Dieses geht über einen Gruppe im öffentliche Adressbuch, oder über einen zusätzliches Adressbuch. Beides sind nur möglich mit hilfe der Administratoren des Systems (Der Eintrag muss nämlich auf den Server passieren).
OHNE auf einem Server gespeichert zu werden geht es Grundsätzlich auch, allerdings ist dann einen Änderung manuell bei jeder der Teilnehmer erforderlich wenn sich den Inhalt der Gruppe ändert.
Lokal kann dieses erreicht werden durch das erstellen eine Gruppe im eigenen Adressbuch, und dessen Mitglieder den Inhalt (Mitglieder) der gruppe selber pflegen.
Dafür geht jeder in sein persönliches Adressbuch (names.nsf) und erstellt eine Gruppe, die sinnvollerweise überall gleich benannt werden sollte.
Jeder nimmt aus der aktuelle Verteiler den Personen die in den Gruppe gehen sollten, und fügt die ein. Speichert das ab, und ab den Moment steht für der EINZELNE User diese Gruppe zur verfügung. Aber nur für den eigenen User jeweils.
Egal ob Lokal oder über einen Server basiertes Adressbuch. Folgendes passiert in beide Fälle: Beim absenden der Email an diese Gruppe (die als 'alleinige' Empfänger eingetragen wid), wird der Gruppe "aufgelöst" und stattdessen die vorhanden Teilnehmer der (eventuell lokale) Gruppe eingetragen. Jeder empfängt dann das Email alsob der Absender alle einzeln eingetragen hätte. Dieses kann auch erzwungen werden durch den F9 Tatste zu betätigen.
Der Server basierte Lösung hat den Vorteil das den Inhalte der Gruppe zentral gepflegt werden kann, und damit das jeder immer auf die aktuelle Gruppeninhalt zugriff hat. Lokal mußte jeder für sich den Inhalt selber pflegen.