digitale Archivierung ist ein Weiterentwicklung der optischen Archivierung. Hier werden Dokumente aber auch Daten auf digitalen Trägern „abgeheftet“ . Diese Datenträger dürfen nicht wiederbeschreibbar sein und die Dokumente müssen optisch wiederhergestellt werden können d.h. das Original muss reproduziert werden können. Per Organisation im Unternehmen muss sichergestellt werden, dass die Datenträger auch gegen Ende der Aufbewahrungsfrist noch lesbar sind. Die Software die archivierte z.B. d.3 oder andere, bieten Datenbankfunktionen, die eine Recherche der Dokumente erleichtern bzw. es ermöglichen, dass z.B. ein Warenwirtschaftssystem per Schnittstelle diese Dokumente (z.B. Rechnungskopie bei Mahnung) automatisch „anheften“. Um gegenüber Finanzamt und sonstigen Behörden oder Unternehmen (Automobilindustrie, Betriebsprüfern …) gesichert zu sein, ist eine zertifizierte Software und eine innerbetriebliche Organisation, die jedweden Desasterfall abdeckt, unerlässlich.
BTW: die Daten können auch über eMail und deren Anlagen kommen. Also nicht unbedingt eingescannt werden müssen (ist heute die üblichste Methode).