Frage von foxflight, 29

Excel/Numbers: Datensätze abgleichen?

Liebe Excel/Numbers Profis,

ich nutze Numbers, sicherlich ist das Prinzip bei Excel gleich. Ich möchte Infomationen aus zwei Datensätzen abgleichen. Der Fall:

Datensatz 1:

  • Spalte A beinhaltet Auftragsnummern (um die geht es)
  • Spalte B - I sind alle unterschiedlich (Bezeichnung, Notizen, Netto und Bruttowert, etc.), sollen stets mit Spalte A zusammen bleiben

Datensatz 2:

  • Spalte A beinhaltet wieder Auftragsnummern
  • Spalte B und C ebenfalls wieder wichtige Daten die zu Spalte A gehören

Ich möchte den Datensatz 2 in die Datei mit Datensatz 1 kopieren. Dann möchte ich beide Datensätze nach den Auftragsnummern sortieren. Datensatz 2 hat weniger Einträge als Datensatz 1.

Warum: Datensatz 1 sind alle Aufträge die wir in einem Monat erstellt haben. Datensatz 2 ist die Lieferliste eines Lieferanten von mehreren Lieferanten.

Die Zeilen aus Datensatz 1 die keinen Wert in Datensatz 2 haben, sollen einfach ignoriert werden. Sprich, die Zeile in der Daten des Datensatz 2 stehen würden, kann dann einfach leer bleiben.

Ich möchte ferner sehen ob es der EURO-Wert aus Datensatz 1 kleiner, gleich oder größer ist als der aus Datensatz 2. Hierzu müssten die entsprechenden Spalten abgeglichen werden.

Ziel ist es, zu visualisieren ob es Abrechnungsfehler gibt. Falls unser Lieferant einen Fehler gemacht hat. Es reicht aus, wenn ich sehe ob der Wert kleiner, gleichgroß oder größer ist als unserer. Die Tabelle muss darüber hinaus keine weiteren Bewertungen/Berechnungen der Euro-Werte vornehmen.

Ich bedanke mich für Eure Hilfe schon einmal im Vorraus.

Beste Grüße!

Expertenantwort
von Iamiam, Community-Experte für Excel, 11

wenn Du sicher bist, dass ALLE Nummern von Datensatz 2 (i.f.Blatt2) auch in Blatt 1 vorkommen, dann Formel in Blatt1, leere Spalte J oder noch weiter rechts:

in J1: =Wennfehler(index(Blatt2!B:B;Vergleich($A1;Blatt2!$A:$A;0);"-")

runterziehen und zusätzlich nach rechts kopieren

  • Lässt Numbers überhaupt mehrere Blätter zu? Wenn nicht, gib Dateinamen an und melde Dich nochmal!.
  • Ich lasse ungern Zellen ganz leer, wenn doch eine Formel drinsteht, deshalb "-"
  • Nicht jede Tabkalk akzeptiert die Ausdrucksweise A:A für ganze Spalte A. Wenn Numbers das nicht akzeptiert, dann stattdessen $A1:$A9999, analog für B:B.
  • Die Nummern müssen iIN BEIDEN TABELLEN entweder Textzahlen sein oder in beiden Zahlen.


Sortieren kannst Du, eines oder beide (aber immer alle Spalten mitsortieren!), musst Du aber nicht.
Euro-Vergleich: Nehmen wir mal der Merkbarkeit halber an, Spalte E und K.
Dann einfach
in L1: =K1-E1

Diese Zelle formatierst Du vorzugsweise im Benutzer-definierten Format:
0,00;[rot]-0,00;[Farbe7]°;[Farbe16]@  und ziehst sie runter

Das stellt das Ergebnis Ct-genau in der eingestellten Zellfarbe, negative Werte rot, exakte 0-Werte als violetten °-Kringel und Text mit dunkelgrauer Schrift dar. Kann sein, dass das Format in Numbers nicht geht, die Formel geht in jedem Fall und eine Darstellung negative Zahlen rot gibt es sicher auch.
Geht das Format nicht und willst du die irritierende 0-Darstellung weghaben, dann reicht auch
in L1: =Wenn(E1=K1;"°";K1-E1).

Antwort
von Behrmuda, 12

Du brauchst hier die sverweis Formel. Erstelle dir zuerst Sicherungskopien deiner Dokumente.

1. Bereinige alle Daten aus den Dokumenten außer den Auftragsnummern und den dazugehörigen Euro-Werten (Siehe Bild)

2. In Dokument 1 in Zelle C2 benutze folgende Formel:

=sverweis(A2;[Dokument2]Blatt1!F:[Dokument2]Blatt1!G;2;0)

Dokument2 muss natürlich durch den tatsächlichen Namen deines Dokuments ersetzt werden.

3. Kopiere die Formel nach unten.

4. Nutze in Zelle D2 folgende Formel:

=wenn(C2=B2;"OK";"ABWEICHUNG")

5. Kopiere auch diese Formel nach unten.

Danach sollte es so aussehen, wie im Screenshot. Wo die Daten stehen muss dann natürlich von dir noch angepasst werden. Meine Spaltenagaben hier sind nur Beispiele ;)

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