Eventuell nicht ganz das was du suchst, aber für diesen Zweck anwendbar sind Pivottabellen, die du in Excel erzeugen kannst.

Und zwar kannst du deine Datensätze hiermit filtern lassen. z.B. hast du eine Auswahlliste für den Artikel. Dort kannst du auswählen, welche sichtbar sein sollen. Auch die Suchfunktion innerhalb der bestehenden Werte wie beschrieben (Eisenbahn) funktioniert. Anschließend werden nur noch die Treffer in der Liste angezeigt und du kannst die Artikelnummer bequem ablesen.

Habe leider keine wirklich gute Anleitung gefunden, die ich dir nennen könnte, um dein Problem zu lösen. Einfach mal mit herumspielen. Ansonsten einfach mal per PN melden, dann schicke ich dir eine Beispieldatei.

Wenn du meinst, du willst auf einem USB-Stick nachschauen, ob an einem anderen Rechner etwas geöffnet oder kopiert wurde, muss ich dich enttäuschen. Mir ist hierzu nichts bekannt. Theoretisch wäre das letzte Zugriffsdatum ein Indiz. Du kannst es über die Eigenschaften einer Datei abfragen. Es wird aber scheinbar auch von windowseigenen Programmen oder Virenscannern beeinflusst und ist demnach nicht zuverlässig.

Wenn du wissen willst, was an einem Rechner zuletzt geöffnet wurde (was auch auf externen Speichermedien liegen kann), kannst du Windows befragen. Windows legt standardmäßig eine Liste der zuletzt verwendeten Dateien an. Du kannst sie unter Windows 7 über das Startmenü -> Zuletzt verwendet einsehen. Es werden aber nur die letzten 15 Einträge angezeigt und sie enthält auch nur die geöffneten Dokumente.

Ist der Startmenüeintrag nicht vorhanden, kann er hinzugefügt werden: Klicke im Startmenü mit der rechten Maustaste auf das freie Feld und wähle Eigenschaften. Der Button "Anpassen..." bringt eine lange Liste von Optionen. Ganz unten findet sich die Einstellung "Zuletzt verwendet", die aktiviert sein muss.

Die Einträge sind auch in der Registry gespeichert, aber durch das binäre Format nicht wirklich menschenlesbar.

Speichere es in einer Datei ab. Musst es beim Öffnen halt wieder auslesen.