Absender Beginnen Sie in der ersten Zeile mit Ihrem Vor- und Nachnamen, ggf. inklusive Titel. In den folgenden Zeilen ergänzen Sie Ihre Adresse (Straße und Hausnummer, PLZ und Wohnort). Geben Sie zudem Ihre Telefonnummer und ggf. eine Faxnummer an. Auch eine seriöse E-Mail-Adresse (z. B. vorname.nachname@provider.de) sollten Sie aufführen. Alternativ können Sie Ihre Daten auch zentriert in der Kopfzeile einfügen.
Datum/Ort Das Datum sollte rechtsbündig in derselben Zeile stehen, wie der Vor- und Nachname des Absenders (bzw. Empfängers – bei Darstellung der eigenen Daten in der Kopfzeile). Ein beispielhaftes Format dafür ist: „Musterstadt, den 1. März 2007“.
Empfänger/Anschrift Vier Zeilen unterhalb des Absenders fängt die Empfängeradresse an. Halten Sie sich genauestens an die Angaben in der Stellenanzeige. Beim Schreiben des Firmennamens sollten Sie penibel auf Fehlerfreiheit achten. Das Anschreiben sollte möglichst immer namengebunden, d. h. an eine bestimmte Person gerichtet sein. Beispiel:
Fa. Mustermann & Söhne GmbH & Co. KG z. Hd. Herrn Max Mustermann Musterstraße 10 (wahlweise Postfach) 11111 Musterstadt
Betreffzeile Mit drei Zeilen Abstand zur letzten Zeile der Anschrift des Empfängers fügen Sie die Betreffzeile ein. Dabei werden die Worte „Betreff:“ oder „Betr.:“ nicht verwendet. Die Betreffzeile beschreibt den Bezug Ihrer Bewerbung, z. B.: „Ihre Stellenanzeige im ...“ oder „Bewerbung als ...“.
Anrede Der Abstand von der Betreffzeile zur Anrede beträgt zwei Zeilen. Falls Ihnen der Ansprechpartner bekannt ist, sollten Sie unbedingt folgende Anrede wählen: „Sehr geehrte Frau .../Sehr geehrter Herr ...“. Achten Sie sorgfältig auf die richtige Schreibweise des Namens – unterschlagen Sie z. B. keinen Doktortitel! Falls Ihnen ein direkter Ansprechpartner nicht bekannt ist, verwenden Sie die Worte „Sehr geehrte Damen und Herren“. Nach der Anrede steht immer ein Komma.
Hauptteil/Text Zwischen Anrede und dem Text Ihres Anschreibens ist eine Leerzeile einzufügen. Da nach der Anrede ein Komma steht, wird klein weitergeschrieben, sofern Sie den ersten Satz nicht mit einem Substantiv beginnen. Fügen Sie sinnvolle Absätze ein, um das Anschreiben übersichtlich und strukturiert zu gestalten. Der Abstand zwischen den Absätzen beträgt jeweils eine Leerzeile.
Grußformel/persönliche Unterschrift Zwischen der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ und dem letzten Satz des Anschreibens wird eine Leerzeile eingefügt. Darunter erfolgt per Hand Ihre persönliche Unterschrift (möglichst mit Füller oder Kugelschreiber in blauer oder schwarzer Tinte).
Anlagen Der Hinweis auf die weiteren Bestandteile Ihrer Bewerbung erfolgt mit dem Vermerk „Anlagen“, der im Abstand von vier Leerzeilen unter der Grußformel eingefügt wird. Das Wort „Anlagen“ kann fett geschrieben werden. Auf einen Doppelpunkt oder eine Unterstreichung sollten Sie verzichten.