Hallo! Deine Frage ist ja inzwischen etwas her, aber trotzdem eine Anmerkung, um einen grundsätzlichen Missverstand auszuräumen: die Verpflegung wird ja über Pauschalen geregelt, ebenso die Abzüge der Verpflegungspauschale. Damit spielt der tatsächliche Betrag des Frühstücks keine Rolle (wenn es nicht astronomisch teuer war). Der angesetzte Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand wird durch erhaltene Mahlzeiten niemals ins negative gezogen, sondern eben bis auf 0 gekürzt.

Wir benutzen bei uns im Unternehmen ein Excel-Tool, das alles automatisch übernimmt. Finde ich persönlich ganz nett, weil Fehler vermieden werden und mit Excel eh jeder umgehen kann... Gibt vielleicht noch andere, aber dieses kann ich wirklich ans Herz legen:

http://www.stallwanger.net/reisekostenabrechnung-excel.html