Am einfachsten, ohne alles komplett umzustellen, einen eigenen Server in der Firma hinsetzen. Bedarf i.d.R. kaum Anschaffungskosten. Einen MySQL Server kann jedes Kind aufsetzen.

Diesen macht man dann von außen z.B. nicht erreichbar, sondern nur übers Intranet. Und wenn dieser von außen erreichbar sein soll, kann man auch eine VPN Verbindung nutzen.

So würde ich es realisieren und nicht über eine Excel Tabelle.

Aber zu deiner Frage, hier ist mal eine Anleitung dafür, wie man das mit Excel macht.

https://dev.mysql.com/doc/mysql-for-excel/en/mysql-for-excel-import.html

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