Wenn du das ganze schriftlich brauchst, ist es sinnvoll sich selber Fragen zu stellen: (Ich weiß ja nicht wie genau du das brauchst..) Wer kommt aller? Alter? Anzahl? Geschlecht? Wo findet das Essen statt? Raumaufteilung? Genug Platz? WIe soll das Essen ablaufen? Gibt es Programmpunkte? Was brauche ich alles? Wer bringt das Essen mit? Getränke? Stühle?
Denk nicht kompliziert. Was wäre dir am Liebsten?