nicht wirklich zu empfehlen, da hierfür mehr technisches Know-How notwendig ist und man die Schüler nötigt über das Formular zu kommunizieren.
Vielen Dank für die Antwort!
Bei den online-Kalendern ist eine Schwierigkeit, dass wir ein Blatt Papier vor Ort brauchen, auf dem der Reiter ablesen kann, welches Pferd er reitet.
Außerdem haben wir Reiter, die regelmäßig kommen und immer im Kalender vorgetragen werden. Das leisten die online-Kalender ja problemlos, ich habe nur Sorge, dass eher unerfahrene Anwender solche Termine völlig löschen, wenn der Reiter nur für die folgende Woche absagt.
Im Arbeiten mit Smartphone bin ich selbst leider unerfahren, wir hätten aber WLAN zur Verfügung, was die Synchronisation ja sogar überflüssig machen müsste.
Außerdem steht leider nur eine begrenzte Anzahl von Pferden zur Verfügung, sodass ein Kontaktformular nicht ausreichen würde, denn es wird ja kein Bestand verwaltet. Zudem kann nicht jeder Reiter jedes Pferd reiten, sodass z.B. eine sechster Reiter in einer bestimmten Stunde nur möglich ist, wenn dieser schon fortgeschritten ist und auch mit schwierigeren Pferden zurecht kommt. Ein persönlicher Kontakt beim Buchen wäre daher wichtig, damti man gemeinsam geeignete Stunden findet.
Bei uns haben wir 2 Reitlehrerinen und einen Reitlehrer, alle Nutzen die gleichen Schulponys und es wird auf eine gleichmäßige auslastung der Ponys geachtet. Dabei eben auch das jeder ein Passendes Pferd/Pony bekommt und ein 20 Jähriger Ponywallach weniger Stunden in der Woche geht als eine 7 Jährige Haffidame.
Unsere Reitschühler müssen ihre Unterrichtsstunden eine Woche vorher verbindlich anmelden, nachmeldungen sind problemlos möglich. Wird eine Reitstunde nicht angetreten oder kurzfristig abgesagt muss sie trotzdem bezahlt werden. Seit wir das eingeführt haben gehen die Abmeldungen nahezu gegen null, die Kinder sagen dann nach der Reitstunde das sie nächste woche nicht können, fragen dann aber wenn was dazwischenkommt ob sie trotzdem mitmachen dürften.
Die Reitleher haben unterscheidliche Tage und Zeiten. Beispiel Reitlehrer A macht hauptsächlich Unterricht für Anfängerkinder, diese Stunden sind dann DI und DO und SO zwischen 14 und 16 Uhr. Reitlehrer B Macht Unterricht für Fortgeschrittene und größere Kinder und Eintelstunden. Das immer Mo 14-16 und Fr 14-17 und Samstags und Sonntags (Sonntags nur Vormittags) Einzelstunden.. Reitlerer C macht dann die Hausfrauenstunden und Unterricht für Fortgeschrittene Montags abends, Dienstagsabens (17-19) und Mittwochs 2 Springstunden.
Zu den Stunden melden sich immer ungefähr gleichviele Kinder an, mal einer mehr, mal 2 weniger. So weiß jeder Reitlehrer wie viele Ponys und welche er für welche Stunden nutzen kann. Sagt jemand ab geht das Pferd/Pony nur eine Stunde und wird dann eventuell abends noch einmal eingesetzt. Meldet sich jemand zusätzlich ist das auch kein Problem, dann geht halt ein Pony mal 2 Stunden was an diesem Tag halt nur eine Gegangen wäre. Bei uns reiten aber viele auf eigenen Pferden/Ponys, einige Einstaller stellen Ihr Pferd für Stunden zur Verfügung oder haben Reitbeteiligungen dir auch in Stundne mitgehen.
Kein Pferd/Pony geht so mehr als 2 Stunden oder 6 Tage in der Woche, alle gehen morgens mit auf die Weide oder den Paddock. Damit ist es also auch nicht so tragisch wenn einer mal keine Stunde am Tag geht.
Das kann so aber nur Funktionieren wenn jeder Reitlehrer feste Stunden hat und weiß welche Pferde/Ponys wann regelmäßig gehen. Kaum ein Reitstall hat täglich neue Reitschüler so ist vieles ferst eingeplant und pedelt sich ein. Problematisch wird es immer nur dann wenn neue Stundenpläne rauskommen und die Kinder umgewürfelt werden müssen. Bei uns haben dir Kinder aber keine Festen Ponys und jeder muss mal auf jedem reiten. Nach möglichkeit werden aber die Lieblingsponys gegeben udn es wird teilweise mitten in der Stunde mal getauscht damit sich die Kinder nicht auf einem Festfahren oder sich zusehr auf einen Reitpartner einfahren.
Bie uns ist weder das 5 Jährige Deutsche Reitpony, noch die 7 Jährige Haffi Dame zu "lustig" für die Kinder. Sie kommen ja auch jeden Tag mindestens den ganzen Vormittag auf die Weide, ab nächsten Monat auf den Paddock.
Das sind alles ganz liebe und brave kleine Muckelchens. Klar können dir auch anders, bei unserem Tobi der erst seit einem Jahr im Betrieb ist und vorher nur vor der Kutsche war kann es mal passieren das er beim angloppieren mal einen kleinen Hüpfer macht, das macht er aber nur wenn die Kinder das Bein zum angaloppieren zu weit nach hinten legen. Das ist dann ein kleiner Hüpfer und die Kinder lehrnen daraus. Unser 27 Jährige Opi (Reitpony) ist eigentlich auch sehr brav und für die ganz kleinen neuanfänger, nimmt man bei ihm die Zügel zu kurz flitzt der im Trab los. So hat jeder seine kleine Macken und die Kinder lehrnen aus den Fehlern.
Hallo! Das sowas ein Problem sein kann, glaub ich gerne. Also ich weiß nicht, ob Dir das hilft. Aber bei dem Stall, wo mein Pferd steht (wenn es nicht gerade wie im Moment auf der Sommer-Ferien-Weide ist) funktioniert das folgendermaßen: Es gibt immer ca. 8 Leute, die Reitunterricht (RU) nehmen wollen (natürlich viel weniger als bei dir und auch nur bei einer statt bei drei Reitlehrerinnen). Der Reitunterricht ist immer Samstags. Bis zum Mittwoch vorher müssen sich alle eingetragen haben, die am RU teilnehmen wollen. Die RL (Reitlehrerin) hat auf dem Zettel schon die Zeiten, zu denen man zum RU kommen kann, vorher eingetragen (also welche von ihr aus möglich sind). Dann sollen sich die Reitschüler möglichst ohne Lücke eintragen. Die Eintragung ist verbindlich. Wer doch nicht kann und ohne Absagen nicht kommt, muss die Reitstunde trotzdem bezahlen (bezahlt wird immer gleich vor Ort). Wenn man nicht kann oder krank wird, muss man versuchen für Ersatz zu sorgen (dass vielleicht der letzte auf der Liste schon früher kann). Also ich denke in deinem Fall, wo du es ja auch schon mit Kalendern versucht hast und sich keiner so wirklich einträgt, würde ich versuchen, ein paar Regeln mehr einzuführen: nur wer sich eingetragen hat, kann auch RU bekommen. Die Stunden werden gleich vor Ort bezahlt. Wer ohne Abmeldung nicht kommt, muss trotzdem zahlen (eigentlich sehr wirksam). Ich weiß ja nicht, wie das ist, also wie umständlich es für die Schüler wäre, SELBER, also PERSÖNLICH einzutragen, dass sie nicht können, dann kann die Information unterwegs nicht verloren gehen. Und wenn die Reitlehrer einfach eine Liste auslegen, wo mögliche Termine schon drinstehen und sich die Reitschüler einfach eintragen? Dann müssen die Reitlehrer nicht immer telefonisch erreichbar sein. Ich hoffe, es ist ein bisschen deutlich geworden, wie ich das meine in meiner laaangen Antwort, sorry.... :-) Ich weiß ja nicht, in wieweit das so bei dir umzusetzen wäre... Aber das sind so meine Ideen. Viel Erfolg!
Vielen Dank, insbesondere der Tipp mit persönlichem Erscheinen bei Verhinderung ist überlegenswert. Eventuell lässt sich ja einführen, dass Absagen eben NICHT mehr telefonisch erfolgen dürfen, sondern per SMS, Fax, Email oder auf Anrufbeantworter. Dann würde man da zumindest "Rechtssicherheit" haben, ob abgesagt wurde oder nicht. Allerdings ist das irgendwie nicht besonders kundenfreundlich und ich weiß nicht, ob man sich das trauen kann....
Man kann das sicherlich nie 100 %ig lösen, aber mit ein wenig Disziplin erheblich verbessern.
Absagen, die nicht ankommen, da muss halt bezahlt werden, auch wenn man nicht geritten ist (gute Erziehungsmaßnahme).
Absagen müssen bis ... Uhr gemeldet sein, neue Termine werden von... bis... Uhr vereinbart; hier muss natürlich dann auch wirklich jemand da sein, der die Anrufe annimmt und die Einträge macht.
Und man muss das Buch anketten... ich weiß ein Fall, da hatte es eine kleine Schülerin mit nach Hause genommen, um etwas abzuschreiben; über die Tragweite war weder ihre Mutter noch sie sich im klaren - eine Woche Chaos!
Viele Reiter nutzen https://kalender.digital für die Planung von Reitstunden.
supi antwort !!! kriegste mein däumchen für!!!
jepp - wenn jeder reitlehrer seinen schwerpunkt und seine eigene kompetenz hat, kann er auch seinen plan machen und die leute melden sich einfach bei dem zuständigen... dann gibts auch kein durcheinander...
hatten damals im stall einen norweger, der war knapp 30 und ein fjordpony, das war 27... gingen beide jeden tag munter 2 stunden in der abteilung und man musste sie vor der montagsabteilung erst mal zum "ausbuckeln" in die halle lassen, weil sie für die anfänger sonst zu "lustig" gewesen wären...