Was sind die Vorteile einer Überweisung und Nachteile für den Kunden und Handel?

Immer mehr Unternehmen setzen heute auf die Automatisierung ihrer internen und externen Prozesse. Aus der internen Sicht bedeutet dies meistens eine bessere Vernetzung der IT-Systemlandschaft und dadurch durchgehende elektronischen Prozesse.

Kommt die externe Perspektive dazu, so müssen auch die Geschäftspartner entlang der Wertschöpfungskette in Beschaffung und Vertrieb miteinbezogen werden. Ist dies der Fall, so kommt man um das Thema elektronischer Datenaustausch (EDI) meistens nicht herum.

Doch was ist der elektronische Datenaustausch nun genau?

Unter dem Begriff des elektronischen Datenaustausches (EDI) versteht man den Austausch von strukturierten elektronischen Geschäftsdokumenten zwischen verschiedenen Geschäftspartnern. EDI ist dabei keine bestimmte Technologie, sondern ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und Geschäfts­dokumenten­standards mit letztlich einem zentralen Ziel:

„Automatisierte Kommunikation von Information in Form von Geschäftsdokumenten direkt zwischen zwei IT-Systemen, ohne dass dabei ein Mensch eingreifen muss“.

Diese nahtlose und medienbruchfreie Kommunikation ermöglicht eine hohe Prozessautomatisierung, da Geschäftsinformation papierlos und schnell zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden kann. Medienbruchfrei bedeutet dabei, dass kein Wechsel des informationstragenden Mediums während des Austausches notwendig ist (wie zB das manuelle Abtippen einer Papierrechnung). Die Daten werden direkt von einem System in das anderen System übertragen, ohne dass manuell eingegriffen werden muss – ohne „Medienbruch“ also.

Was wird im Rahmen von EDI nun zwischen Systemen ausgetauscht? Je nach Anwendungsfall können dies elektronische Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen sein, aber auch Stammdaten oder branchen- bzw. industriespezifische Daten wie Überweisungen, Lieferabrufe, Zeitlisten, Personaldaten, etc.

Vor allem im Bereich des Supply-Chain-Managements spielt der Einsatz von EDI eine sehr wichtige Rolle. Die folgende Abbildung zeigt eine vereinfachte Darstellung eines typischen Supply-Chain-Szenarios. Bei einer Lieferkette denkt man in erster Linie an den Waren- und Zahlungsfluss. Es ist jedoch erst der Informationsfluss, der die Lieferkette überhaupt erst ermöglicht.

Einfache Supply-Chain

Dieser Informationsfluss war in klassischen Supply-Chains von Papier und Telefon dominiert. Später kamen neue Medien wie Fax oder Email hinzu.

Wenn es um die zu bestellende Menge ging, so spielte die Erfahrung der beteiligten Partner eine Rolle – wie beispielsweise in einem klassischen Tante-Emma-Laden der 50er-Jahre.

Tante-Emma-Laden | Quelle: Wikimedia Commons

Die Eigentümer wussten ungefähr über den zu erwartenden Absatz Bescheid und steuerten die Nachbestellung entsprechend. Dabei kam es auch regelmässig zu Fehleinschätzungen – dann war das Produkt eben nicht verfügbar und der Konsument musste warten, bis die Ware wieder verfügbar war. Für den modernen Handel von heute ein undenkbares Szenario.

Aber auch im Industriebereich stiegen die Anforderungen an Supply-Chains laufend. Supply-Chains von heute haben mittlerweile eine so hohe Komplexität und Schnelligkeit erreicht, dass der Einsatz von manuellem und unstrukturiertem Informationsaustausch nicht mehr möglich ist.

Frühere Supply-Chains waren von dem Motto „Sell what you buy“geprägt. Produzierende Betriebe kauften Produktionsmittel, erzeugen Produkte und lieferten diese an Abnehmer weiter. Diese Prozesse waren von einem „Schieben (push)“ geprägt, da die Vorlieferanten Produkte an die Abnehmer weiterschoben. Hatten diese keinen Bedarf, so blieben die Vorlieferanten auf ihren Lagerbeständen sitzen. Umgekehrt trat auch der Fall ein, dass die Nachfrage der Abnehmer durch das Angebot der Produzenten nicht befriedigt werden konnte, weil zuwenig produziert wurde.

Supply-Chains gestern und heute

Moderne Supply-Chains sind von einer sehr engen Verzahnung der beteiligten Partner geprägt, bei der Abnehmer detaillierte Prognosen über den erwarteten Bedarf an die Vorlieferanten kommunizieren. Das Kernmotto lautet daher “Buy what you sell”. Produkte werden nicht mehr von den Produzenten „geschoben (push)“, sondern von den Abnehmern „gezogen (pull)“. Die Produzenten können dadurch die Produktion entsprechend planen und zu große Lagerbestände oder Fehllieferungen aufgrund von fehlenden Beständen vermeiden.

Moderne Lieferketten, wie sie beispielsweise im Handel oder der Automobilindustrie (hier vor allem Just-in-Time und Just-in-Sequence) zu finden sind, wären ohne den Einsatz von elektronischem Datenaustausch gar nicht realisierbar.

Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch EDI bringt eine Reihe von Vorteilen im täglichen operativen Geschäft mit sich. Beispielsweise:

Schnellere ÜbertragungszeitenGeringere ÜbertragungskostenReduktion von wiederholter EingabeReduktion von DateneingabefehlernErhöhung der Genauigkeit der InformationReduktion des papiergebundenen DokumentenflussesKosteneinsparungen bei Tätigkeiten zum DatenhandlingErhöhung der AbwicklungsgeschwindigkeitReduktion von Lagerhaltungskosten (zB durch Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence)Vermeiden von DoppelarbeitReduktion von DurchlaufzeitenZeitliches Verkürzen von Vorgängen

Aber auch für die Unternehmensleitung ergibt sich durch den Einsatz von EDI ein breites Spektrum an Vorteilen, da geschäftsrelevante Information schneller und vor allem strukturiert vorliegt. Die Auswertung dieser Daten durch entsprechende Business Intelligence-Methoden ermöglicht eine verbesserte Prozessteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten.

Im Bereich der Planung, Entscheidung und Kontrolle sind dies beispielsweise

Einfachere Soll-/Ist-VergleicheAbweichungsanalysenNeue PrognoseverfahrenNeugewonnene statistische ErkenntnisseSchneller verfügbare InformationSimulationenProduktivitätsauswertungenVerbessertes Cash-ManagementBessere Bestandsübersicht

Beim Nichteinsatz von EDI müssen die dadurch entstehenden Nachteile in Form von Opportunitätskosten berücksichtigt werden.

So kann der Nichteinsatz von EDI zum Verlust von Geschäftspartnern führen (da diese auf den Einsatz von EDI bestehen), sowie zu einem Imageverlust, da der Nichteinsatz mangelnde Innovationsbereitschaft signalisiert. Weitere Nachteile des Nichteinsatzes sind der Verlust des Wettbewerbsvorsprunges, sowie beeinträchtigte Planung, Entscheidung und Kontrolle, da entsprechende – aus den EDI-Daten gewonnene – Managementinformation fehlt.