Eine Kopie des Führerscheines ist datenschutzrechtlich nicht korrekt, da hier Daten gesammelt werden, die für die Tätigkeit im Unternehmen nicht relevant sind... das steht dem Grundsatz der Datenminimierung entgegen dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen.

Nachzulesen Art. 5 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO

Ich kontrolliere 2x jährlich, bei bestimmten Personengruppen auch 4x jährlich, ob der Führerscheinbesitz noch gegeben ist. Dazu lasse ich mir diesen im Original zeigen, der Mitarbeiter und ich unterschreiben und gut ist es.

Dafür hab ich eine simple Excel angelegt, mit Kontrollfeldern, die rot werden, wenn das Kontrollintervall und/oder die Führerschein-Gültigkeit erreicht ist. Damit lassen sich, mit ein bisschen Mitarbeiter-Aufsuchen locker auch 250 Mitarbeiter kontrollieren, ohne den Überblick zu verlieren (wenn die Excel gut gepflegt wird).