Add-hoc fallen mir vier Möglichkeiten ein:
1: Backup-Software
Nutze eine Backup- oder Archivierungssoftware und erstelle eine Datensicherung (z. B. Windows Backup, Acronis True Image, ...)
2: Drag&Drop
Du kannst Mails auch einfach per Drag&Drop in einen beliebigen Ordner ziehen. (Erzeugt eine *.eml-Datei, die als Text vorliegt)
3: Sicherung der PST-Datei
Kopiere die PST-Datei von Outlook, in der alle Informationen aus Outlook abgelegt sind.
4: Auto-Archivierung
Outlook kann auch selber eine Archiv-PST Datei anlegen, die Nachrichten nach bestimmten Vorgaben automatisch archiviert. Z. B. techte Maustaste auf Posteingang > Eigenschaften > Registerkarte Auto-Archivierung.
Generell sollte folgendes beachtet werden:
1: Lebensdauer Sicherungsmedien
Egal, wie eine Sicherung erstellt wird, bitte dran denken, dass ein Medium ggf. in ein paar Jahren nicht mehr lesbar sein kann! D. h. eine Festplatte kann nicht mehr anlaufen, eine DVD ist nicht mehr lesbar!
Die höchste Sicherheit bieten momentan UDO-Laufwerke / Medien. Da geben die Hersteller 50 Jahre Garantie.
2: Revisionssicherheit
Wenn du die Daten ablegen willst, weil du Nachweise führen mußt, dann müssen die Daten revisionssicher gespeichert werden. D. h. es darf nicht möglich sein, Daten nachträglich zu ändern (z. B. Betrag ändern)
3: Dateiformat
Selbst wenn du eine PST-Datei im aktuellen Format abspeicherst, mußt du eigentlich auch die Softwareversion von Outlook archivieren, da nicht sicher ist, dass ein Outlook in zehn Jahren auch das heutige PST-Format lesen kann. Da wäre nur die Textversion (EML-Dateien) sicher genug.
Falls du etwas genauer beschrieben haben möchtest: kurz melden!