- Erzeugung einer Quelldatei Um einen Serienbrief in OpenOffice.org zu erstellen, müssen Sie ein Kalkulationsblatt in eine Datenbankquelldatei umwandeln. Legen Sie hierzu eine Tabelle an, indem Sie in der Menüzeile Neu > Tabellendokument anklicken. Wählen Sie als Spaltenüberschriften die entsprechenden Platzhalter (z. B. Name, Straße, Ort, ...) und tragen Sie in die entstandenen Spalten die benötigten Daten ein.
Wenn Sie Ihr Kalkulationsblatt mit den Daten vervollständigt haben, klicken Sie Datei > Speichern um Ihre Daten im Calc-Format „sxc“ zu speichern. Sie müssen dazu einen Dateinamen vergeben, aber lassen Sie die Datei geöffnet.
Im Menü Extras wählen Sie Datenquellen...
Auf der linken Seite können Sie möglicherweise bereits erzeugte und registrierte Quelldateien sehen. Sie müssen, wenn Sie die nachfolgenden Schritte abgearbeitet haben, nur zu der Position blättern, in der Sie Ihre Daten gespeichert haben, um sie auszuwählen.
Drücken Sie Neue Datenquelle im linken Teil des Dialogs.
Rechts können Sie dafür einen Namen vergeben.
Unter dem Punkt Verbindung > Datenbanktyp wählen Sie den Typ des Dokuments, das Sie als Datenquelle verwenden wollen. In diesem Fall wählen Sie in der Drop-Down Liste Tabellendokument.
Unter dem Punkt Datenquellen-URL stellen Sie sicher, dass Ihr Kalkulationsblatt ausgewählt wurde (drücken Sie ...), wählen Sie die Quelldatei aus und drücken Sie danach Öffnen.
Klicken Sie OK und Ihre Datenquelle ist für einen Serienbrief bereit.
Hinweis: Mit dieser Methode können Sie unter Datenquellen-URL auch andere Datenbanktypen (z.B. Adressbuch) auswählen und als Quelldatei verwenden.
- Erzeugen einer Vorlage Öffnen Sie ein neues Textdokument über Datei > Neu > Textdokument
Schreiben Sie den Inhalt Ihres Briefes. Sie brauchen in diesem Moment die Adressfelder noch nicht einzusetzen. Sie können einen Stern (*) als Platzhalter eingeben, um sich, wenn Sie den Brief weiterbearbeiten, zurecht zu finden.
Sobald Sie den Brief fertig haben, speichern Sie mittels Datei > Speichern; vergeben Sie einen Dateinamen, aber schließen Sie die Datei noch nicht.
Für Windows-Anwender:
Im Menü Ansicht wählen Sie Datenquellen (oder drücken Sie die Taste F4.)
Die registrierten Quelldaten werden am Bildschirm angezeigt und Sie müssen lediglich die Quelle auswählen mit der Sie arbeiten wollen:
Drücken Sie das kleine Plus, das neben dem Dateinamen steht, um den Baum auf der linken Seite des Dialogs aufzuklappen. Dann klicken Sie das kleine Plus neben Tabellen. Der Eintrag Tabelle1 erscheint. Anschließend bestätigen Sie Tabelle1 mit einem Klick und Sie sehen die Felder und deren Inhalt auf der rechten Seite.
Nun müssen Sie die Felder mit Ihrem Dokument verknüpfen.
Klicken Sie auf den Namen (oder einen anderen gewünschten Eintrag) und halten Sie die Maustaste gedrückt.
Während Sie die Maustaste gedrückt halten, ziehen Sie das Feld zum Platzhalter mit dem Stern und lassen Sie es los (den * können Sie dann löschen). Das Feld wird in Ihrem Dokument angezeigt.
Für Linux-Anwender (z.B. unter KDE) und als Alternative:
Gehen Sie im Menü Einfügen auf Feldbefehl. Dann wählen Sie Andere... und wählen dort die Karteikarte Datenbank, wo Sie wiederum Serienbrieffeld auswählen. Dann erscheint auf der rechten Seite Ihre Datenquelle. Drücken Sie das kleine Plus links neben der von Ihnen verwendeten Datenquelle und Tabelle1 erscheint. Jetzt betätigen Sie das Plus links neben Tabelle1 und Ihre in der Quelldatei verwendete Spaltenüberschrift erscheint. Setzen Sie den Cursor an die Stelle in der Formatvorlage neben den Platzhalter (*), an die Sie die Spaltenüberschrift setzen wollen. Wählen Sie den gewünschten Feldnamen und drücken Sie Einfügen in der geöffneten Maske Feldbefehl.
Jetzt können Sie die Maske Feldbefehl schließen.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Felder, die Sie angelegt haben. Wechseln Sie die Zeilenposition, um die anderen Adressfelder an der richtigen Position einzufügen.
Wenn Sie alle Felder eingefügt haben, können Sie die Felder mit der Quelldatei verknüpfen.
- Verknüpfung der Quelldatei mit der Vorlage Wählen Sie im Menü Ansicht Datenquellen aus oder drücken Sie F4 .
Wählen Sie die benötigten Datensätze aus.
Wollen Sie alle Datensätze auswählen, klicken Sie das graue Rechteck ohne Beschriftung in der linken oberen Ecke der Tabelle an, um alle Datensätze zu markieren. Andernfalls können Sie, falls gewünscht, den Inhalt nur eines Feldes auswählen, indem Sie die Kopfzeile im Feld anklicken. Wenn Sie den Inhalt aller Felder eines Datensatzes wünschen, drücken Sie zweimal das graue Feld, das links vor dem Datensatz angezeigt wird. Ein kleiner Pfeil erscheint und der Datensatz wird hervorgehoben. Um Datensätze, die nicht unmittelbar aufeinander folgen, auszuwählen, halten Sie die STRG-Taste gedrückt, während Sie Ihre Auswahl treffen.
Jetzt ist Ihr Serienbrief fertig und Sie können ihn ausgeben.