Also eigentlich ist es üblich, dass Hotel und Fahrtkosten direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden und dass, bevor die Reise stattfindet - weil i.d.R. alles über das Firmenkonto verrechnet werden kann und es sich hierbei um "Feste"-Preise handelt.
Für die Fahrtkosten (wenn z.B. Bahn oder Flieger) ansteht kann dies auch schon von der Firma beglichen werden.
Variable Kosten, wie z.B. Taxi, Öffentliche Verkehrsmittel, Verpflegung ist schwer zu kalkulieren - daher wird das i.d.R. nicht vorab erstattet - evtl. hilft eine Anfrage zu einer "Firmen-Kreditkarte".
Und da wir unsere Reisekosten mit dem Tool abwickelt wird i.d.R. sofort nach Einreichung bezahlt ... - inkl. Verplfegungspauschale
http://www.stallwanger.net/sites/Reisekostenabrechnung-Excel.php